企業物資采購合同的特征分析與改進對策

賀彥博

【摘 要】隨著企業的不斷發展壯大和市場產品更新換代，其對物資采購量持續增加，進而在采購合同條款簽訂方面也日益復雜，然而要保證企業順利生產，充足的原材料和各類物資供應是重要保證。因此物資采購合同管理就顯得十分重要。實踐表明，加強物資合同管理，能夠最大程度地降低產品成本，從而提升企業的經濟效益。本文就企業物資采購合同管理工作要點，并對合同形成、簽訂、履行及終止等基本管理方法等改進進行了探討。

【關鍵詞】物資采購；合同管理；特征

隨著全球經濟一體化和我國市場經濟的快速發展，企業所面臨的市場環境更加復雜多變，物資采購風險也是相應增加。為了適應新的經濟形勢，增強企業抗風險能力，我國財政部會同審計署、證監會、保監會、銀監會在2008年頒布了《企業內部控制基本規范》，并與2009年7月1日起公布實施。加強物資采購合同管理已經刻不容緩，而且其作為企業內部管理的一個重要方面，也極易引發貪污腐敗等問題。加強企業合同管理，既有利于提高企業參與市場競爭的能力，維護企業自身合法權益；又能實現企業對市場的承諾，提高企業品牌形象和核心競爭力。因此，企業合同管理在企業管理中具有十分重要的作用。

一、企業物資采購合同管理的特征分析

事實上，我國業界還沒有直接給企業合同管理下一個權威的定義。從多年實踐角度來說，合同管理一般指的是合同當事人為實現單位的合同目的，根據本單位的具體情況，依據合同法等有關法律法規，對合同進行履行、訂立、終止、變更以及監督、審查、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制都是合同管理的手段。可見合同管理是一個系統的、綜合的，與其他合同相比，具有以下三項重要特征：

（1）合同管理是企業的一種自律行為。企業通過合同的簽訂和履行等進行自我審查，自我控制、自我監督，進而最終實現合同的目的。

（2）合同制度一般不具有對外法律效力。合同管理制度針對的對象是企業內部，合同管理制度強調合同管理工作的規范性，有利于合同的順利簽署和執行，因而其對外一般不具有法律效力。

（3）合同管理的內容具有廣泛性。企業合同涉及的內容非常豐富，牽涉到的部分多，而且操作流程也十分復雜。

二、企業物資采購合同管理的內容

當前，隨著市場競爭日益加劇，部分供應商為了能拿到訂貨單，他們在物資采購談判和投標過程中，經常故意壓低價格，以換取訂貨單位的訂單。實質上這樣做會大大損害訂貨企業的利益。因為供應商拿到訂單后，為了能保持自己的利潤，往往會自行降低供貨質量，給訂貨企業造成損失。為防止上述情況發生，要求在合同形成時，必須對原始的供應商資質、物資需求計劃、招標和比價、物資詢價與報價、合同條款起草等整個過程，以及各個細節進行詳細的審計監督，杜絕合同形成過程中的漏洞，避免因合同漏洞而造成無法彌補的經濟損失。

（一）編制采購計劃

首先，在采購時應結合企業的生產計劃、庫存狀況、各種零部件的生產周期、訂貨周期和出廠日期等，制定出合理的物資采購計劃。

其次，對于具有壟斷性及常備物資等要充分利用網絡信息分析其價格走勢，適時加大儲備。

其三，對機電配套件的采購要符合其技術專業要求，在保證質量的前提下合理制定采購周期，編制采購定額。

（二）合同主體的綜合評價

為防止一些沒有資質的供應商，甚至是皮包企業濫竽充數混進投標隊伍，我們要對投標單位的生產能力、價格合理性、產品質量穩定性、資產狀況、信譽度以及售后服務等等方面要有全面的了解，把那些曾經的“不良記錄”的供應商排除在外。在與企業最終簽訂采購合同之前，還必須對供應商的稅務登記證、企業法人營業執照、企業隸屬關系證明、組織代碼證、企業產品簡介、產品獲獎證書、產品樣本、近三年業績等諸多方面再進一步審查。

