檔案形成若干觀點辨析

摘 要：關于檔案形成，目前主要有檔案是自然形成的、檔案是有意識形成的、檔案是客觀形成的、檔案是由文件轉化而來的、檔案是歸檔形成的、檔案是“有意、無意地制作+有意地處理保存”而形成的、檔案是直接形成的等學術觀點。本文對這些觀點進行辨析，認為檔案是自然形成的、檔案是客觀形成的、檔案是直接形成的等認識較為合理。文件的形成就決定了檔案的形成，檔案的收集、整理、挑選、鑒定、歸檔是對檔案有意識的保存過程。有意識地保存檔案不等于有意識地形成檔案。當然，無論文件的形成還是檔案的“形成”，不可能沒有人的參與，人的意識不可能不起作用，但人的意識畢竟是第二性的。

關鍵詞：檔案；檔案形成；自然形成；客觀形成；有意識形成；直接形成

檔案的形成屬于檔案學基礎理論范疇，是檔案學理論不可回避，必須予以回答的問題。但到目前為止，我國檔案學界對這一問題并未形成共識，學者們提出了多種觀點。本文擬對檔案形成的若干觀點作一些簡要的辨析，以期有助于對這一問題的深入研究。

1 檔案是自然形成的

檔案自然形成觀是曾三在1959年提出來的。曾三認為：“檔案是在工作和生產過程中自然形成的，今天要誰來‘寫檔案，是寫不出來的。”[1]王乃林也認為，“各行各業都有檔案，但再多也是自然形成的，而不是主觀編寫的”[2]。

上世紀60年代，檔案界提出了檔案是自然形成的這一認識，并進而發展為檔案自然形成規律。1960年10月，國家檔案局在哈爾濱召開東北、華北檔案工作協作區城市基本建設檔案工作會議，會議指出：“以前有的地方曾一度提倡‘寫檔案，目前又有一些地區過早地把一些現行機關的檔案集中到檔案館，也有的地方不按全宗來整理檔案等等，這就是不懂得檔案的自然形成規律。”[3]首次提出了檔案工作者必須遵循檔案的自然形成規律從事檔案工作的問題。吳寶康教授曾指出：“檔案是在社會實踐中自然形成的，也就是說檔案形成是有規律的，中國檔案界習慣稱之為檔案自然形成的規律。”[4]

但對于檔案是自然形成的認識和檔案自然形成規律，檔案學界也有不同的聲音。黃子林認為：“檔案并不是自然形成的。”[5]王榮聲、王玉聲認為：“所謂‘檔案自然形成規律，其實都是針對文件材料而言，‘檔案自然形成規律實際上就是‘文件的自然形成規律。”[6]

還有人認為：“‘自然是一個使用非常廣泛的概念，它可以作‘天然理解，可以作‘當然理解，還可以作‘自然而然，不加人為作用理解。這里的‘自然二字作‘天然‘當然理解顯然都不合適，只能作‘自然而然，不加人為作用理解。”[7]這對“自然”的理解顯然是不合適的。朱榮基認為：“所謂‘自然形成，實質上應當理解為‘必然產物。因為檔案是職能活動歷史過程中直接形成的必然產物，而不是事后隨意地制造出來的。”[8]這一理解較為準確。

檔案是自然形成的，絕不可能是“自然而然”地形成的。檔案是自然形成的這一提法是有其歷史原因的，是針對當時有些檔案工作人員常常按照自己的主觀愿望辦事，有許多地方出現了“寫檔案”“全民辦檔案”“萬物檔案化”“大買大賣”等做法而提出來的，因為“檔案是客觀產物而不是主觀產物，絕不能隨便編寫”[9]。

2 檔案是有意識形成的

霍振禮在1994年撰文，提出了檔案有意識形成論。他認為：“如果‘自然形成規律中的‘自然是指科技檔案在科技工作中‘自然而然，不加人為作用的那么一種形成規律，這是不正確的。實際上檔案的形成不能離開人們的一定思想和社會實踐，不能離開檔案的形成意識。”[10]

向全福認為霍振禮提出檔案有意識形成論的主要誤區在于：“把人的主觀能動性在客觀規律面前所起的作用夸大了。馬克思主義哲學告訴我們：事物發展過程中的本質聯系和必然趨勢，它是反復起作用的。任何事物都有自己的發展規律。規律是客觀的，是事物本身所固有的，人們不能創造、改變和消滅規律，但能認識它。”“完全沒有必要用‘有意識形成論去代替‘自然形成論。我們的任務是：既尊重客觀規律，又充分發揮主觀能動性，從而把整個檔案事業推向前進。”[11]

