高職院校辦公室行政管理的功能定位及實踐

李麗波

【摘要】隨著新課程改革的不斷推進，高職院校在行政管理工作中應用系統工程方法，以提高行政管理效率，最終為高職院校發展起到基礎鋪墊作用，縮小與高水平院校間的距離。文章在介紹高職院校辦公室行政管理職能、分析功能定位的基礎上，結合行政管理情況提出了有效的實踐措施。

【關鍵詞】高職院校;辦公室;行政管理;功能定位;實踐策略

在社會發展的同時，高職院校規模也相應擴大，辦公室管理工作任務隨之增多。為提高辦公室行政管理效率，完善行政管理體制，務必做好辦公室日常事務管理工作。辦公室行政管理的功能定位準確化，有利于推動教學工作順利進行，并且日常工作也能高效完成，確保辦公室行政管理優勢全面發揮，加快高水平專業建設速度。該論題的現實意義較顯著，能為辦公室事務管理工作提供借鑒。

一、 高職院校辦公室行政管理職能

（一）參謀職能

高職院校辦公室參謀職能既體現在黨政部門，又體現在日常工作中。在黨政部門制定、實施決策前，辦公室發揮參謀作用，為其提供相關資料，并實地調查，以便為決策制定做足充分準備，最終提高決策合理性以及執行力度。參謀職能的服務優勢具體體現在教育工作、科研工作中，辦公室根據具體情況與各方取得聯系，并將各方意見反饋給部門領導，以便為決策制定、決策執行提供正確方向[1]。

（二）綜合管理職能

辦公室作為綜合辦事機構，與高職院校其他機構存在差異。辦公室與黨政部門積極配合，協作完成人事管理、財務管理、檔案管理等任務，對于訪客接待、公文擬定等工作辦公室承擔重要職責。辦公室與職能部門及時溝通，持續聯系，為學校良好形象宣傳、公關工作推進貢獻重要力量。

（三）溝通協調職能

辦公室在高職院校中發揮橋梁作用，它作為學校與學院間聯系的載體，為協調職能實踐提供了條件。在日常工作中，學院與學校間存在些許矛盾，或者各部門意見不統一現象通常存在。此時，辦公室應承擔起溝通職責，在合理分配職能的基礎上，確保問題在短時間內得到解決，以免影響教學工作以及科研工作的順利開展。部門領導間也會存在意見不統一、協商不一致等現象，辦公室在處理復雜部門領導關系時，應在兼顧學校利益的前提下，盡可能為部門領導提供溝通機會，確保問題及時化解，此時應注意溝通協調職能運用的及時性和合理性。

（四）協查督辦職能

辦公室行政管理人員應對現階段工作內容全面了解，并從高職院校全局角度出發，動態掌握工作任務進展，盡可能提高工作質量。行政管理人員一旦發現工作行為延遲、執行工作不到位等現象，就應及時督促。并如實向上級領導反映情況，以報告總結的形式進行匯報，進而使領導能夠根據實際情況制定管理決策。

二、高職院校辦公室行政管理功能定位分析

（一）對外功能定位

對外功能定位主要體現在兩方面。第一方面即聯系教學部門與非教學部門的功能。準確定位這一功能，能夠實現社會資源的有效配置，并加強部門間的聯系和溝通，同時，完善信息交流機制，最終促進部門工作任務順利完成。辦公室聯系教學部門與非教學部門，能夠充實行政管理內容，并為管理實踐提供方向，細化行政管理目標，將行政管理工作任務具體落實。第二方面即聯系上級部門的功能。行政管理人員在參照高職院校課層管理制度的基礎上，將上傳下達的功能優勢全面發揮出來。其中，上傳功能指的是，全面搜集民意，并拓寬民意傳輸渠道，及時傳遞民意訴求;下達功能指的是，確保部門領導者提出的內容落實于下屬部門，最終完成信息傳遞任務。辦公室處理好與上級部門間的關系，能夠大大提高行政管理效率，取得良好的行政管理效果，增強功能定位準確性。

（二）對內功能定位

辦公室對內行政聯系具體體現在貫徹上級文件精神，組織教職工代表大會，落實績效考核和協調管理相關事項。對于績效考核，行政管理人員以及教務工作者實施坐班制度，不僅能夠集中工作人員精力，而且能減輕管理人員壓力，確保績效考核工作公平化推進，最終得出的績效考核結果能為行政管理方案調整、教學計劃變動提供依據。在此期間，行政管理人員能夠提高對所從事工作的認知，并強化工作責任感。績效考核工作范圍適當放寬，以加強對被考核人員的了解，最終得到客觀的、真實的考核結果。對于內部事項協調，高職院校應與時俱進地創新績效工資制度，逐步深化績效工資改革，以調動教職工工作積極性，確保教職工保持積極樂觀的工作態度。內部事項協調應根據民意以及內部訴求制定管理方案，將文件精神全面貫徹，同時，其他事項協助工作也應同步開展，以加強辦公室與內部成員間的聯系，增強對內功能定位的合理性和有效性[2]。

