加強(qiáng)物資全過程管理的研究

史建軍

[摘 要]物資管理貫穿建設(shè)工程全過程，是施工企業(yè)“節(jié)流”的重要措施，是效益的重要源泉。文章從物資策劃、物資計劃、供方管理、物資采購、合同管理、進(jìn)場驗(yàn)收、倉儲管理、物資發(fā)放、物資盤點(diǎn)、物資使用、物資結(jié)算、廢舊物資處置、分析核算、內(nèi)業(yè)資料管理、效能監(jiān)察、科學(xué)方法、總結(jié)評價等方面分析管理重點(diǎn)，提出管理建議，提高效益。

[關(guān)鍵詞]物資管理;全過程管理;經(jīng)濟(jì)效益;社會效益

[中圖分類號]F426.61

1 施工現(xiàn)場物資管理的重要性

物資管理的基本任務(wù)是：搞好供、產(chǎn)、銷平衡，按質(zhì)、按量、配套、及時、均衡地供應(yīng)企業(yè)所需要各種生產(chǎn)資料，并監(jiān)督和促進(jìn)生產(chǎn)過程合理地、節(jié)約地使用物資。[1]物資管理的好壞，事關(guān)工程質(zhì)量、進(jìn)度、經(jīng)濟(jì)效益、社會效益。加強(qiáng)物資管理，是向管理要效益的重要舉措，可以有效地降本增效，占有舉足輕重的地位。

2 加強(qiáng)施工現(xiàn)場物資全過程管理的建議

物資管理貫穿工程始終，是全過程、全方面管理，是一項(xiàng)由多部門、多人員共同參與的工作。加強(qiáng)物資管理，以最低的資金占用和最小的物資消耗完成物資供應(yīng)，主要從以下環(huán)節(jié)著手。

2.1 物資管理策劃

施工前，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)要對物資管理進(jìn)行詳盡地策劃，做到謀定而后動。首先，做好前期調(diào)查。了解項(xiàng)目概況、主要物資需求、建設(shè)單位對物資品牌及質(zhì)量的要求、主要物資投標(biāo)盈虧情況、主要物資進(jìn)場計劃等;了解周邊市場、各供應(yīng)商的供貨能力及價格水平、道路交通狀況、物流企業(yè)分布及運(yùn)力、機(jī)械租賃企業(yè)分布及資源等; 了解業(yè)主、監(jiān)理、總包單位對物資管理的要求及流程;確定料庫、料場的布局及倉儲設(shè)施設(shè)置方案。其次，根據(jù)調(diào)查結(jié)果，找出現(xiàn)場物資管理工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)，制定相應(yīng)措施，確定成本管控重點(diǎn)和項(xiàng)目利潤增長點(diǎn)，形成清晰、明確的現(xiàn)場物資管理思路。最后，形成項(xiàng)目物資管理策劃書，作為項(xiàng)目物資工作的指導(dǎo)文件，并在執(zhí)行時不斷主要從事物資管理，完善和修正。

2.2 物資計劃

施工企業(yè)要用物資計劃去組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、控制項(xiàng)目物資工作，以實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。物資的采購、租賃、調(diào)撥都應(yīng)制訂計劃，先審批后實(shí)施。根據(jù)施工圖紙、材料消耗定額、施工組織設(shè)計等資料，核算分項(xiàng)、分部工程材料需用量，生成物資總控計劃，并根據(jù)設(shè)計變更、合同變更動態(tài)調(diào)整;根據(jù)進(jìn)度安排，制訂階段性計劃;根據(jù)庫存、儲備要求、供貨周期等情況，制訂月度采購計劃。

2.3 供貨商管理

供應(yīng)商實(shí)行準(zhǔn)入制，先調(diào)查評價，經(jīng)審批合格納入合格供方名冊后方可交易;交易中，記錄供貨商履約狀況，定期對供貨商資質(zhì)、能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)、服務(wù)等進(jìn)行全方位復(fù)評，進(jìn)行動態(tài)管理，如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題等不良行為，職能部門決定是否中止其合格供方資格或限制交易。