霍振禮對向全福的質疑予以了回應：“檔案是一種社會產物，而非‘自然物，凡社會產物都是人們有意識形成的。”“形成規律前加‘自然二字固然不好，加‘客觀二字也不好。客觀在人們的心目中是排斥意識的，容易產生誤解，還是什么也不加，稱‘形成規律或‘科技檔案的形成規律為好。”[12]

關于向全福與霍振禮關于“自然形成論”與“有意識形成論”之爭，筆者贊同向全福的認識。因為“檔案的形成似乎起決定作用的不是客觀規律，而是人們的意志和愿望。實際上，檔案的形成和自然事物一樣，也是受客觀規律支配的。不是社會意識決定社會的存在，而是社會的存在決定社會意識。人們的愿望、動機，也是受社會客觀規律支配的”。[13]人的意志和愿望是由客觀、是由社會存在決定的。如果強調檔案的有意識形成論，實質上就是顛倒了客觀和主觀、社會存在和社會意識之間的第一性和第二性的關系。

但檔案學界依然有學者認同檔案是有意識形成的。如，王新才、呂元智認為：“文件不能自然轉化為檔案，從文件到檔案，必須有人的主觀活動的參與，或者說檔案的形成是人類有意識活動的結果。”[14]嚴永官認為：“在人類社會中，任何人類有意識形成的物質要蛻變成為另一種物質（形態或是給予另一種概念），只能是通過人的有意識行為作用的結果。檔案也不能例外，所以檔案也只能是有意識形成的。”[15]

3 檔案是客觀形成的

筆者曾在一文中認為：“檔案是自然形成的，或者說是客觀形成的，但檔案是社會產物，在檔案的形成過程中人的意識不可能不起作用。但無論如何，這種作用畢竟是第二性的。因此，正確的結論應當是：檔案是自然（客觀）形成的，并不是有意識形成的，但檔案卻是我們有意識保存下來的。”[16]

但也有學者認為：“由于目前有的論述直接將‘檔案有意識形成的觀點與馬克思主義哲學的物質與意識的辯證關系連接在一起，并機械地認為‘檔案有意識形成論是違反了馬克思主義哲學的基本原理，這給深入研究檔案的形成問題帶來了極大的障礙。為此，我們要想把檔案形成問題的研究推向深入，就必須突破這一來自政治上的桎梏。”[17]

4 檔案是由文件轉化而來的

我國檔案學界的主流觀點認為檔案是由文件轉化而來的。中國人民大學1962年出版的《檔案管理學》最早提出了文件轉化為檔案的三個條件：“處理完畢的文件才有可能轉化為檔案。”“對日后工作和生產活動仍有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。”“集中保存起來的文件，才能最后成為檔案。”[18]

文件轉化為檔案的三條件論，實際上涉及了三個標準。處理完畢的文件才有可能轉化為檔案，這是檔案形成的時間標準，從時間上看，文件必須是從手續上或程序上辦理完畢的；對日后工作和生產活動仍有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存，這是檔案形成的價值標準，也就是說，辦理完畢的文件對今后還必須具有查考利用價值；集中保存起來的文件，才能最后成為檔案，這是檔案形成的形式標準，即辦理完畢有價值的文件還必須集中到檔案部門保存起來才是檔案。

很顯然，如果根據文件轉化為檔案的三條件論加以判斷，同時符合時間標準、價值標準和形式標準的文件才是檔案的話，檔案的范圍則是大大縮小了的。這實際上是以我們已經保存在檔案部門的檔案為對象，再反過來去認識文件具備什么樣的條件才是檔案。文件轉化為檔案三條件論的不足也較為明顯，就形式標準而言，沒有集中保存起來的文件，就不能成為檔案嗎？按照這一說法，我們檔案機構尤其是國家檔案館開展檔案的征集工作，征集散存在民間和社會以及散失在國外的檔案，難道此前就不是檔案？這在邏輯上是說不通的。張輯哲教授認為：“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案！”“只不過集中保存的檔案可以正常發揮檔案的作用，而未集中的檔案難以正常發揮檔案的作用罷了。”[19]

