城建檔案異地備份的探索和實踐

王文江

摘 要：本文論述了城建城建檔案檔案異地備份的原因和必要性，結合實例探討了如何有效開展城建檔案異地備份工作，對當前城建檔案事業如何緊跟時代發展，具有一定參考價值。

關鍵詞：城建檔案 異地備份 探索 實踐

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）05-00-01

城建檔案會在各種災害中遭到破壞，人員管理疏忽失誤、網絡攻擊犯罪、設備缺陷、技術漏洞等都會給城建檔案造成無法彌補的損失。為了應對這些潛在的隱患，城建檔案異地備份是最行之有效的手段。

城建檔案異地備份是指把原始城建檔案信息通過數字化手段復錄到光盤、硬盤或其它有效載體上，并將這些存有備份檔案數據的有效載體保存在與原始檔案所在地不同地點的檔案管理模式，是防止突發性自然災害或人為災害對城建檔案造成嚴重破壞的必要手段。

2004年，住房和城鄉建設部發布的《關于印發<全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要>的通知》（建辦檔[2004]39號）指出，“籌劃建設全國城建檔案信息（目錄）中心和地區中心、城市建設重要數據災害備份中心，開展省際、館際間異地數據備份”。

雖然專家學者和相關文件都提到了“城建檔案異地備份”的必要性和相關要求，但異地備份工作并沒有引起城建檔案管理部門的重視。

2008年，汶川地震發生后，“城建檔案異地備份”被正式提上日程。住房和城鄉建設部于6月24日發布了《關于積極防御地震等自然災害充分發揮城建檔案作用的通知》（建辦檔[2008]39號），指出，“各級建設（規劃）行政主管部門要高度重視并積極督促城建檔案館（室）開展檔案信息化建設，根據工作需要適時、有序推進館藏檔案數字化，并加強與其他省市建設（規劃）行政主管部門之間的聯系與協作，通過東西結合、南北合作以及省市之間的協作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數字化載體在異地備份的相關工作”。

同年10月在上海舉行的全國直轄市、副省級城市城建檔案工作會議也達成如下共識：必須建立完善的、切實可靠的城建檔案防災、容災、異地保存體系，做到面對重大災害和突發事件，不僅城建檔案的受損能減小到最低程度，而且能充分發揮城建檔案在搶險救災和災后重建工作中的保障作用。

目前，多個省市和區市已經結成對子并開展了城建檔案異地備份工作。根據住建部要求，城建檔案異地備份分省際備份和省內備份。

城建檔案的異地備份應明確以下幾點：

一、備份范圍

城建檔案異地備份應根據檔案的重要程度分批次進行備份，即首先異地備份重要的城建檔案，如黨政機關、新聞媒體辦公樓工程檔案，大型商場工程檔案，城市地下管線工程檔案，軌道交通工程檔案，軍事工程檔案，人防工程檔案等其它重點工程檔案。

二、備份選址

城建檔案異地備份主要是為了保障檔案的安全，所以在選址上要充分考慮備份地點的地理位置對檔案保管的影響，即，原始檔案所在地與備份地點應不屬于同一流域、同一地震帶。因住建部已將全國各省市進行了結對分配，且各省市住建廳也已根據實際劃定好相互備份城市，故各區市城建檔案館在開展異地備份工作時并不需要考慮此問題。

三、備份形式

城建檔案的備份形式主要有兩種：紙質副本和數字化副本。城建檔案涉及大量圖紙和工程數據，如采用紙質副本的方式進行異地備份，則會因檔案體積較大導致異地備份成本較高，異地傳輸和檢索也較為不便。而如果將城建檔案轉換成數字化形式，然后再進行異地備份則能有效地兼顧體積、傳輸和檢索的多重需求。目前，城建檔案異地備份以備份數字化副本為主。

四、備份方法

第一，館際相互備份，即互為備份城市的兩個城建檔案館之間達成協議，互相備份對方的城建檔案。這種方式投入較少，且管理模式成熟、管理人員專業、保管設施與設備齊全，是較為經濟、安全的備份方式，也是住建部提倡的備份方式。

第二，建立災備基地，即在備份地點自建檔案保管場所，配備相應的檔案保管設施和檔案管理人員，與本地檔案館協調辦公。這種方式投入較大，但保管的檔案數量大、形式多樣，且安全性高。但從工作實際出發，這種備份方式目前并不容易實現。

五、備份傳輸

城建檔案異地備份傳輸分為在線傳輸和離線傳輸。在線傳輸是指互為備份城市的兩個城建檔案館同時工作，通過信息系統實現檔案數字化數據從一館實時傳輸到另一館的傳輸方式。離線傳輸是指將檔案數字化數據通過計算機或光盤刻錄機備份到硬盤或光盤上，然后由工作人員運送到異地保存的傳輸方式。目前已開展的城建檔案異地備份以離線傳輸為主，這種方式雖然需要城建檔案館耗費一定的人力、物力和財力，但卻能增進兩館之間的交流，促進城建檔案事業的健康發展。

大連市城建檔案的異地備份工作是根據住房城鄉建設部的工作部署開展的。2017年湖南省住房建設廳和遼寧省住房城鄉建設廳下發了《關于加強城建檔案異地備份的工作通知》（湘建【2017】122號）。文件規定大連與湖南省株洲市的城市建設檔案館為異地備份對口單位。

根據省廳要求，我們向市財政申請了專項預算經費，并與株洲市城建檔案館對各自軟硬件環境進行了考察，雙方領導對檔案數據異地備份形式、檔案數據移交保管方法等問題進行了洽談，就館藏檔案信息化建設、檔案利用、軌道交通工程檔案接收等問題進行了充分交流。我們制定了異地備份工作的詳細內容，簽訂了《城建檔案數據異地備份協議》，并報省住建廳備案。

我們將首批異地備份檔案選定為竣工檔案，因為這部分檔案不管是整理質量還是掃描質量都較好，因年代較早，今后添補材料的情況也較少。劃定異地備份范圍后，我們對這部分檔案以數字化副本的形式進行了數據備份，存儲載體為硬盤和光盤，各備份一套，并分別制作了清單。

2018年初城建檔案異地備份項目報市財政局進行項目投資審核，6月完成項目招投標工作;8月設備到位，完成安裝調試、試運行、培訓工作，并順利完成了首次異地備份。此項工作已經形成制度，今后我們每年都將完成一次城建檔案的異地備份。

其實，不止是城建檔案，所有的檔案都應該進行異地備份。2009年，時任國家檔案局局長的楊冬權就曾指出，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本館重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件實行異質備份，從而確保國家檔案安全。