智慧檔案館建設與關鍵技術研究

魏海如

摘 要：智慧檔案館建設及關鍵技術始終是檔案管理領域重點研究課題，需要以豐富檔案館功能為基礎，合理選用智慧檔案館建設技術。本文主要圍繞智慧檔案館內涵及特征、智慧檔案館建設與技術應用等方面展開討論，旨在為指導檔案館建設提供借鑒，以便更好發揮檔案館功能。

關鍵詞：智慧檔案館；關鍵技術；建設路徑

隨著智慧城市建設理念的出現，使得智慧檔案館建設重要性逐漸凸顯，在智慧城市建設中占有重要地位，是未來檔案館發展趨勢。現階段對于智慧檔案館的研究還處于初步階段，為了達到理想的建設效果，還應做到對智慧檔案館特征的了解，根據建設目標選擇并運用關鍵技術，進而加快智慧檔案館建設進程。

1 智慧檔案館內涵及特征

1.1 智慧檔案館內涵

在智慧城市、智慧地球等概念出現后，“智慧+”方面的探索受到人們廣泛關注。智慧檔案館主要承擔著記載及傳播城市文明的職責，是智慧城市建設主要組成部分，同樣是新形勢下檔案館發展必然趨勢。從目標方面來講，智慧檔案館堅持服務大眾和城市建設的目標，而從技術層面來講，云計算、物聯網等多種先進技術在智慧檔案館建設上的應用，提升了用戶使用體驗，能滿足用戶的檔案查詢及使用需要[1]。最后，從內容層面而言，智慧檔案館運行下，可為跨館信息共享和跨網信息傳輸提供廣闊平臺，進而形成智慧檔案館管理新機制。

1.2 智慧檔案館特征

智慧檔案館根本特征主要體現在信息資源可感知性和共享性等方面。一方面，基于物聯網下的智慧檔案館，在它的信息資源系統運行過程中，能實現檔案和檔案、檔案和工作者、檔案和使用者間的感知，符合公眾使用檔案的要求。另一方面，對于檔案信息來講，不僅包括檔案實體內容，還包括相應的社會信息，實現了多類信息的整合，可為使用者提供全面信息資源。而從信息資源共享性來看，檔案信息的發布及共享，能通過應用系統自行完成，提高了信息共享效果，為跨館管理的實現提供基礎條件。

2 智慧檔案館建設分析

2.1 基礎設施建設

在進行智慧檔案館建設分析時，本文主要從基礎設施建設角度出發，具體探析檔案館建設重點。當前智慧城市建設受到較大關注，并且智慧旅游、智慧交通等方面的建設已經取得一定效果，但目前還存在城市寬帶網絡、通信站點分布不均，和基礎設施落后等問題，導致信息共享程度有限，不能保證信息傳輸安全性。因此，為了達到智慧城市視角下的智慧檔案館建設目標，首先要做到基礎設施良好建設，是決定智慧檔案館建設質量好壞的關鍵[2]。相關資料表明，當前392個實施智慧城市建設的城市，都從構建云計算平臺、加快無線網絡等方面著手確定建設重點，為智慧檔案館基礎設施建設提供了基礎條件。

從廣義上來看智慧檔案館基礎設施建設，主要是設置服務于檔案館功能實現的有關設施，包括檔案館所在處的給排水網絡、電力網絡和道路網絡等，在這些網絡建設上要充分利用先進技術，為智慧檔案館功能發揮創造外部條件。從狹義上看，是指智慧檔案館對應的信息設施，如檔案信息收集以及信息共享設施等，在這類基礎設施有效建設下，可滿足用戶檔案應用及管理需求。本文主要是對狹義定義下的基礎設施建設進行分析，為了保證檔案信息資源在網絡環境下高效共享，應注重三網融合、寬帶網絡等設施的建設，另外在信息共享方面，要合理利用云計算平臺、信息安全平臺和檔案管理系統等設施。

2.2 軟環境建設

除了注重基礎設施建設外，智慧檔案館建設還要依靠軟環境的良好建設，包括政策、標準體系以及管理體系等。其中政策法規能為智慧檔案館建設創造良好環境，當前我國在這方面的政策規定還比較匱乏，需要盡快實施針對性政策。相關部門應及時制定涉及網絡、信息、通信等方面的政策內容，以便提高檔案信息安全性。在標準體系方面，檔案界要借鑒智慧城市建設標準體系，在此基礎上形成自身標準體系，以便發揮其在數據可靠共享上的作用，是智慧檔案數據采集、數據訪問和數據安全及共享的功能實現的保障，需要結合智慧檔案館建設特點來建立標準體系，從而有效應用檔案資源。

最后，在管理體制方面，考慮到智慧檔案館建設是一項涉及多部門和多學科的復雜工程，為了做好各行業間的協調工作，需要建立相應的管理體制，通過設立管理小組，提高檔案管理效果，確保檔案信息資源的充分利用。建立管理小組時，要從智慧檔案館發展戰略高度出發，以科學決策和協調管理為核心，組織相關部門人員參與其中，為智慧檔案館良好建設提供保障。另外，由于智慧檔案館屬于新事物，因此需要相關部門建立項目考評體系，對項目建設進行監督管理，逐步完成智慧檔案館建設任務。

3 智慧檔案館關鍵技術探析

本文以智慧檔案館良好建設為目的，從檔案館功能要求出發，分析關鍵技術的運用及實現。通過采用一系列新技術，能為檔案館建設提供動力，進而突出智慧檔案館功能性，下面將具體分析檔案館建設時運用的關鍵技術。