對于檔案是否由文件轉化而來，檔案學界一直是有不同認識的。張照余認為“檔案未必來自文件” [20]。王榮聲、王玉聲認為“檔案不是文件”[21]。劉東斌認為“檔案不是文件的轉化物”，因為“檔案作為人們在社會生產活動中直接形成的原始記錄，就應該是最初的，第一手的材料，也就根本不存在‘轉化的問題”[22]。

5 檔案是歸檔形成的

曾三早在1959年就指出：“沒有歸檔制度，就沒有檔案。文件材料要歸檔，才叫檔案。如果根本沒有歸檔制度，那就無所謂檔案。”[23]

歸檔是一個檔案專業術語，《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）解釋為：“辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。”歸檔是文書工作的最后一個環節，又是檔案工作的起點。但我國文書學界和檔案學界有學者將歸檔上升到了這樣的高度：“文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。”[24]“在‘歸檔之說的指導下，我們把文件和檔案區別開來，文件不是檔案，檔案也不是文件，這是中國檔案學最基礎的理論。”[25]1986年版的《檔案管理學基礎》認為：“歸檔和保存，既是文件向檔案轉化的程序和條件，又是文化轉化為檔案的一般標志和界限。”[26]

根據檔案是歸檔而形成的認識，歸檔不但承擔著將文件與檔案區分開來的重任，還是檔案形成的標志。“如果文件不 （立卷） 歸檔，它就始終只是文件。”“文件必經 （立卷） 歸檔而后成為檔案，或者說，檔案形成決定于歸檔工作制度。”“總之，不管是哪種歸檔轉化形式，都需要人的主觀參與。”[27]

問題是，歸檔是機關、團體、企事業單位檔案機構獲得檔案的主要途徑，但絕不是唯一途徑，捐贈、寄存、代管、征集也是檔案的來源。另外，個人所有的檔案是經過歸檔而保存下來的嗎？可見，歸檔的文件才是檔案的認識顯然是沒有說服力的。

曾三在1959年說過：“沒有歸檔制度，就沒有檔案。文件材料要歸檔，才叫檔案。”但在1961年，曾三又指出：“過去我講過這樣一句話：‘沒有歸檔制度，就沒有完整的檔案，也就沒有健全的檔案工作。現在研究起來，中間還應加上一句，即：沒有歸檔制度，或者歸檔制度不健全，就沒有完整的檔案，就沒有健全的檔案工作。”[28]

值得思考的是，2005年版的《檔案管理學基礎》關于歸檔的表述已有了明顯的變化：“歸檔和保存，是人們自覺地積累和留存檔案的重要程序和條件。” [29]將原來的“文件向檔案轉化的程序和條件”改為現在的“積累和留存檔案的程序和條件”，實際上是否定了以前的檔案是經過歸檔而形成的認識。2018年10月11日國家檔案局發布的自2019年1月1日起施行的第13號令《機關檔案管理規定》第三十五條規定：“機關檔案經文書或業務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔；采用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。”很顯然，機關檔案在向機關檔案部門歸檔之前其實已經是檔案了。未歸檔不是檔案或未歸檔檔案未形成之說，是難以成立的。

6 檔案是有意、無意地制作+有意地處理保存而形成的

張輯哲教授在1995年出版的專著中認為：“檔案的形成過程雖有一定程度的復雜性——即各具體檔案個體或群體的形成過程不盡一致。但從總體上可將其歸納為‘無意、有意+時間這樣一個簡單的公式。具體說來，就是檔案被人們或‘無意或‘有意地制作出來之后，經過一段時間，在這段時間中加上人們‘有意或‘無意的保存、保管，就在日后的某一時刻，成為正式意義上的檔案了。”[30]

馮惠玲、張輯哲教授在2006年版的《檔案學概論》中指出：檔案的形成過程“可簡化并歸結為‘有意、無意地制作+有意地處理保存這樣一個公式。這其中的‘意，即檔案制作者和保存管理者的檔案意識”[31]。

張輯哲與馮惠玲、張輯哲提出的認識并沒有本質區別，都是認為“這其中的‘意，即檔案制作者和保存管理者的檔案意識”[32]。很顯然，“有意”或“無意”中的“意”指的是檔案在制作（確切地應為文件被制作）時有沒有明確的檔案意識。

