文書檔案信息化管理分析

劉莉

【摘要】本文立足于文書檔案的特殊性和普遍性，從信息化發(fā)展角度出發(fā)，分析了文書檔案信息化管理的現(xiàn)狀、存在的誤區(qū)，文書檔案信息化管理的意義，并在最后提出發(fā)展文書檔案信息化的建議和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】文書;檔案;信息化

檔案，尤其是文書檔案，需要進(jìn)行長(zhǎng)期保存，以供查閱、利用、編研等。隨著信息化的逐漸普及，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的需要，因此，發(fā)展檔案信息化十分有必要。信息化建設(shè)的提出始于上世紀(jì)80年代中后期，經(jīng)過多年的發(fā)展，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的效果初步顯現(xiàn)。文書檔案是檔案中數(shù)量最多的一種，在檔案管理中具有較為重要的地位，如何進(jìn)一步發(fā)展文書檔案信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)檔案管理具有重要意義。

一、文書檔案信息化管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案管理因地域限制、空間限制給查閱帶來許多不便，尤其是文書檔案，使用的頻率較高、查閱人員較多，因此可能會(huì)產(chǎn)生一些矛盾，導(dǎo)致檔案管理的時(shí)效性不強(qiáng)。而提出檔案信息化建設(shè)就是為了能夠改善檔案管理效率。檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理過程中運(yùn)用信息技術(shù)、確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化服務(wù)。信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它不能簡(jiǎn)單地等同于檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，而是利用網(wǎng)絡(luò)建立更為寬泛的運(yùn)用平臺(tái)使檔案以不同形式發(fā)揮作用，同時(shí)，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)更新迅速，文書檔案的信息化管理還要不斷更新觀念、優(yōu)化工作流程和工作方法，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化的規(guī)范建設(shè)、科學(xué)推進(jìn)。

在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的情況下，信息成為社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的資源和財(cái)富，信息化是最便捷的管理形式，我國(guó)文書檔案管理信息化程度低，信息化管理起步晚，基本上還處于半手工管理的階段，檔案查閱者還需要親自到檔案管理部門進(jìn)行查閱，缺乏時(shí)效性，降低了檔案利用效率，直接導(dǎo)致了檔案資料中蘊(yùn)藏的豐富信息資源無法得到充分挖掘和利用，文書檔案的創(chuàng)新服務(wù)工作也不能完全滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)日益增長(zhǎng)的需要。

二、促進(jìn)文書檔案信息化管理的意義

首先，信息化是文書檔案高效利用的基本前提和科學(xué)保障。一般來說，文書檔案存檔入庫(kù)就成為一種相對(duì)靜止的狀態(tài)。只有將其有效利用起來，才能使靜止的檔案動(dòng)起來，發(fā)揮應(yīng)有的作用。可以通過一定的信息技術(shù)手段，將文書檔案中相關(guān)信息輸入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，用戶可通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查閱，進(jìn)而開發(fā)出這些信息當(dāng)中所存在的巨大價(jià)值，形成價(jià)值的增值。其次，文書檔案信息化管理也是為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的廣泛深入，各行各業(yè)都在不同程度地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，文書檔案作為各行各業(yè)建設(shè)的資料提供方自然也需要進(jìn)行信息接軌，以利于各方工作的順利開展。最后，文書檔案信息化是科學(xué)管理的必然需要。促進(jìn)文書檔案的信息化建設(shè)能促進(jìn)整體檔案管理規(guī)范化、高效化，利于檔案管理。

三、加快文書檔案信息化管理的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)。檔案工作具有系統(tǒng)性、連續(xù)性，因此，多數(shù)單位的檔案管理人員具有多年的工作經(jīng)驗(yàn)，但也正是如此，一些基層檔案工作者存在著因循守舊觀念，認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理才是檔案管理最好的模式，沒有認(rèn)識(shí)到信息化可以為文書檔案管理帶來便捷和高效。因此，要加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)的宣傳，提高檔案工作者的信息化意識(shí)。

（二）加快軟硬件建設(shè)，搭建信息化管理的平臺(tái)。加大文書檔案管理的資金投入力度，及時(shí)配備檔案信息化管理所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，安裝相關(guān)檔案管理軟件，以提供檔案查詢平臺(tái)。通常情況下，文書檔案管理部門都是全額撥款的單位，加快檔案信息化建設(shè)就必須有財(cái)政方面的支持，因此，相關(guān)管理部門應(yīng)提高意識(shí)，加大對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的投入，保證文書檔案信息化建設(shè)的順利開展，為管理提供更多更有效的利用途徑。

（三）規(guī)范檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案信息化管理之后，必然帶來安全問題，因此，要明確相關(guān)責(zé)任，確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，要從實(shí)際情況出發(fā)構(gòu)建起規(guī)范的文書檔案信息化管理機(jī)制。首先，構(gòu)建起全文書檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程以及技術(shù)規(guī)范，對(duì)電子檔案工作環(huán)節(jié)以及步驟進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化。其次，必須要制定出相對(duì)應(yīng)的安全保障措施，為檔案運(yùn)行提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保電子檔案的完整性以及安全性。最后，要對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。規(guī)范化是檔案信息化管理的重要保證和運(yùn)行基礎(chǔ)，因此應(yīng)建立統(tǒng)一的文書檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源的規(guī)范管理，保障資源共享的實(shí)現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。當(dāng)前，許多大學(xué)開設(shè)了檔案學(xué)專業(yè)，為檔案管理提供了專業(yè)人才，檔案信息化管理更要善于開發(fā)利用這樣的專門人才，充實(shí)檔案管理的隊(duì)伍。同時(shí)，對(duì)于現(xiàn)有檔案管理人才隊(duì)伍要加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。這就要求檔案管理人員在現(xiàn)有檔案知識(shí)儲(chǔ)備的基礎(chǔ)上對(duì)電子文件的特征和電子檔案的特征進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。

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