電子技術在檔案信息化建設和管理中的作用

孫翠玉

摘 要：隨著科技水平的發展，電子檔案在各行各業中得到廣泛推廣和應用，其具有節省保存空間、操作方便、實現共享等多種優點。據此，本文就關于檔案信息化建設和管理工作進行探討，以期能提升檔案信息化建設和檔案管理工作水平。

關鍵詞：電子技術；檔案信息化；作用

在當今信息全球化社會，檔案管理朝著信息化發展是與時代發展相適應的必然要求。檔案信息化建設是邁向大數據現代社會的必由之路。檔案信息化是檔案管理從傳統實體服務轉向數字化信息服務模式的轉變，通過數字化檔案信息資源和網絡化檔案的管理過程實現對檔案信息資源的合理管理和有效利用。傳統檔案管理體系和技術已經不能滿足現代社會的要求，如何與大數據環境和技術接軌是檔案信息化面臨的挑戰與機遇。

1 電子技術簡介

1.1 電子技術的含義和特點

電子技術科技是一種新興于十九世紀末、二十世紀初的科學技術，是利用電子元器件來設計各種電路以滿足現實生活需要的一種技術。現代電子技術已經滲透到人類方方面面，在現代世界無處不在，在物聯網、智能家居的發展中電子技術將會發揮重要的作用；電子技術發展趨勢和特點，可用“五化”來概括，即：條件極端復雜化；微型化；綠色化；集成化；高精度，多功能和智能化。該技術涉及到信息、電子、材料、能源、管理等方面的知識。對檔案信息化建設來說，電子技術的應用無疑是大幅度提升了檔案管理的效率和質量，也極大的節省了時間和人力成本。

1.2 電子技術在檔案信息化建設和檔案管理中的作用

1）提高工作效率和工作質量。電子檔案能夠很大程度上保證整體工作的正常運轉，高效、科學的檔案信息化建設和管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質量。

2）提高信息管理質量。重要的檔案信息是非常寶貴的資源，所以必須提升電子檔案管理質量，才能保證這些檔案的利用率和安全性，從而發揮這些電子檔案信息的現實價值，因此，進一步加強檔案信息化建設和管理工作是非常重要的。

3）提升的整體管理水平。檔案信息化建設和管理工作是推動工作水平不斷提升的重要力量，如今，我國各單位等都相繼成立較大型的檔案資源管理信息部門，足可見加強檔案信息化建設和管理工作對于提升管理水平的重要性。

2 檔案信息化建設和管理的相關建議

2.1 完善制度，規范監管

健全完善的管理制度、規范有序的監管辦法，將為優化檔案管理提供保障。首先，要嚴格根據《檔案法》和國家檔案管理條例，聯系本單位的實際情況，建立健全檔案信息化管理制度，靈活設計檔案管理工作考核辦法，依法嚴格治檔，杜絕以權謀私現象，助推檔案管理工作順利開展。其次，要強化對檔案信息化管理的有效制約和監督，要堅持依法依規，切實融通事業系統內部監督與外部監督，充分利用管理公開和社會監督形式，勇于接受新聞媒體和群眾監督，及時排查檔案管理過程中的隱患，營造一個安全高效的信息化管理環境。再次，完善檔案管理學習制度。要持續開展學習我國《檔案法》《檔案法實施辦法》以及其他各種法律法令中相關的檔案管理規定，深化檔案管理制度認識，更加規范有序地開展檔案管理工作。最后，要完善管理評估體系，對檔案管理工作進行合理考核，以更好地保證信息化管理實效，真正將檔案信息化管理工作做細、做好。

2.2 推進檔案信息化管理水平提升

隨著電子檔案的興起，檔案管理也將由孤立地整理歸檔轉變為在信息化時代進行檔案資源共享、信息互聯互通。在未來檔案管理模式信息化、智能化、自動化的發展趨勢中，檔案的信息化管理也應向確保檔案信息的安全性、提升操作檔案管理服務系統水平上的方向上提升。檔案信息化管理的工作模式也由孤立的、封閉的管理模式向共享、便捷、安全等方向轉變。從而促進科技成果轉化并發揮檔案獨特的展示、傳播與共享作用。

2.3 完備設施，提升效能

為有效提高信息化管理水平和效能，必須加大資金投放力度，注重應用性軟硬件信息化基礎設施建設。首先，要根據國家檔案管理標準，充分利用便捷的信息技術手段，開發、建設優良的檔案管理操作系統，并配備標準化管理設備，創建一個科學實用的檔案信息運營網站，實施信息化操作和管理。網絡化服務是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網頁形式提供相應的檔案信息服務，可以便捷地實現網絡瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數據信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數字化程度。借助信息化、數字化管理進程，有利于進一步促進各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享，按照檔案管理體系組織創編成有機的資源整體，借助檔案管理操作系統優化實施信息化管理。最后，還要不斷提升網絡技術和工作平臺建設能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數字化搜集、存儲、管理、維護，充實檔案信息資源數據庫，提高檔案管理的數字化效果，以更好地為發展決策、工作考核和人才培養提供有益參考。

2.4 開放共享檔案資料

信息化背景下，檔案館的檔案資料其實始終是呈一種“流動”狀態的，即意味著大家共享檔案資料，檔案資料自身也可實現擴充和進化。因此，開放共享檔案資料，從而進一步擴大信息化優勢，對優化電子檔案管理資源具有非常重要的意義。當然，開放共享也要注意適當適度，有些重要的檔案資料，還是要嚴格保密。

2.5 轉變觀念，優育人才

優質高效的檔案信息化管理需要積極轉變管理觀念，需要配置優秀的管理人才和富有凝聚力的管理團隊。第一，促進單位領導和管理人員轉變觀念，樹立優化實施檔案管理的正確認識，明確了解檔案信息化管理的內涵、優勢、不足和重要意義，增強信息化應用意識。第二，加大檔案管理人才的培養與引進。在管理工作實踐中，可以利用內部競聘、對外人才招聘、邀請專家講座指導等有效形式，建立較為合理的管理人才隊伍，讓更多具有良好責任心、具備檔案專業素養、綜合素質較強的人才充實加入檔案管理的行列。第三，加強輪訓學習，更新管理知識，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的能力和素質，必須對管理人員的計算機專業知識、應用技能、綜合素質等進行有針對性培訓，注重考核管理業務能力，提高他們對檔案管理的思想認識，培養出高素質的、熱心致力于檔案管理事業的人才隊伍。第四，激勵管理人員善于運用先進科學知識開展檔案管理工作。檔案管理實質就是知識管理。單位要鼓勵管理人員在日常工作中多堅持學習，靈活利用掌握的新知識、新技術和新方法來開展檔案信息化管理活動。

2.6 加強電子檔案管理實驗區和示范區建設

信息化背景下，檔案資料可實現集中化處理，基于這一點，就可以建立電子檔案管理實驗區和示范區，即將所用的檔案資料投入其中，建立一塊有規模、系統化的信息化檔案管理試點，同時在利用信息化優勢不斷擴充和優化原有的檔案資料，從而發揮這些教育試點的示范、帶頭作用。

3 結語

綜上可知，我國的傳統檔案信息化建設和管理工作無論從管理理念、管理過程、管理模式和管理人才上都存在明顯不足，為加快檔案信息化建設和管理步伐，就必須從全局出發，加強管理并加大投資力度，并重視檔案的保存、保密工作，上述建議只是一些淺見，希望能為推動檔案信息化建設和管理工作的進一步提升提供幫助。

參考文獻

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