人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用

張艷歌

摘 要：隨著時代的發展，人力資源管理對于企事業單位的發展的影響越來越大，其中人事檔案管理與人力資源管理發展相輔相成，互相影響。因此，事業單位人力資源管理對人事檔案管理需要進行創新和研究。本文針對人事檔案管理中存在的檔案管理方法較為落后、人事檔案管理制度不靈活的問題進行分析，針對這些問題闡述采用先進的檔案管理方法、建立靈活的人事檔案管理體系、嚴格管理人事檔案，提高人員綜合素養的方法。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；左永剛

人事檔案對事業單位以及職工自身具有重要作用，人事檔案對職工的學歷、工作經歷以及工作能力等都進行相應記載，它反映著職工的基本情況。而事業單位在選拔人員時，會通過職工個人檔案對該人員進行大致了解。伴隨著我國經濟的迅速發展，事業單位中的人力資源部門已經成為重要組成部分。而人力資源管理工作中的人事檔案管理，是推動其發展的重要前提，它為事業單位的更好發展帶來重要影響。本文主要針對人力資源管理與人事檔案管理，以及人力資源管理工作中人事檔案管理的價值進行基本闡述。

1 人事檔案在人力資源管理中的作用

1.1 提高人力資源管理工作效率

傳統的人力資源管理工作主要依靠紙質檔案進行事業單位職工資料和信息的儲存，這種檔案管理方式存在著非常多的問題，電子人事檔案出現后，傳統檔案存在的問題都迎刃而解。并且電子人事檔案還擁有存儲量大、修改方便，并且不易丟失等優點，保存時間長等特點，并且非常便利，讓人力資源管理人員的工作變的非常輕松。因此，努力做好電子人事檔案的管理工作就是在提高我國的人力資源管理效果。

1.2 推動事業單位人才的利用

人力資源部門能否對人事檔案進行有效管理，直接關系到檔案能否發揮自身最大價值。事業單位在進行人才選拔，崗位調動等，通常都會以人事檔案作為基本參照。通過人事檔案了解該人員的家庭情況、學業水平、道德素質、工作狀態等。所以對認識檔案進行有效管理，能促使事業單位在用人之前對該人員有個大致掌握，從而為其分配合理、適合的工作，發揮其自身最大價值。并且人事檔案內容真實全面，避免了人才被遺漏任用的現象。與此同時職工任職在適合自身的崗位中，能調動其工作積極性，發揮自身的專業技能，從而為事業單位帶來更多效益。人事檔案的有效管理，能更好促進事業單位選人，用人，從而推動事業單位的更好運作。如果對人事檔案管理不能進行更好管理，那么檔案則很難發揮自身價值。

1.3 為事業單位決策提供相關依據

人力資源作為事業單位中非常重要的一個部門，日常工作對于事業單位的重要決策也具有一定的影響作用。而電子人事檔案在人力資源管理部門的地位直接決定了人力資源管理質量的高低，也決定了事業單位職工是否具有凝聚力。事業單位在進行決策時，必須以職工的利益和事業單位的發展為主要出發點，必須重視電子人事檔案管理工作。因此做好電子人事檔案工作，對于事業單位的相關決策具有非常大的影響作用。

1.4 有效培訓職工，提高職工綜合素養

在職工在進行工作之前，事業單位都會對其進行相應的培訓。但是如果在培訓前對該人員的檔案先進行了解，例如學歷、年齡、工作經歷等。那么事業單位在進行培訓時就可以設置有針對性的培訓問題。比如培訓年輕人時，可以向他們傳授一些單位理念、工作性質與工作內容等，這樣在培訓時也不會枯燥無味，也使其對事業單位的歷史與未來發展有基本掌握，激發年輕人的一腔熱血，從而進行更好的工作。在培訓一些稍微年長的人時，除了傳授基本理論知識，還可以向他們傳授一些有關健康的知識。讓他們在工作中保持一個健康的身體，致使事業單位內部有良好工作氛圍，促進事業單位更好發展。在一個事業單位的招聘工作中，人力資源的工作涉及到內部招聘以及外部招聘。在事業單位內部進行工作優秀的職工招聘就是內部招聘。外部招聘則是通過人才市場、網絡或者高校進行的招聘。但是在事業單位內部招聘中，往往有職工利用人脈關系進行升職，對職工的工作水平以及道德素質沒有進行正確評判，從而導致事業單位內部職工的整體素質不高，事業單位自身形象造成嚴重威脅。與此同時，事業單位內部的管理也會因此造成混亂。如果對人事檔案進行管理，那么事業單位在選人，用人之前可以對該人員檔案先進行一番了解。比如在檔案中了解其工作經歷、道德素質、學業水平等，從而保證招聘的職工較高素質。在事業單位的內部招聘中，也防止職工利用人脈關系進行優秀職工選拔。