2.4 物資采購

物資采購是“節(jié)流”的重要環(huán)節(jié)。要在法律法規(guī)、規(guī)章制度的框架下進(jìn)行，要公開、公正、誠信，要遵循集中批量、綜合比較、先調(diào)劑后購置、招標(biāo)為主詢價為輔、按權(quán)限采購等原則。要創(chuàng)新采購模式，采用網(wǎng)絡(luò)平臺招標(biāo)、網(wǎng)上競價等先進(jìn)采購手段，實(shí)行多樣化采購，降低采購總成本。積累資源，建立物資信息庫，制定指導(dǎo)價，監(jiān)測價格波動較大物資的價格走向，為確定訂貨時點(diǎn)和批量提供指導(dǎo)。

2.5 合同管理

合同管理環(huán)節(jié)既可完善采購環(huán)節(jié)確定的主要條款，又可爭取更多優(yōu)惠。合同談判要有禮有節(jié)，遵循針對性強(qiáng)、效率高、改善關(guān)系的基本原則。談判前了解對方情況， 談判時要由簡入繁，建立互信，抓大放小，守住底線，不越權(quán)承諾，談判后談判內(nèi)容及備忘錄及時簽認(rèn)。合同簽訂使用標(biāo)準(zhǔn)范本，關(guān)鍵條款約定明確，評審?fù)ㄟ^方可簽約。建立合同臺賬，記錄履約情況，合同文件歸檔管理。

2.6 進(jìn)場驗(yàn)收

物資進(jìn)場要嚴(yán)格驗(yàn)收，提前確定進(jìn)場路線、存放地點(diǎn)，準(zhǔn)備計量器具、卸貨設(shè)備。由合同約定的驗(yàn)收人、生產(chǎn)技術(shù)、勞務(wù)班組、監(jiān)理、總包人員共同驗(yàn)收。要以買賣合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、驗(yàn)收時間來驗(yàn)收，需要復(fù)試的要送有資質(zhì)的第三方檢測機(jī)構(gòu)檢測。驗(yàn)收時重點(diǎn)驗(yàn)證規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、隨貨資料是否滿足合同約定及訂單要求。驗(yàn)收合格的，及時辦理進(jìn)場入庫手續(xù)并填寫《物資驗(yàn)收登記表》，相關(guān)人員簽字。驗(yàn)收不合格的按規(guī)定退場、更換或降級使用，并做好記錄。復(fù)試結(jié)果不合格的物資，要單獨(dú)存放，并做標(biāo)注，按有關(guān)規(guī)定做雙倍復(fù)試或退場處理。甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收還要滿足建設(shè)方要求，驗(yàn)收不合格及時通知相關(guān)單位處置并上報建設(shè)單位。進(jìn)場驗(yàn)收要保證規(guī)格吻合、質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確、到貨及時，嚴(yán)禁不合格品進(jìn)場。驗(yàn)收時要保留相關(guān)方見證或旁站、驗(yàn)收過程及結(jié)果的文字、影像資料，作為合格品驗(yàn)收結(jié)果的證據(jù)，或不合格品追究供貨商違約責(zé)任、維護(hù)我方權(quán)益的證據(jù)。

2.7 倉儲管理

倉儲管理要做到物資完好，賬目清晰。場地規(guī)劃時需確定倉庫或料場的設(shè)置位置及庫容。倉庫要防水、防火、防盜、防雷擊，運(yùn)輸方便，布局合理，減少倒運(yùn)次數(shù)、縮短搬運(yùn)距離，節(jié)約成本。易燃、易爆、有毒、有害的危險品要單獨(dú)設(shè)庫房，并按國家及地方有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。設(shè)立庫房時要同步建立各項(xiàng)庫房管理制度、安全制度、化學(xué)危險品管理制度。入庫物資應(yīng)分類存放，堆碼整齊，上苫下墊，標(biāo)識清晰。要做好日常檢查和維護(hù)保養(yǎng)，保證物資無變質(zhì)、無銹蝕、無損壞、無霉?fàn)€、無蟲蛀、無鼠咬。倉儲管理要最大限度減少庫損，降低損失。