劉東斌認為：“這一觀點，看似要調和‘有意識形成說與‘自然形成說的矛盾，解決二者存在的缺陷，但是這個目的并沒有達到，且存在問題。”“‘有意、無意地制作+有意地處理保存這一檔案形成的公式，其落腳點在‘+有意地處理保存。……這就明白地告訴我們檔案是經過‘有意地處理保存形成的，這與‘有意識形成論沒有多少區別。”[33]

但他們提出的“如人事檔案、會計憑證、日記、照片、錄音、墓碑等等”“在其被制作時就是檔案”[34]的認識具有極大的啟示意義。劉東斌認為：“這里已經有檔案是直接形成的而不是‘轉化的含義。”[35]馮惠玲、張輯哲列舉的人事檔案等等在其被制作時就是檔案，印證了檔案是人們在社會活動中直接形成的，是社會實踐的必然產物、客觀產物，不是由文件轉化而來的，也不是經過歸檔才能形成檔案。

7 檔案是直接形成的

檔案直接形成論是劉東斌的理論貢獻。2016年，劉東斌出版了專著《檔案直接形成論》。2018年，劉東斌撰文對檔案直接形成論的演變過程進行了解釋說明：“‘檔案直接形成論的觀點是由‘檔案形成在前論演變而來的。‘檔案形成在前論的提出是針對‘文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的傳統經典觀點來說的，從內涵上說不能完全代表‘檔案直接形成論，就文件來說，它只是檔案復制件諸多形式之一，而不是全部。所以在成書出版時改用了‘檔案直接形成論。”[36]

劉東斌在2007年第2期《檔案管理》雜志發表了《論檔案形成在前》一文，對“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點進行了質疑和反思，大膽地提出了“檔案形成在前”這一顛覆性的全新學術觀點。

7.1 檔案直接形成論的合理性。1985年的《檔案著錄規則》、2000年的《檔案工作基本術語》、1996年修訂的《中華人民共和國檔案法》都認為：檔案是……直接形成的……歷史記錄。吳寶康教授認為，檔案“是特定的形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物，不是事后編寫和另外收集的材料，它具有很強的原始性”[37]。李培清、張錫田將檔案的形成概括為自然轉化階段和“智能”轉化階段。“自然轉化階段。處在運轉辦理過程中的文件，實際上從形式到內容都已經取得了檔案的預備資格。”[38]“‘智能轉化階段。主要表現為對辦理完畢文件的鑒別篩選，系統整理（通常說為立卷歸檔），從而使那些對日后實際工作和科學、歷史研究具有查考利用價值的文件，完成向檔案的最終轉化，成為完全意義上的檔案。”[39]由此可見，文件一經形成就獲得了檔案的預備資格，因為“文件與檔案在其物質形態和社會本質屬性上，在其所含信息的本源性上，都是完全同一的”[40]。至于“智能”轉化階段的篩選、整理過程，實際上就是對檔案身份予以確認的過程。沒有自然轉化階段，也就沒有“智能”轉化階段，也就沒有檔案。自然轉化階段就是檔案的形成階段，“智能”轉化階段不宜再稱之為檔案的形成，確切地說，是對檔案形成之后的身份確認和認可。用劉智勇的話說：“文件也是檔案，只不過在現行機關運轉處理階段，習慣上不叫檔案而已。”“如果文件本身不是檔案，也就沒有文件轉化為檔案之可能。”[41]

7.2 檔案形成在前論的缺陷。檔案直接形成論無疑是合理的，但檔案形成在前論則存有不足。

劉東斌認為：“檔案是唯一的，而文件則有眾多的復制件。檔案是原始記錄的原稿，不管是文件的定稿，還是底稿、原稿、原本、原件，它只有一件，而文件則有眾多的復制件。”[42]“文件的實體——文件正本，則是依據定稿制作的復制件，形成在后。”“檔案實質上是文件的前身，文件不過是檔案的副本——復制件。”[43]

檔案的確是原始記錄，但原始記錄不是絕對的就只有一份，就是文件的定稿。劉東斌曾舉這樣一例：“《物權法》從起草到公布經過了八審才通過，而正式印制的《物權法》文件，必定是根據最后的定稿復制的，但此文件不可能記錄其八審直到通過的全過程。記錄《物權法》這八審的原稿或修改意見都在檔案里，只有檔案能再現其形成全過程。”[44]盡管如此，我們依然不能說只有《物權法》原稿是檔案，正式印制的《物權法》文件是檔案的復制件。

