淺談如何在新形勢下高效完成辦公室行政事務

摘 要：隨著社會分工的變化和政府職能的調整，事業單位原有的運作模式和體制已經不能滿足社會對于公共事業服務水平的要求，因此，事業單位改革成為必然。為此，如何改善新時期辦公室行政事務管理工作成為相關人員需要思考和解決的問題。

關鍵詞：辦公室事務；新形勢；高效

1 背景

事業單位形成于我國計劃經濟體制下，它由政府或行政部門予以授權，承擔部分公共事業服務職能。在國家建設中，這樣一個特殊的群體為我國經濟發展和社會進步做出了重要貢獻。

為應對市場經濟體制的挑戰，實行企業化管理，是很多希望在變革中謀求發展的事業單位的選擇。在新的歷史時期，辦公室行政管理工作的發展也面臨新的沖擊和挑戰，辦公室行政管理工作內容和形式也發生了深刻的變化。在這樣的背景下，為了能更好地促進辦公室管理發展，需要相關人員深刻認識辦公室行政管理在企業發展中的作用，加強對辦公室行政工作管理矛盾問題的分析，破除長期以來束縛科研創新活力的制約，全面提升行政管理效率，本文就這一大背景下，根據問題分析提出新時期更高效做好辦公室行政事務工作的策略。

2 辦公室工作的重要性

辦公室工作是科研院所行政管理運行體系中的主要環節，作為綜合性的辦事機構，辦公室肩負著眾多職能，這也決定它是整個單位的行政中樞、龍頭部門，其工作效率關系全所行政管理工作效率的高低。

第一，調研參謀職能。辦公室人員工作有時會深入工作一線來了解基層人員的想法，因此在提供信息方面起到了重要的參謀作用。一方面，作為行政參謀，辦公室經常性地開展調研，有責任和義務在機構職能設置、規章制度制定等方面提出建議，擬訂整改方案，為領導做出行政決策提供綜合性強、準確性高的參考信息，促使日常工作更加程序化、規范化、制度化和標準化。

第二，上傳下達職能，辦公室行政部門作為“傳聲筒”，是溝通企業員工和領導的重要橋梁，負責上傳下達信息，發布與匯總全單位行政信息。一方面將領導制定的方針政策及時傳達給各處室基層職工，另一方面，傾聽各方意見，收集內外消息，篩選整理后向上層領導反映。工作中能對各部門的工作進行匯總總結，對提升工作效率起到了十分重要的作用。

第三，綜合協調職能，辦公室負責做好各個方面的溝通和協調工作，通過對各項事務的部署、宏觀把握，協調各部門的工作，科學分配各部門任務，優化資源配置解決實際問題；充分調動各部門人員的積極性，在良好的分工基礎上實現協同辦公，力促達成共識，及時妥善處理各種關系和矛盾，形成行政管理部門的整體合力，確保工作見成效，大大提高單位的整體工作效率。

第四，輔助配合職能。辦公室平時接觸的人員較多，包含各級領導和基層員工。辦公室行政管理是企業管理發展的重要關鍵，具有輔助上層領導的作用。除此之外輔助其它部門以及員工更出色地完成工作任務也是必不可少的。是一個既能牽頭沖在前面，也能輔助做好后勤保障的部門。

第五、督查督辦職能，辦公室行要對上級部署的任務進行實施，實現對公司發展經營秩序的有效維護。對領導所下達的決策指令和工作任務的實施情況采取一定的控制手段，督促各職能部門落實行政決策、實施工作部署，明確時間節點和標準要求，推動執行落實。通過督查督辦掌握進展情況，保證政令暢通和各項管理目標的實現，促進整體效能的提高。

3 主要問題

隨著社會的發展和市場經濟改革的推進，事業單位中的各項弊端也日益顯現，例如人浮于事、效率低下、偏離公共服務目標等。辦公室作為國有企業部門中一個重要職能部門，也存在相同的問題。

1）組織機構缺乏合理與高效率。由于國有企業本身內部的管理系統老舊、固守成規，雖然大方向的職責分工都有跡可循，但是辦公室也常有瑣碎且緊急的事務，分工不明晰造成有的工作人員需要兼顧多方面的工作，有些工作人員反而無所事事。會出現一個任務多線處理，導致資源重復浪費，也可能出現互相推諉的情況，這不僅會導致辦公室的工作效率低下，也不利于辦公室的內部團結，對今后工作的開展十分不利。人員結構分工的設置缺陷不但對組織運轉的效率帶來負面影響，而且加大了組織的管理成本。

