基于檔案管理員檔案管理工作的現狀及對策研究

劉波

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-107-02

摘 要 現如今，檔案管理在我國社會發展中占據著重要的單位，作為記載個人或者團體發展的歷史載體，對于人才的開發以及人才的科學利用都具有很重要的意義。隨著我國信息技術的不斷進步，在新的形勢下傳統的檔案管理方法已經不能夠滿足社會生產的發展需要，為了能夠更好的與現代化社會的發展完美結合，更好的適應現代化社會的科學管理水平，我們必須要提高對檔案的管理水平。因此，建設好檔案信息管理，提升檔案管理的規范化就顯得格外重要了。本文對于日常單位的檔案管理中出現的問題進行分析，并針對相關管理條例的策略進行探討。

關鍵詞 檔案管理 工作現狀 對策研究

一、完善檔案管理建設的必要性

（一）我國信息化管理工作的迫切需要

隨著我國經濟的迅速發展，信息資源已經發展成為人類經濟社會建設的一項重要資源，信息資源的的發展離不開檔案資料的記載。檔案作為記載各項信息發展的歷史載體更是得到人們的廣泛關注與重視。尤其是近幾年來信息資源管理在社會發展中的重要作用凸顯，再加上現代社會中信息技術突飛猛進的發展，各個單位由于信息化的建設加強，對于檔案管理的規范化要求也隨之提升，所以對檔案進行信息化管理是當今社會發展提出迫切的要求。

（二）提高工作效率和工作質量

檔案管理記載了各項資料的歷史載體，必然會有大量的信息不斷更新，我們對檔案管理進行信息化建設不僅可以提升對于檔案信息管理的速度，而且對于一些新舊更替的信息還可以進行及時的更新補充，將更新后的實時信息與大家共享，成為共享資源。通過對檔案管理的信息化建設可以在一定程度上消除傳統紙質工作的繁瑣流程，對于檔案管理的工作人員來說減少了很大的勞動量，可以預留出更多的時間進行業務知識補充，對于個人的發展來說也是有一定的輔助作用的。信息數據庫上有關于員工和干部的最新考核信息，對于提升工作效率以及提升員工的工作質量有很大的幫助，因為通過這些電子信息的瀏覽就能夠篩選出最有價值的信息，且各項信息不斷更新，時效性不斷增強。

（三）創建和諧勞動關系的重要手段

檔案的管理過程中，需要不斷增加一些新的信息，檔案信息就是在不斷地查詢、整理和修改中完善的。我們對檔案管理進行信息化的建設后，所有的操作流程均利用計算機信息技術進行，這樣一來可以有效地避免相關人員對檔案信息的修改，更是避免了對原始檔案的破壞。所以檔案信息化建設管理不僅可以使得信息保持一定的完整性更重要的是保證了原始檔案的權威性與客觀性。

二、加強檔案管理工作的建設策略

（一）加強信息化建設的指導思想

如今人們對于信息化的建設越來越重視。我們在加強檔案的信息化建設水平時主要的建設管理目的是要加強檔案的管理水平利用各項計算機軟件系統，不斷地對信息化的建設進行開發和利用，從而才能夠體現動態性、即時性和快捷性，不斷提高檔案管理水平。因此，為了能夠提升信息化建設的管理水平必須要不斷加強檔案管理的科學指導思想。首先，檔案信息的管理人員必須要堅持以人為本的統籌管理思想，從全局出發，統籌兼顧，對于各項檔案的管理必須要安排專門工作人員對接，對于重要的檔案信息還有加強管理的規范性。其次，在對檔案進行信息化管理的過程中要從實際出發，對各項檔案信息進行細致綜合分析，將相關檔案放在一起綜合管理。

（二）實現一體化管理

檔案管理實現信息化的管理過程，要重視對其過程的管理和監控，檔案管理是歷經時間比較久的一項工作，確保檔案信息的完整性是對氣管里的基本前提。所以在這一過程中我們務必要對整個檔案信息管理的過程實現一體化，現如今，在信息技術的發展趨勢下，檔案管理方式也發生很大的變化，由原來紙質版的分項記錄逐漸發展為信息技術一體化的管理，一體化的檔案管理可以減少很多檔案處理的誤差，例如檔案歸檔管理、檔案調出等系列流程。

（三）加大對檔案管理信息化軟件的研發力度

檔案管理信息化建設需要一定的信息化操作平臺，只空談而不行動是不現實的，這就要求檔案管理人員和科技人員加大對檔案管理信息化軟件的研發，加快各類操作系統的更新和升級，在此基礎上，應建立一套完整的檔案信息數據管理系統。對于檔案數據管理系統的建立，必須考慮檔案管理工作的具體需求，系統必須具有代碼和格式管理功能、維護功能、查詢功能、傳輸功能、交換功能、處理功能等。在檔案信息化管理中，信息數據庫集合了相關檔案的全部數據，這些數據需要重復使用，因此，必須將信息數據庫建設作為檔案管理信息化建設的核心，尤其是信息技術發展速度不斷提升，對于數據管理以及各項信息的更新都在不斷提升，尤其是實現了檔案信息化管理后在電子信息時代隨時可能會有黑客的入侵，所以我們加強信息信息管理軟件的研發力度勢在必行。