首先，《物權法》有八審原稿或修改意見，不可能最終僅僅保存最后的定稿，重要文件草稿的歷次修改稿都需要作為檔案保存，可見《物權法》原稿不具有唯一性。

其次，依據《物權法》定稿正式印制的《物權法》文件，不宜理解為《物權法》定稿的復制件。復制件是相對于原件的一個概念。《檔案工作基本術語》的解釋是：“原件：最初產生的區別于復制件的原始文件。”“復制件：與原件內容相同的復制品。”對照原件和復制件概念，我們說正式印制的《物權法》文件是《物權法》定稿的復制件就非常勉強。劉東斌說“正式印制的《物權法》文件，必定是根據最后的定稿復制的”，這一說法有明顯問題。根據最后的定稿不是復制《物權法》文件，應是印制《物權法》文件，不能將“印制”與“復制”概念相混淆。

可見，從時間上看，文件的原稿形成在前，正式文件形成在后，這是沒有問題的。但要是說只有文件的原稿是檔案，正式文件是文件的原稿的“副本——復制件”，這一認識是不合理的。因為檔案是人們在社會活動中直接形成的原始的歷史記錄，文件的原稿形成之初不是檔案，是為了印制正式文件對內對外發出。正式文件是收文機關辦事的依據。很顯然，文件的原稿、正式文件，也包括收文處理單都是直接形成的原始記錄。鄧紹興教授認為，“在形式上，機關的發文，底稿上有主管者、作者的筆跡，有機關的大印，說明它是第一手的原始材料”[45]。陳兆祦教授特別強調，“必須指出，檔案這種原始歷史記錄，當然包括作為檔案保存的收文、發文底稿和印發件以及其他各種原始材料”[46]。

其實，劉東斌也曾認為檔案復制件也是檔案。他指出：“如果將原件、原稿、原作所具有的原始記錄性，稱為檔案的絕對原始記錄性的話，那么，相對于時空條件改變而言的檔案復制件所具有的原始記錄性，則是檔案的相對原始記錄性。由檔案的絕對原始記錄性和檔案的相對原始記錄性共同構成檔案的本質屬性——原始記錄性。”[47]

文件的原稿、正式文件，也包括收文處理單成為歷史記錄以后都是檔案。當然，歷史也可以相對理解，文件原稿一經形成就是檔案，檔案是直接形成的。但無論如何，我們都不能也不宜得出檔案形成在前、文件形成在后、文件是檔案復制件的結論。

“檔案是直接形成的”的確有其合理性。對文件來說，存在文件原稿和正式文件的關系，但都是直接形成的，“文件的形成同時也意味著檔案物質形體的形成”[48]。但對“人事檔案、會計憑證、日記、照片、錄音、墓碑等等”來說，它們一經形成就是檔案，檔案依然是直接形成的。

8 結語

檔案是自然形成的，是客觀形成的，是直接形成的。文件的形成也就決定了檔案的形成。國內外有不同的檔案觀，如，法國認為文件從形成或收到之日起就是檔案，我國傳統觀點認為文件轉化為檔案要同時具備三個條件，美國認為具有永久保存價值的歷史文件才是檔案。不同的檔案觀表明，由于文件是直接形成的，那么也就決定了從文件到檔案不可能再有一個檔案的形成過程，有的只能是對文件在何時稱為檔案或認定為檔案的問題，不存在重新形成的問題。因為“‘檔案是原始的歷史記錄，它一形成就是檔案”[49]。任漢中教授的認識就更加到位：“所謂檔案的形成，是人們對社會實踐活動中產生和形成的原始記錄材料進行價值判定和挑選，并集中收藏起來以備查考的過程。”[50]“我們之所以稱‘形成，是因為檔案確實不是人們重新制造出來的，而是‘轉化出來的。”[51]可見，我國檔案界耳熟能詳的檔案形成并不是真正意義上的檔案“形成”，只是一種習慣表達罷了。這就印證了檔案自然形成論、檔案客觀形成論、檔案直接形成論的合理性。當然，無論文件的形成還是檔案的“形成”，不可能沒有人的參與，人的意識不可能不起作用，但人的意識畢竟是第二性的。

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（作者單位：安徽師范大學文學院 來稿日期：2019-02-20）