高職院校檔案信息資源開發(fā)研究

趙一驕

摘 要：高職院校承擔(dān)培養(yǎng)專業(yè)型、技能型人才的重任，對(duì)于高職院校的檔案而言，分為教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案等管理內(nèi)容，在高職院校檔案管理的過(guò)程如何實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息資源促進(jìn)高職院校建設(shè)與發(fā)展，為高職院校不斷的提升科研能力、教學(xué)水平、管理質(zhì)量提供有益的參考和數(shù)據(jù)支持是值得研究的課題。本文對(duì)于高職院校檔案信息資源開發(fā)現(xiàn)狀和開發(fā)實(shí)現(xiàn)進(jìn)行研究，在此基礎(chǔ)上提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案；檔案信息資源

1 高職院校檔案信息資源的現(xiàn)狀

高職院校承擔(dān)培養(yǎng)專業(yè)型、技能型人才的重任，對(duì)于高職院校的檔案而言，分為教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案等管理內(nèi)容，在高職院校檔案管理的過(guò)程如何實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息資源促進(jìn)高職院校建設(shè)與發(fā)展，為高職院校不斷的提升科研能力、教學(xué)水平、管理質(zhì)量提供有益的參考和數(shù)據(jù)支持是值得研究的課題。從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀看。一是對(duì)高職院校檔案的管理意識(shí)薄弱。目前，高職院校檔案管理制度仍不完善，相關(guān)的技術(shù)設(shè)備跟不上院校發(fā)展的要求，最終導(dǎo)致教職工對(duì)于檔案的信息化管理意識(shí)薄弱。而在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于發(fā)生的新問(wèn)題不能及時(shí)有效的解決，信息更新速度慢，不管是什么樣的檔案處理都只是生搬硬套傳統(tǒng)的檔案管理制度，造成高職院校檔案管理工作出現(xiàn)各種各樣的漏洞。比如，學(xué)院一般都是采用電子文檔的形式下發(fā)各種文件，但是有的檔案管理員或者教職工在接收文件之后沒(méi)有及時(shí)存檔的意識(shí)，或者有人以為會(huì)再次下發(fā)紙質(zhì)的文檔，所以就順手刪除了文件，之后若是再需要這些文件，只能再次去學(xué)院的行政部門索要，十分麻煩。 二是檔案管理人才匱乏。第一，在當(dāng)今的高職院校檔案信息資源開發(fā)的過(guò)程中，檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才嚴(yán)重缺乏，大量檔案鑒別、數(shù)據(jù)整理、檔案編研等技術(shù)性強(qiáng)的工作無(wú)法順利開展。當(dāng)前，以信息技術(shù)為支撐的大數(shù)據(jù)分析與檔案管理都精通的人才少之又少。在院校的檔案管理中，很多工作人員沒(méi)有或很少接受過(guò)院校檔案信息資源的專項(xiàng)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)理論知識(shí)和檔案信息資源開發(fā)的基本技能，這些制約因素都在一定程度上影響著檔案信息資源開發(fā)的步伐。更有甚者，許多高職院校根本就不重視院校檔案管理工作，只是在其崗位上象征性的安排一些人，做個(gè)閑職，這導(dǎo)致檔案管理的基本要求無(wú)法實(shí)現(xiàn)，而對(duì)于檔案信息資源開發(fā)更是難以開展。第二，有的高職院校檔案管理部門配備的計(jì)算機(jī)十分陳舊，系統(tǒng)嚴(yán)重老化，檔案設(shè)備不足，技術(shù)手段極端落后。三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)不足。在高職院校檔案管理的信息化建設(shè)中，檔案的信息化雖然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享，但是，高職院校檔案本身存在一定的機(jī)密性，在檔案管理過(guò)程中，要嚴(yán)防黑客以及電腦病毒的入侵。部分高職院校在網(wǎng)絡(luò)維護(hù)方面不重視，一旦機(jī)密文件被惡意攻擊，只能去找開發(fā)商幫忙解決問(wèn)題，這種做法不僅為高職院校的檔案管理工作帶來(lái)了一定的麻煩，也為院校的檔案機(jī)密性埋下隱患，甚至可能給院校外部人員以可趁之機(jī)，暴露相關(guān)學(xué)生的私隱信息，不能保證學(xué)生的人身財(cái)產(chǎn)安全。四是數(shù)據(jù)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法保證。在高職院校檔案管理的信息資源開發(fā)雛形形成之后，當(dāng)檔案管理人員調(diào)出學(xué)生信息，通過(guò)仔細(xì)的研究、對(duì)比、分析，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)了很多信息缺失或者信息標(biāo)準(zhǔn)不一致的現(xiàn)象。這種情況對(duì)院校檔案管理以及信息篩選工作造成一定的阻礙。

