檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用分析

徐蘇云

摘 要：將現代信息技術運用到檔案管理中，改變了傳統管理檔案的方式，提高檔案管理的水平。本文探討了檔案管理基礎工作的性質和特點，闡述了現代檔案管理的發展現狀，指出了檔案管理工作的重要作用。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；作用

檔案管理的基礎工作在現代檔案管理中至關重要，如果基礎的檔案管理出現問題，將影響到整個檔案管理的完善與否。因此，檔案管理的基礎工作必須完善，從而促進檔案管理工作面臨的挑戰和壓力，將檔案管理水平提升，從而發揮出檔案管理基礎工作的重要作用。

1 現代檔案管理中的基礎工作性質

現代檔案管理的主要特點有：管理性、政治性和服務性。服務是檔案管理最主要的性質，也是檔案最終的目的，這種服務可能不會有實質性的東西，但是總體上從全局出發，人類的文明和進步都離不開檔案管理。檔案管理中的基礎工作具有系統性，也就是說這項工作與其他管理工作之間都有密不可分的關系，檔案中管理的信息可以向社會提供有用的信息，這種信息和資料需要從其他的管理工作中搜集，這些基礎的工作就是檔案管理需要做的工作。有一點需要注意的是，檔案管理同時負責編著和檔案的研究工作，因此檔案工作中的編著和研究工作可以看成是一種社會性服務工作。

2 現代檔案管理工作發展現狀

2.1 管理流程有待優化

目前檔案管理中的管理流程和管理規范還不夠明確，沒有明確的完善的管理流程，阻礙著檔案管理工作的進步與發展，無法順利實施。例如，有些機關單位在進行檔案管理時，一般的流程是：檔案收集、檔案整理、區分檔案全宗、編制檔號、選擇分類、鑒定價值、檔案存儲、檔案編研、檔案著錄以及檔案標引。在進行檔案管理時沒有明確的規定，這樣檔案的價值和服務性不能清晰的體現出來，同時會使管理者的工作態度消極，工作沒有責任心，出現檔案丟失或者不完整的情況。這些問題，會導致檔案原有的價值，也會使檢索功能不能達到要求。

2.2 管理內容有待優化

目前階段，國內的檔案管理工作對于基礎工作不夠重視，管理工作者能力不足，對工作沒有足夠的責任心，造成檔案管理工作不專業，使得檔案內容不規范，對檔案的管理工作造成很大的阻礙。沒有明確的管理與規范，使得工作人員不明白自己的工作范疇，那些工作是自己的責任，這樣會使整個檔案管理的質量下降。例如，一些機關單位的檔案管理中，由于工作人員不夠專業，自身的能力與水平不足，導致在檔案整理過程中對檔案的命名不夠規范或者目錄缺失甚至一卷多冊的現象，有的在檔案管理中還會出現命名重復的問題。這些問題會對檔案管理的唯一性帶來不利影響，還會加大檔案的管理難度，使得檢索出現問題，浪費使用者搜索的時間，影響檔案使用的效率。還有一些檔案內部缺少目錄、索引，這樣就只能從標題去查找，增加了查找的難度，給使用者造成不必要的麻煩，同時也說明了檔案管理中存在的不嚴謹性，使檔案不夠完整。

2.3 管理人員素質有待優化

通過調查了解我們發現，現今國內檔案管理人員大都是年紀較大，沒有受過檔案專業訓練的人，所以，他們缺乏檔案管理的理念和學習的精神，對于檔案的管理沒有專業的知識，即便是在領導的要求下接受培訓，也會對知識的理解存在難度，更不要說將這些知識應用在檔案的管理工作中，使這些管理技能、管理手段無法在實際的管理工作中應用。因此，現在的檔案管理工作中，沒有管理技能和管理手段，不能稱之為現代的檔案管理，整個檔案的管理水平仍然比較低，檔案的管理工作人員的素質和能力有待提升和優化。