三、高職院校辦公室行政管理實踐有效對策

（一）創新辦公室行政管理方式

高職院校辦公室創新行政管理方式，符合高職院校管理體制改革需要，通過拓展服務對象，豐富服務內容，提高服務要求來加強行政管理，對教學方式調整、行政管理行為規范有積極影響。在這一過程中，辦公室行政管理人員應全面了解師生需求，并根據需求制訂合理的管理計劃，確保行政管理工作細致化完成。在此期間，行政管理人員務必強化責任意識，增強工作責任感，為高職院校師生提供優質服務。

（二）創新辦公室行政管理理念

在開展辦公室行政管理工作時，要與時俱進地為管理人員傳遞新知識，盡可能豐富管理人員工作經驗，充分彰顯新管理理念在管理實踐中的價值。創新管理理念是實現理論知識共享、實踐管理經驗交流，最終能夠提高管理者隨機應變能力，取得行政管理的最佳效果，達到高水平院校建設標準。高職院校學生能夠客觀認識辦公室管理工作，并積極主動地配合管理工作，為行政管理提出合理建議，盡可能發揮辦公室行政管理作用。

（三）提高辦公室行政管理工作重視程度

現如今，高職院校的發展如火如荼，這離不開辦公室工作的協助。因此，高職院校領導者與管理者應高度關注辦公室工作，客觀認識行政管理環節在學校發展中的助推力，細分高水平專業建設目標。辦公室工作任務繁重，工作人員在工作崗位中能夠得到鍛煉和提升。為調動工作人員積極性，高職院校應完善考核制度并將考核結果與升職空間、工資待遇、職稱評定等內容緊密聯系，最終優化辦公室行政管理質量。

（四）合理分配辦公室行政管理人員職責

辦公室具備參謀職能和協調溝通職能。目前，高職院校辦公室工作處于被動狀態，這對行政管理行為約束、教育科研工作有序推進起到了制約作用，不利于優化辦公室服務質量。為高效處理形式化管理、監督力度薄弱等問題，務必明確辦公室行政管理人員職責，將一人一責制度具體落實。管理人員明確工作職責后，能夠循序漸進提升業務能力，為學校發展貢獻個人力量。并且行政管理員工間能夠互相幫助，為解決行政管理問題有效對策。責任明確后，能夠減少責任推卸現象，從整體上提高行政管理工作效率，加快高職院校辦學進程。此外，合理設置辦公室內部機構，以便為員工職責劃分提供支持，這既能加強辦公室人員管理，又能優化內部機構，為行政管理工作順利推進做足充分準備。

（五）完善辦公室行政管理制度

高職院校結合辦公室工作情況制定相關制度，以便為行政管理工作提供可靠的制度保障，進而使辦公室工作能夠有序化、規范化推進。在開展行政管理工作的過程中，規章制度逐漸細化，既能規范行政管理流程，又能提高行政管理工作效率，對高職院校有序創辦、良性發展有積極影響。為增強辦公室行政管理制度可行性，院校應在制度改進與執行過程中，全面借鑒師生以及管理人員的意見，充分發揮規章制度實效性，確保辦公室工作任務及時完成。此外，擴大規章制度宣傳范圍，進而使行政管理人員以及師生能夠按照制度要求約束自身行為，這對今后行政管理制度改進能夠起到良好的鋪墊作用，真正滿足辦公室工作有章可循的需要。

（六）提高辦公室行政管理人員素質

高職院校應定期為辦公室員工組織系統化培訓，培訓期間更新理論知識，并傳授行政管理技能，促使辦公室人員專業素養逐步提升，使辦公室人員能夠為學校發展提供優質服務，實現辦公室精細化管理目的。辦公室人員業余時間應注重提升自我修養，積極主動參加行政管理活動，豐富行政管理經驗，拓展行政管理問題處理思路，在短時間內完成管理實踐目標。

除了上述幾種措施外，高職院校辦公室行政管理人員還應樹立團隊合作觀念，在協調合作的基礎上解決行政管理問題，在此期間，辦公室人員能夠取長補短，真正提升行政管理能力。這對辦公室工作環境創設、辦公室人員工作壓力緩解有促進作用。

四、結束語

綜上所述，高職院校正處于改革的重要階段，為加快改革進程，取得高職院校高水平專業建設的良好效果，具體落實素質教育理念，辦公室行政管理工作務必增強功能定位的準確性，通過發揮辦公室作用，加強辦公室部門與其他部門間的聯系，為高職院校發展提供動力支持。本文通過創新辦公室行政管理方式，改進管理理念，提高工作重視程度，合理分配管理職責，完善管理制度，提高管理人員素質等措施強化辦公室職能，對優秀人才培養、社會持續發展有積極作用。因此，高職院校辦公室工作人員應以此為借鑒，探索行政管理實踐的有效措施。

【參考文獻】

[1]魯倩.如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作[J].辦公室業務，2018（20）：9.

[2]趙珺.新形勢下高職院校辦公室行政管理工作探析[J].教育教學論壇，2016（48）：12-13.