2 人力資源管理對人事檔案管理創新的方法

2.1 制度上，完善人事檔案體系化建設

人員是基礎，制度是保障。人事檔案館事業單位理要嚴格遵循人事檔案管理規律和各項規章事業單位制度。如根據有關人事檔案鑒別歸檔方面的制事業單位度，做好人事檔案內容及資料的鑒別，使其滿足事業單位人事檔案管理的現實需要，做到去事業單位偽存真，查漏補缺。根據《中華人民共和國保事業單位守國家秘密法》和人事檔案查詢、利用保密方事業單位面的制度等，規范人事檔案保密程序，保障事業單位檔案安全。總之，要結合人事檔案管理特點，事業單位完善人事檔案收集、歸檔、查詢、利用及管理事業單位等方面的規章制度，助力人事檔案管理步入規事業單位范化、標準化軌道，為事業單位人才資源應用事業單位和管理提供決策支持和保障。

2.2 提高人力資源管理工作效率

傳統的人力資源管理工作主要依靠紙質檔案進行事業單位職工資料和信息的儲存，這種檔案管理方式存在著非常多的問題，電子人事檔案出現后，傳統檔案存在的問題都迎刃而解。并且電子人事檔案還擁有存儲量大、修改方便，并且不易丟失等優點，保存時間長等特點，并且非常便利，讓人力資源管理人員的工作變的非常輕松。因此，努力做好電子人事檔案的管理工作就是在提高我國的人力資源管理效果。

2.3 細化人事檔案管理工作

在事業單位發展的過程中，應該重視人事檔案管理工作的進行，將人力資源管理同人事檔案管理二者相結合，相輔相成，將人事檔案管理的發展趨向全面性、客觀性，豐富事業單位職工的人事檔案信息，使人事檔案充分體現出事業單位職工工作發展的真實情況，能夠使事業單位對職工做出更全面的評價，進而分析出事業單位對于人力資源的需求。同時，還應該注意對人事檔案的分類管理，適應事業單位發展的情況，科學合理的進行劃分種類，摒棄傳統的人事檔案管理方法。另外，人事檔案管理工作人員在收集事業單位職工的工作信息時，需要注重信息的真實性和全面性，對職工在單位的發展進行有效的總結，在檔案信息上反映職工真實的工作能力。除此之外，還需要對職工的檔案信息進行及時的補充更新，從而客觀的為人力資源管理提供人事檔案信息，促進事業單位更好地發展。

3 結語

根據以上描述，人力資源管理中人事檔案管理占據著重要的作用，同時也能夠一定程度的激發職工的工作積極性，促進企事業單位更好地發展，提高其經濟效益。人事檔案管理在一定的基礎上可以為事業單位提供職工工作表現最真實的情況，是事業單位考察職工的基礎。現如今，部分事業單位中人事檔案管理仍存在著許多的問題，因此，就要求企事業單位為了更好地發展，不斷地進行創新和研究。企事業單位要想提高人事檔案管理的工作效率與質量，需要對于其自身的發展情況進行分析總結，制定適合自身發展的人事檔案管理制度體系，最大程度的發揮出人事檔案管理的作用。

參考文獻

[1]孫旭東.淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].人力資源管理：學術版，2009（5）.

[2]孫迎濱.淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].科技致富向導，2011（33）.