高校檔案發(fā)揮教學(xué)科研功能的意義和策略

張海軒

【摘要】高校日常工作主要是圍繞教學(xué)與科研兩方面開展的。怎樣做好高校教學(xué)與科研工作是高校檔案管理工作的首要工作之一。文章主要就高校檔案服務(wù)教學(xué)科研功能的強(qiáng)化進(jìn)行了分析與研究。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;科研任務(wù);教學(xué)探究

一、提升檔案開放利用的能力

為了創(chuàng)造出良好的檔案開放和利用氛圍，高校必須在開展檔案管理工作的過程中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，調(diào)整檔案管理的決策，為檔案管理的開放與利用提供全面的政策、資金、環(huán)境、設(shè)備以及人員支持，確保檔案開放與利用工作的順利開展。這就要求高校在制定檔案統(tǒng)一管理制度的過程中，必須嚴(yán)格按照三納入、四同步管理模式的要求開展檔案管理工作。這里所說的三納入指的是將檔案管理工作納入到高校科研管理工作中，將其作為科研人員的日常工作內(nèi)容。而四同步則指的是科研任務(wù)與科研文件的歸檔同步進(jìn)行，科研計(jì)劃的進(jìn)度檢查與科研文件材料的形成檢查同步進(jìn)行，科研成果的驗(yàn)收、鑒定與檔案資料的驗(yàn)收同步進(jìn)行，科研成果的獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)審與檔案部門的考核歸檔同步進(jìn)行。只有建立規(guī)范化、智能化的高效檔案管理服務(wù)機(jī)制，才能在徹底改變高校以往的重教學(xué)輕科研發(fā)展模式的同時(shí)，促進(jìn)檔案開放與利用效率的全面提升。

二、進(jìn)一步豐富和優(yōu)化檔案信息資源

高校檔案數(shù)量和質(zhì)量是否保持統(tǒng)一，是確保檔案開放利用工作順利開展的重要因素。假如高校檔案信息資源出現(xiàn)了不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象，那么即便是再現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備也無法為檔案的開放和利用提供檔案信息資源。這就要求高校科研部門必須下大力氣研究解決這一問題的措施。首先，檔案管理事前控制制度的實(shí)施。高校檔案管理部門必須采取常態(tài)化、規(guī)范化的方式，將需要及時(shí)歸檔的論文、課題、記錄、音像、手稿、專著等檔案信息資源收集起來，才能確保檔案管理的統(tǒng)一性、完整性以及準(zhǔn)確性，為檔案信息資源的開放和利用做好充分的準(zhǔn)備。其次，全方位檔案鑒定機(jī)制的建立。檔案工作人員在收集相關(guān)檔案信息的過程中，必須詳細(xì)的按照檔案信息的來源、意義、科技水平、經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益、歷史價(jià)值等標(biāo)準(zhǔn)和要求，鑒定、評(píng)估、審查相關(guān)檔案信息資料，才能確保檔案信息的精確度，避免因?yàn)闄n案信息資料審查評(píng)估不嚴(yán)格，而影響到后期檔案信息資源的開放與利用。

三、加大對(duì)檔案開放利用的宣傳力度

高校在利用檔案信息資源的過程中，不能只局限于極少數(shù)專家學(xué)者的特權(quán)，而是應(yīng)該盡可能減少檔案信息資料開放和利用的限制，為公眾基礎(chǔ)和利用檔案資源提供便利，才能真正實(shí)現(xiàn)促進(jìn)高校檔案信息資源社會(huì)影響力不斷擴(kuò)大的目的。而高校檔案信息資源開放利用的宣傳則應(yīng)該從以下幾方面著手：1.通過印發(fā)高校科研檔案檢索目錄、內(nèi)容介紹、專題推薦等宣傳品的方式，引導(dǎo)和幫助師生群眾根據(jù)自身的需求快速準(zhǔn)確尋找符合自己要求的檔案信息資源，激發(fā)出師生群眾利用檔案信息資源的興趣。2.檔案信息資源網(wǎng)上展覽推介服務(wù)的開展，通過在網(wǎng)上發(fā)布共享檔案資源信息的方式，為檔案資源使用者提供便利。3.檔案陳列與展覽服務(wù)活動(dòng)的開展。通過在校史館展出教師與學(xué)生科研成果，科研項(xiàng)目申報(bào)情況、重點(diǎn)課題攻關(guān)的介紹等活動(dòng)，促進(jìn)社會(huì)公眾對(duì)高校檔案信息資源的關(guān)注度。4.不定期舉辦高校科研檔案學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、座談會(huì)以及信息發(fā)布會(huì)，積極進(jìn)行高校檔案信息資源的宣傳，加深社會(huì)公眾對(duì)高校檔案信息資源開放利用的認(rèn)識(shí)。5.嚴(yán)格按照科研服務(wù)于教學(xué)的要求，通過在檔案館內(nèi)設(shè)立學(xué)生教育工作項(xiàng)目的方式，向?qū)W生開展檔案開放利用的教育，促進(jìn)高校學(xué)生檔案信息資源利用自覺性的不斷提升。

四、建立檔案規(guī)范化開放利用機(jī)制

高校檔案信息資源的開放利用，必須嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。只有建立完善且合理的檔案開放利用制度，才能確保檔案開放利用的健康有序進(jìn)行。所有檔案信息資源利用者在利用檔案信息資源的過程中，必須出示有效的證件，辦理相關(guān)登記手續(xù)，同時(shí)嚴(yán)格遵守檔案館的規(guī)章制度，在進(jìn)入館內(nèi)和閱覽室時(shí)應(yīng)該保持安靜，避免影響到其他檔案利用者查詢檔案信息資源。另外，檔案利用者可以在閱覽室瀏覽檔案信息的原件或者副本，還可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)信息的瀏覽。如果是在閱覽室內(nèi)瀏覽原件或者副本的話，切忌不能隨意在檔案上涂改、勾畫、損壞，更不能在沒有經(jīng)過允許的情況下私自將檔案帶出檔案館。如果檔案利用者需要復(fù)制檔案的話，必須提交檔案復(fù)制申請(qǐng)，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印、掃描或者下載。

五、結(jié)束語

總之，高校檔案的開放利用，已經(jīng)成為了高校教育教學(xué)工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何將檔案開放利用工作落到實(shí)處，是評(píng)價(jià)高校檔案管理工作的重要指標(biāo)。所以，高校檔案管理人員必須在加強(qiáng)檔案資源內(nèi)容豐富與優(yōu)化的基礎(chǔ)上，通過建立檔案信息資源共享平臺(tái)的方式，拓展高校檔案信息資源開放利用的空間，才能將高校檔案信息資源的服務(wù)功能最大限度發(fā)揮出來。

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