三、中醫藥檔案管理的特點

（一）復雜性

中醫藥檔案的管理相比其他單位的檔案管理更加復雜，我國目前關于中醫藥方面得檔案都涉及一些保密計劃，對于一些關鍵的技術操作或者專業的技術配方都要進行特殊保護。我國現在有很大一部分中醫藥項目其關鍵技術以及專業配方都沒有進行公開，這也就說明我們在對這些檔案進行管理時難度增加許多。還有一些中醫藥在藥性研究以及創新方面不斷發展，比如：提取方法、古法炮制以及給藥劑量等。這些方面的相關記載以及檔案管理均有科研人員仔細歸檔立卷管理。

（二）連續性

中醫藥項目具有完整連續性，包括審批、研究、分析等各個階段。在這漫長的審批過程中個別項目還會存在跨年度周期長的情況。這種情況下對于中醫藥項目的管理就更具復雜性了。例如，我國在2014年的時候投資建立16個國家重點的中醫藥科研研究站，這項中醫藥項目就歷時3年。我們在對這項中醫藥項目進行檔案管理的時候，針對其連續性這一特性將各個時期的科研調查工作以及相關工作時期的勘察、基建工作進行統一同步管理。需要保證每個階段投入的生產使用以及各個階段中醫藥的投入都有完整的記錄，為日后某個環節出現錯誤的時候提供查詢的依據，使其變得更加規范。做到各時期檔案工作與科研、設計、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建設項目，應放在針對建設項目的第一年歸檔。本年度作下年度的項目計劃、預算應放在針對的下年度歸檔。

四、醫院文書檔案整理的完善方案

（一）檔案收集要完整

醫院的工作繁雜且重要，醫院里的各項檔案更是有非常重要的作用，檔案管理員對于檔案的管理必須要予以高度的重視。首先，檔案信息管理員要對自己所管理的檔案信息有一定的了解相關主業知識需及時補充，其次每項檔案的調轉或者查閱及時追蹤去向并在規定時間內將檔案收回。最后，作為檔案管理員要定時對自己管理的檔案信息進行檢查，檔案資料繁雜，各項資料是在不斷積累的過程中建立的。所以，定期檢查檔案信息的完整性，對于醫院內檔案信息管理更是具有重要的意義。

（二）注重信息技術的融入

現如今信息化技術的不斷改進，在醫院的檔案管理系統中我們改變以往那種傳統紙質版的檔案管理，多引進一些管理軟件，將醫院的檔案票據通過軟件系統進行管理。我們要對檔案票據管理進行信息化改革，目前HIS 與MIS軟件應用最多，將各類檔案信息電子錄入、電子查詢。同時可以減少工作中出現的相關問題，既可以提升工作的規范化，又可以防止在處理工作中檔案人員對票據的篡改、丟失等。此外我們將信息技術引進檔案系統，對于醫院后期的經營管理以及上級領導審查工作都有極大的幫助。對于醫院檔案的透明化也提供了更加便利的條件。

（三）加強專業人才培訓

檔案的管理直接關系到醫院檔案系統的正常運行，因此對于相關檔案據的管理人員的選擇，我們必須任用專門人士，相關檔案管理的從業人員必須要有一定的相關專業知識水平，對于這些檔案人員要實行定期的專業技能培訓，在工作的同時，定期對他們進行理論知識培訓增強他們的思想道德覺悟，這樣才能力與綜合素質的不斷提升。

（四）提升中醫藥處方檔案管理

具體來說，在中醫的角度來看，開處方是很重要的一項操作，中醫上保留處方檔案具體也有很多作用。比如以來是可以給病人提供相應的憑證，中醫抓藥會有好多藥材糅合在一起，并且每一個處方用藥的計量也非常有講究，所以中醫的處方除了記載相應的藥材名外還要備注相應的用藥劑量。在日后消費者有不良反應的時候中醫可以及時查閱檔案，找到原因解決問題。更有伸甚者在日后消費者服用中藥產生問題時，中醫的處方當當病逝消費者維權的重要證據。再次，中醫藥處方檔案管理的提升也可以為醫生總結一些經驗，老中醫將自己醫生研究的抓藥用藥經驗記載下來，可以作為后人借鑒的重要參考。

五、結語

隨著社會經濟水平的提高，對人才的標準要求也越來越高，檔案管理的作用越來越突出，因此，利用現代化科技和信息技術加強檔案管理信息化建設是社會和時代發展的必然趨勢，是實現檔案管理安全性、加快檔案信息更新速度、提高資源利用率的要求，也是構建和諧勞動關系、提升人力資源管理水平的必要途徑。所以，必須做好檔案管理信息化建設，只有這樣才能使管理主體更好服務于現代社會的發展。

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