2 高職院校檔案信息資源開發(fā)的實(shí)現(xiàn)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和大數(shù)據(jù)挖掘、分析技術(shù)的深入，高職院校檔案信息資源開發(fā)和利用成為了高職院校檔案管理中所必須開展和解決的問(wèn)題。高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的實(shí)現(xiàn)應(yīng)從以下三個(gè)基礎(chǔ)方面工作做起。一是在思想上重視高職院校檔案信息資源對(duì)于院校建設(shè)的重要作用，對(duì)于檔案信息資源開發(fā)利用的目的和意義要有清晰和明確的認(rèn)識(shí)，把檔案管理的內(nèi)容不斷豐富，通過(guò)對(duì)已有的檔案信息資源的開發(fā)與利用為高職院校的發(fā)展服務(wù)，同時(shí)檔案信息資源通過(guò)編研、數(shù)據(jù)分析能夠?yàn)樘嵘虒W(xué)水平、管理水平提供有益的信息與數(shù)據(jù)支持，在認(rèn)識(shí)到高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的意義的基礎(chǔ)上開展相關(guān)工作，其效率與質(zhì)量能夠得到較好的提升。二是建立和完善高職院校檔案信息資源開發(fā)的環(huán)境，對(duì)于檔案信息資源開發(fā)利用的環(huán)境而言，需要從基礎(chǔ)環(huán)境與軟環(huán)境兩個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)。在基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)方面，應(yīng)建立能夠滿足檔案信息資源開發(fā)利用的硬件設(shè)施、通訊網(wǎng)絡(luò)、辦公場(chǎng)所等；在軟件環(huán)境建設(shè)方面，應(yīng)開發(fā)與本學(xué)校檔案管理相適應(yīng)的開發(fā)軟件，專業(yè)的開發(fā)人員與維護(hù)人員等方面的條件。三是引進(jìn)和培養(yǎng)高職院校檔案信息資源專業(yè)人才，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及檔案管理學(xué)科研究的不斷深入，檔案信息資源開發(fā)利用需要有復(fù)合型的人才來(lái)實(shí)現(xiàn)，在高職院校檔案信息資源開發(fā)利用過(guò)程中一方面可以引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，通過(guò)人才帶動(dòng)高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的起步工作，另一方面可以在本院?，F(xiàn)有人才的基礎(chǔ)上采取走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方式加以培訓(xùn)，使之能夠勝任高職院校檔案信息資源開發(fā)利用工作的要求。

3 對(duì)策建議

高職院校是培養(yǎng)專業(yè)化、應(yīng)用化人才的重要基地，在培養(yǎng)專業(yè)化、應(yīng)用化人才的過(guò)程中，應(yīng)高度重視高職院校的檔案信息資源開發(fā)利用工作，從檔案信息資源中尋找有價(jià)值的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果、教學(xué)內(nèi)容等參考信息和數(shù)據(jù)，為推動(dòng)高職院校更好、更快、更強(qiáng)的發(fā)展提供決策參考依據(jù)。在高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的建設(shè)與實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，一是要建立健全高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的制度與規(guī)范，通過(guò)高職院校檔案管理制度、管理流程、管理職責(zé)、管理規(guī)范等一系列基礎(chǔ)性規(guī)范促進(jìn)高職院校的教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案的管理水平提升，在此基礎(chǔ)上建立健全依托于檔案的信息資源開發(fā)利用制度和規(guī)范，以制度和規(guī)范促進(jìn)高職院校檔案信息資源開發(fā)和利用的進(jìn)度。二是強(qiáng)化高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的管理，管理是基礎(chǔ)，在高職院校檔案信息資源的開發(fā)利用過(guò)程中要強(qiáng)化高職院校檔案信息資源管理工作的質(zhì)量和效率，通過(guò)管理提升檔案鑒定、檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案編研等一系列檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，為高職院校檔案信息資源開發(fā)利用工作提供夯實(shí)的基礎(chǔ)。三是制定和實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，為了能夠更好的進(jìn)行高職院校檔案信息資源的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息資源開發(fā)利用過(guò)程中的共享應(yīng)建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與指標(biāo)體系，形成院系之間、院校之間的檔案信息資源共享。

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