2.8 物資發(fā)放

按工號/班組限額發(fā)料臺賬、工程進(jìn)度，有計劃地發(fā)料，嚴(yán)禁超額發(fā)料。勞務(wù)班組要指定專人領(lǐng)料并出具授權(quán)書。發(fā)料時確保物資申領(lǐng)單簽字齊全，出庫物資種類、規(guī)格、數(shù)量與申領(lǐng)單吻合。有保管期限的物資要先進(jìn)先出。發(fā)料信息及時記賬，確保賬物相符。發(fā)放環(huán)節(jié)杜絕多發(fā)、錯發(fā)，避免損失。

2.9 物資盤點(diǎn)

物資按月盤點(diǎn)，既要盤點(diǎn)倉庫、料場的原材料、設(shè)備，保持賬物相符，又要盤點(diǎn)各工序的原材料、半成品，了解在途物資情況。如發(fā)現(xiàn)有丟失、破損或其他問題，及時書面報告，妥善處置，避免擴(kuò)大損失。物資盤點(diǎn)要真實(shí)反映未用于工程主體的物資狀況，為成本分析提供真實(shí)數(shù)據(jù)，防范管理漏洞。[2]

2.10 物資使用

物資管理要延伸到使用環(huán)節(jié)，做好物資節(jié)約。加工時合理下料，提高精度，回收余料，修舊利廢;安裝時照圖施工，保護(hù)成品。此環(huán)節(jié)要強(qiáng)化責(zé)任、詳細(xì)交底、改進(jìn)工藝、更新設(shè)備，提高效率和準(zhǔn)確性，避免下錯料、浪費(fèi)料、拆改返工的發(fā)生。

2.11 物資結(jié)算

對外物資結(jié)算要以采購合同、簽認(rèn)單、對賬單為依據(jù)，認(rèn)真核算，嚴(yán)格審批，防止多結(jié)、錯結(jié);對內(nèi)物資結(jié)算要以限額發(fā)料臺賬、物資申領(lǐng)單為依據(jù)，核算物資消耗數(shù)量， 有節(jié)超地按勞務(wù)合同執(zhí)行，避免超耗給項(xiàng)目造成損失。

2.12 廢舊物資處置

廢舊物資處置要按制度執(zhí)行。廢舊物資優(yōu)先考慮重新利用，經(jīng)相關(guān)人員鑒定確定不能再次利用的方可處理，處理前填寫申請表上報審批，至少兩人按規(guī)定程序共同參與過磅、數(shù)量評估，確保數(shù)量準(zhǔn)確。采取競價談判等方式確定價格。勞務(wù)合同中有約定的，需勞務(wù)班組人員參與并簽認(rèn)數(shù)量，作為核定材料消耗的依據(jù)。處置過程詳細(xì)記錄并存檔管理，處置資金全部上繳財務(wù)沖減項(xiàng)目成本，并辦理正式手續(xù)。

2.13 分析核算

物資管理要每月核算、每季分析、竣工總結(jié)。工程部根據(jù)收方量核算應(yīng)耗量，物資部根據(jù)進(jìn)貨、發(fā)料、盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，計算實(shí)耗量，二者比較，核算節(jié)超情況，并分析原因。物資核算要從數(shù)量、價格、費(fèi)用等方面進(jìn)行，貫穿工程始終。