3.1 明確智慧檔案館概念

要想實現較好的檔案館建設成效，則應首先對智慧檔案館概念有所掌握，在此基礎上創新建設技術，并在對智慧檔案館功能系統架構及建設規劃進行全面研究后，得到初步的智慧檔案館建設方案。具體來說，在智慧檔案館概念引導作用下，能保證關鍵技術合理運用，從而保證建設方案的有效落實[3]。

3.2 檔案資源信息化處理

智慧檔案館內部系統運行過程中，大量信息資源在系統內傳輸，可根據信息內容執行相關操作，這就需要進行檔案資源信息化處理，將有價值的信息資源存儲在檔案數據庫中，方便之后的查詢利用。在信息化處理上，可借助OCR技術，來形成檔案數字化信息資源庫，結合原有數據化資源信息，做到檔案資源信息化管理，能為之后數據檢索及信息查詢等工作的開展奠定基礎。在已經建設的數據庫平臺上，可進行全文檢索，同時能在數據挖掘技術作用下，全面收集檔案資源信息，以便建立起應用性強的虛擬資源庫。上述技術的應用，真正實現了智慧檔案館跨越式發展，提高檔案館自動化程度并做到檔案館數字化建設理念的落實，在挖掘及利用檔案資源方面有重要意義。

3.3 數據智能采集功能的實現

檔案館數據資源的采集是其功能充分發揮的關鍵，要提供數據智能采集技術的使用，來實現智慧檔案館信息采集功能，利用多元化、組合式的信息采集方式，為智慧檔案館建設提供基礎信息資源，從而保證數據庫管理有序開展。實際進行數據資源采集時，應在保證全面挖掘檔案信息的同時，注重有價值信息的篩選，將篩選出的信息存儲在相應類型的數據庫中，以便保證信息管理效率的提高。這一關鍵技術的運用有著重要意義，對于智慧檔案館良好建設有推動作用，從當前智慧檔案館建設現狀來看，已經基本實現數據智能采集功能。

3.4 模型控制技術的使用

采用這一技術，能實現電子文件質量管理、檔案分類輔助管理以及檔案質量檢查等，極大程度促進了智慧檔案館工作的信息化。對于智慧檔案館建設來講，對進館的檔案信息質量有較高要求，需要在保障信息質量的條件下，為檔案信息利用率提高奠定基礎。尤其在當前社會環境下，人們各項社會和生活行為會產生大量檔案信息，更加需要借助模型控制技術完成檔案信息處理，自動篩選出重復信息和錯誤信息等，以便保證有限的數據庫資源得到充分利用。

3.5 RFID技術的應用

在這個技術應用下，能實現智慧檔案館管理平臺自對紙質檔案、有關業務信息的全面感知及自動處置，可擴展該技術在檔案館系統運行中的應用范圍，確保智能化管理理念在智慧檔案館建設中的體現。例如，當文檔服務中心給出調卷指令后，在特定時間內RFID信息閱讀器沒有接收到檔案出庫信息時，則服務中心發送短信到管理終端上，由相關管理人員開展調卷管理工作。從以上闡述可知，通過這一關鍵技術的使用，能保證智慧檔案館運行過程中一系列業務工作的及時開展，改進了自動化系統運行功能。

4 智慧檔案館實際應用

在對智慧檔案館實際應用進行分析時，可發現它主要利用指揮手段采集檔案數據資源，進一步建立檔案資源體系。智能采集技術應用下的檔案信息收集是全面開展的，有助于檔案資源體系的多元化建設，從而為相關業務工作開展提供根本條件。從智慧檔案館運行實際來看，主要依靠檔案信息資源完成各項操作。目前檔案信息資源內容及數量都發生了改變，其中內容上，檔案信息包括科技、文化、經濟、生活文化多個領域的信息，這就決定檔案資源建設重點要隨之轉變，不能只收集黨政機關各項工作的信息，還要體現社會、個人、家庭等層次的內容。并且在拓展檔案信息資源來源的情況下，可進一步深化信息體系內涵，達到多元化建設目的[4]。這種背景下，主要利用智慧感知技術實現各類檔案信息的在線采集和存儲。另外，智慧檔案館的建設及應用，能為檔案資源利用提供廣闊平臺，進而建立檔案利用體系。智能城市建設環境下，有必要將智慧檔案館作為智慧城市中的重要組成部分，做到檔案信息資源共享范圍的擴展。目前我國檔案館包括大量檔案數據資源，而受到數字化信息存儲格式差異化和資源結構分散等因素的限制，導致檔案信息共享程度低下，不能提高檔案信息資源利用率。而智慧檔案館中的信息資源共享建設，以不同檔案館間信息共享為核心，建立了共享服務機制，簡化了跨館查詢程序，能解決以往各地區檔案館信息共享效果低下的問題。

5 結論

綜上所述，隨著信息化時代的到來，智慧檔案館的建設逐漸成為社會重點關注內容，是滿足檔案管理工作開展需要的關鍵。實際建設智慧檔案館時，要充分利用相關技術，建立起一個運行良好的信息存儲及傳遞平臺，進而在信息流作用下，執行對應系統操作。本文加大了對智慧檔案館關鍵技術的研究，以便為建設目標的實現提供技術支持，促進檔案館的信息化建設。

參考文獻

[1]胡曉慶.基于SWOT分析的智慧檔案館建設策略研究[J].檔案時空，2017（06）：7-9.

[2]鄧麗芝，高永青.智慧檔案館建設路徑分析[J].蘭臺世界，2016（22）：155-157.

[3]楊來青.智慧檔案館建設關鍵技術研究與應用[J].中國檔案，2016（07）：66-67.

[4]王云慶，李涵.基于文獻計量的我國智慧檔案館研究評述[J].檔案與建設，2015（11）：12-17.