3 檔案管理基礎工作在現代檔案管理作用

3.1 優化檔案流程，有助于提升查準率

現代的檔案管理，如果要保證正確有效的查準率、查全率，最重要的工作就是檔案的基礎工作，要做好檔案的基礎管理工作，必須了解和熟悉檔案工作的流程。計算機的檢索功能最強大的是按照使用者提供的名稱或者關鍵詞搜索出相關的內容或檔案資料，這個功能的實現，需要大量的基礎管理工作，精準的檔案分類。也就是說，從開始的分類就要加強校審力度，防止出現問題而影響到檔案的完整性和唯一性。因此檔案的分類應該嚴格按照《中國檔案分類法》進行，對于不同種類的檔案采用的分類方法也不盡相同，根據不同文件的特征，選擇不同的關鍵詞，這樣在進行檢索的時候，只需要搜關鍵詞即可。此外，先要提升檔案查找的準確性，需要檔案的管理人員自身的專業能力高，根據自己的專業知識和專業技能規范檔案的命名和標題，這樣才能幫助使用者準確快捷的找到自己需要的檔案。檔案管理人員應該定期進行培訓，學習國內外的檔案管理知識，還需要招收一些年輕的檔案管理者，為檔案管理工作補充一些新鮮的血液。另外，規范檔案名稱屬于基礎工作，應當選擇簡潔的關鍵詞，提升查找的準確率和效率。

3.2 有助于規范管理內容

檔案管理基礎工作對于檔案管理是至關重要的，可以提升檔案查找的質量，也可以提升檔案查找的效率。在進行基礎工作以前，要根據《檔案管理細則》，結合實際情況，將檔案的管理工作編制成一套嚴謹的管理方案，對檔案的內容進行合理的規范。檔案的管理方案分為：檔案收集、檔案分類。檔案管理的目的是給使用者提供服務和便利，為了更快的查找到需要的信息，必須從檔案管理之初就要做好整體的規劃。實際工作中，根據所遇到的具體問題，檔案管理者需要確立出較為詳細的檔案管理步驟，使檔案管理者有一個理論的支撐，使他們在工作中能找到對應的案例。還要制定一些科學的考核機制，使每個檔案管理人員都能夠明確自己的工作和責任，對于考核不合格的人員要進行相關的培訓學習，使他們學習到更多的檔案管理知識，熟悉操作流程和自己具體的工作職責，提高自身的能力，提升檔案的管理水平。

3.3 有助于檔案管理現代化

現代檔案管理基礎工作主要是檔案立卷和檔案歸檔。在檔案的基礎工作中，要科學地、有效地進行檔案立卷和檔案歸檔，需要平時的管理工作足夠的細致到位。首先，開展立卷工作，必須按照《現代檔案管理》條例進行，文檔必須具有真實性、完整性，這樣的文檔才是有價值的文檔，才具有保存的意義，還需要對收集的文檔進行歸類總結，那些文檔的質量是達標的，是否符合檔案管理的要求。對于檔案管理人員，要掌握每一種資料的特性，它的保管期，采用正確、適合的方式進行管理。其次，歸檔時，還需要制定一套完整的管理制度，對于常見的問題，做好提前的應對工作，以免到時候查找不到或者查找的比較慢。最后，現在是信息時代，人們的生活、工作都應用到信息技術，檔案的管理工作也可以利用到信息化技術，信息化技術在現在的檔案管理工作中已經必不可少，信息化技術的優勢，在繁瑣、復雜的檔案管理工作中可以更好的發揮優勢，因此，要保證檔案管理的質量和效率，要引進更多的計算機技術。比方說，原有的檔案都是紙質的檔案，這些檔案年久之后不容易查找，這樣可以將這些紙質的資料通過掃描，保存在計算機或硬盤中，作為電子化的儲存，可以更久的保存，也不容易丟失。

4 結束語

檔案的基礎管理工作是檔案管理的重要組成部分，在實際的工作中需要大量的基礎工作去做，本文主要對檔案基礎工作的內容和工作的性質，目前階段檔案管理的現狀做了闡述，分析了檔案基礎工作在檔案管理工作中的作用，就如何提高檔案的管理工作提出了要求和建議，希望以此能夠對檔案的管理工作的提高有一些幫助。

參考文獻

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