（三）合同標的的價格確定

采購合同標的物價格是合同形成的主要環節，現代企業一般采用招標和比價方式來訂立標的物價格，因此企業要加強招標和比價管理，爭取以最優的價格購買到質量、性能最好的產品。要遵循“公正、經濟、高效”的原則，公正對待投標商，要對投標文件的完整性、投標人資格、付款方式、投標總價和分項報價、投標商信譽、交貨期、履約業績等諸多方面進行分析，經過綜合分析最終確定最優投標單位。

三、改進企業物資采購合同的對策

（一）企業物資采購合同的簽訂

采購合同一旦簽訂就具有了法律效力，供購雙方要嚴格按照合同來履行自己的職責；同時供購雙方應該建立在互利、平等的基礎確立合同條款、合同簽訂一般包括以下幾個方面：

（1）物資采購合同條款擬定。由于每個合同的簽訂都有其特定的要求和風險，一般來講，文本由誰起草，誰就掌握主動。因此多數情況下，物資采購合同文本多以采購方面制定和合同為范本。

（2）物資采購合同評審和簽訂。合同通過初審后，應將初稿報送有關領導和審計部門進行審核，審計部門要嚴查合同條款是否完備、合法，合同的內容是否達到合同的目的要求；有無損害需求方利益的條款，有無明顯有利于供應商的條款等等。如果存在這些現象，則應進行延伸審計，并追查幕后情況，追究相關責任人責任，杜絕權錢交易、人情交易等情況。

（二）企業物資采購合同的變更或終止

合同的內容必須是雙方一致同意、依法簽訂并且受到法律保護。合同簽訂后就不得單方面擅自變更或者解除，合同內容的變更必須是雙方達成一致的意見，只有按照法律規定和合同約定享有合同解除權時，方可解除或終止合同。在變更合同時，應該重新立一份合同，履行相關審批程序。在合同變更時，我們必須對以下幾點引起高度重視：（1）合同必須表明是雙方當事人經過協商后達成的一致意見。在形式上可以通過當事人簽字后者蓋章來體現。（2）合同內容的變更要非常的具體而明確。（3）要嚴格履行變更或終止的審批手續。

（三）企業物資采購合同的履行

在合同履行過程中應本著“誠信守信”原則，做好自己該做的工作，嚴格按照合同訂立的數量、交貨期、質量、付款方式、運輸方式、包裝方法、違約責任、解決糾紛方式等條款執行，及時跟蹤合同執行情況，根據合同執行進度，適時與供方聯系，配合供方履行合同條款，發現合同在履行過程中出現問題時，及時派采購人員到供方現場跟蹤考察、催交貨物。

（四）采用公開招標的采購方式

為避免采購部門在具體的采購環節中暗箱操作，不正當采購，應當要在具體的采購過程中采取公開招標的采購方式，從而解決傳統采購過程中的各種漏洞問題。通過招投標的方式，利用競爭的優勢，大幅度降低產品價格，提升售后服務的質量。公開招標更能將采購管理領導小組的日常價格對比工作簡化成集中對比工作，大大減輕工作人員的工作量，節省一定的人力資源。尤其是集中對比價格后，更能減少資源流通過程中價格產生的影響，最大化控制資源成本，從而最大程度地提升企業的經濟效益。

四、結束語

合同是聯系企業和市場的重要紐帶，企業要發展壯大，加強物資采購合同管理工作就顯得尤為重要。企業要將物資采購合同管理納入制度化、科學化、法制化的管理的軌道，才能更好地適應市場經濟的發展步伐，企業也才能取得更大的發展。通過進一步優化物資采購管理的模式、方法和措施，不僅能夠減少因物資采購產生的資源浪費，更能提升工作效率。在實際工作中，要明確深化采購管理的體制改革，是當前市場經濟體制下的必然發展趨勢，企業要對此高度重視，從而最大程度地提升企業的經濟效益。

【參考文獻】

[1]趙香蘭；完善物資采購 提升企業競爭力[J]；全國商情（經濟理論研究）；2009年12期.