2）缺乏工作積極性。事業單位一貫安逸和無壓力的工作氛圍下，原有的人浮于事、不思進取的工作狀態明顯不適用于新時代企業體制下的組織運轉，員工能動性和創造力一般都得到不到充分調動。事業單位因為在平均主義的平衡下，很多員工不作為也影響到了他人的工作積極性。事業單位另一明顯弊端是事務的信息流轉鏈條過長，且流程復雜，需層級過多，事業單位權力往往集中在上層，基層員工必須按照既定流程行事。決策流程和機制很大程度上影響了員工的創新性和效率。

3）考核流于形式。依據事業單位考核規定，單位每年要對員工從各方面實施考核，促進員工在述職中糾錯查弊，共同進步。但事實上，這項規定的執行并不理想，從領導到員工，大家在思想上并不夠重視這種考核，在形式上僅在每年底以考核表陳述個人工作總結的方式進行評級，對內容不甚關心。這種考核僅流于形式，并不能真正反映考核結果和獎懲依據，既無形式上的激勵作用，也沒有實質上的激勵作用。

4 相應策略

隨著市場經濟體制改革的深入，在當前市場競爭環境下，精細化是國有企業辦公室的發展趨勢。精細化不僅能夠有效提升工作效率，推動國有企業的運轉效率，而且對工作質量的提升也有一定的幫助。

1）激勵與制度創新。激勵之所以能發揮作用源于人內心存在的種種需求，因此，在制定激勵機制時，要從員工的合理需求出發。根據全所的激勵機制，按照部門實際情況更細化，有一套自己的激勵細則，激勵內容和方式應進行適當調整和優化。有效的激勵機制對于員工轉變觀念、凝聚力量推進改革具有重要作用。激勵機制的內容包含系統的行為規范和獎懲措施，目的在于激發成員積極性、引導和規劃成員的行為，最終促進組織各階段目標能夠高效實現。

2）建立和諧辦公室環境。建設和諧辦公室文化有利于增強辦公活力，提升工作凝聚力，強化辦公協作力。這需要對人際關系進行正確引導，和諧辦公室文化，一定是容納不同理念和個性為前提的。

領導者必須引導員工認識到競爭并不是傳統的爾虞我詐，員工或部門之間通過合作式的競爭不僅不會造成內部矛盾，絕大多數是可以實現互惠雙贏的，競爭雙方與組織整體實力都能顯著提高。員工間需要加強相互溝通，并且在信息溝通傳達上多使用信息化自動化設備，提高效率，避免出現交互不暢的情況。還應該根據個人情況細化分工來促使員工發揮工作的潛能和提高員工幸福指數，從而提高企業的績效。

3）更新職業觀念，提升服務意識。辦公室人員的自覺意識是實現辦公室精細化的重要基礎。在處理內部工作時，要注重工作的細節，確保把每件工作都做到最好。在外部方面，工作人員要關注其他各部門的工作，樹立起高度的服務意識，為其他部門積極主動地提供相應的支持，并以不斷提高服務質量為己任。這也對工作人員的工作素質提出了更高的要求，員工要提高自身認識，作為領導也要及時溝通，指點迷津，這對工作質量和效率提升都大有裨益。

4）提倡個性化員工培訓。企業員工培訓，能夠直接提高員工技能，增長才干和敬業度。完善員工培訓體系的過程中，要重點做好員工職業發展規劃，管理者需認識到員工能力和其開發是隨著現有社會水平變化的。因此，需利用現有的條件，有針對性的選擇培訓項目，關心變化的動向和細節，在改革中成就人才。人才自身需更好地順應時代提供的各種要素，改變自我。人力資源開發并非一勞永逸，需持續不懈地推動人力資源在實踐活動中的學習與提高。因此，人才的開發與利用需及時適宜。

作者簡介

易聰（1993-），女，漢族，江西省萍鄉市人，本科，助理工程師，機要秘書，研究方向：辦公室行政業務。