2.14 內(nèi)業(yè)資料管理

物資內(nèi)業(yè)資料要妥善管理，使工作有可追溯性，為后期結(jié)算、審計、索賠留存必要資料。物資內(nèi)業(yè)資料主要包括規(guī)章制度及人員分工、供貨商、物資計劃、招投標(biāo)、合同、收發(fā)存、材料復(fù)試、質(zhì)量證明、廢舊物資處置、物資結(jié)算等資料，要分類裝盒，歸檔管理， 防止資料丟失影響經(jīng)濟(jì)活動，造成損失。

2.15 物資管理效能監(jiān)察

為了規(guī)范管理行為，加強(qiáng)現(xiàn)場物資管理，企業(yè)相關(guān)部門要對物資管理工作進(jìn)行效能監(jiān)察。檢查內(nèi)容有：物資管理機(jī)構(gòu)和制度建設(shè)及執(zhí)行情況;物資計量設(shè)備是否按規(guī)定配置;物資管理人員及部門是否按流程開展工作;物資計劃是否手續(xù)齊備，是否貫徹厲行節(jié)約、統(tǒng)籌兼顧原則，是否符合生產(chǎn)需要;物資采購工作是否按計劃進(jìn)行，采購形式、合同簽訂及管理是否合規(guī);入庫驗(yàn)收是否規(guī)范，資料是否齊全;倉儲工作是否規(guī)范; 出庫工作是否合規(guī)，是否限額發(fā)料;物資結(jié)算是否規(guī)范;廢舊物資處置是否合規(guī);統(tǒng)計分析是否及時等。通過效能監(jiān)察，發(fā)現(xiàn)問題，堵住漏洞，提高管理水平。

2.16 運(yùn)用科學(xué)方法進(jìn)行物資管理

現(xiàn)場物資管理要向智能化、信息化發(fā)展，加強(qiáng)時效性。應(yīng)用專業(yè)電腦軟件、手機(jī)App優(yōu)化管理流程，共享信息數(shù)據(jù)，提高管理效率。多運(yùn)用科學(xué)的管理方法，如計劃、采購、倉儲、質(zhì)量控制等環(huán)節(jié)可用ABC分類法;重點(diǎn)物資制定經(jīng)常儲備定額時，可用經(jīng)濟(jì)訂購批量法;采購、倉儲環(huán)節(jié)追求“零庫存”運(yùn)作模式[3]，庫存是負(fù)債、是掩蓋問題的根源，降低庫存就是降低成本;通過加強(qiáng)內(nèi)部供應(yīng)鏈管理和改善外部相關(guān)方的供應(yīng)鏈管理，減少環(huán)節(jié)、提高效率、縮短時間，降低總成本;安裝分散的物資，建立編碼體系，根據(jù)施工圖，按系統(tǒng)、功能、安裝位置等建立唯一的材料編碼，作為物資的身份標(biāo)識，出廠時以條碼或二維碼的形式標(biāo)注在產(chǎn)品上，在各個環(huán)節(jié)利用信息化手段進(jìn)行管理，有效防止提錯料、用錯料，避免損失。

2.17 物資管理總結(jié)評價

施工過程中，特別是工程結(jié)束后，要對現(xiàn)場物資管理工作詳細(xì)總結(jié)，找出失誤，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，防止類似問題出現(xiàn)，提高管理水平。物資管理要遵循 PDCA 循環(huán)原理，不斷增強(qiáng)管理能力，提高管理水平，呈現(xiàn)良性循環(huán)。

3 結(jié) 論

物資管理工作直接影響建設(shè)工程的質(zhì)量、進(jìn)度，直接影響施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，施工企業(yè)一定要轉(zhuǎn)變思想，采用先進(jìn)的手段，加強(qiáng)全過程管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、信息化、精細(xì)化，降低工程成本，提升企業(yè)價值，在市場競爭中提高競爭力，不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]何盛明.財經(jīng)大辭典[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，1990.

[2]安玉華.施工項(xiàng)目成本管理[M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2010.

[3]桂華明.零庫存下的裝配企業(yè)供應(yīng)物流協(xié)同技術(shù)與管理[M].北京：中國社會科學(xué)出版社，2014.