新時(shí)期如何做好教師干部人事檔案管理工作

梁曉玲

摘 要：近年來(lái)，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，高校對(duì)于教師干部的人事檔案管理工作越來(lái)越重視。建立健全教師干部檔案管理制度，是檔案管理專業(yè)化和程序化的要求，也是落實(shí)國(guó)家“雙一流”政策的具體步驟。我國(guó)教師干部檔案的類型和管理流程已經(jīng)相對(duì)成熟，但還存在一些問(wèn)題，本文主要從當(dāng)前我國(guó)教師人事干部檔案管理體系出現(xiàn)的問(wèn)題入手，并積極尋找解決策略，以期能夠在加強(qiáng)高校檔案科學(xué)保存的同時(shí)，推動(dòng)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 教師干部 人事檔案管理

一、教師干部人事檔案管理體系出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

雖然國(guó)家已經(jīng)發(fā)布了關(guān)于高校干部檔案管理的工作條例，但由于缺乏統(tǒng)一詳細(xì)的管理標(biāo)準(zhǔn)，各高校在開(kāi)展管理工作時(shí)，仍然會(huì)依據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況來(lái)制定管理方案，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)教師干部人事檔案移交困難的局面出現(xiàn)，由于人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，使人事檔案在交接的過(guò)程中出現(xiàn)大量的遺失現(xiàn)象。

（二）工作業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高，缺乏專業(yè)性人才

目前，大部分高校并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，所以管理人員通常由學(xué)校的教務(wù)長(zhǎng)兼職。干部人事檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)且工作內(nèi)容較為繁瑣的管理活動(dòng)，需要具備專業(yè)素養(yǎng)以及管理能力較強(qiáng)的高素質(zhì)人才，才能在保證管理工作順利開(kāi)展的情況下，有效地提升工作效率。一方面兼職管理人員，管理業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高，無(wú)法適應(yīng)繁瑣的工作內(nèi)容，在巨大的壓力下有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失的情況。另一方面，由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，兼職管理人員無(wú)法快速有效得對(duì)檔案信息進(jìn)行采集，不僅使工作效率下降，也使檔案資料存放出現(xiàn)不及時(shí)和不規(guī)則的現(xiàn)象。總體而言，高校教師干部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，不僅使檔案管理工作效率得不到有效提升，也會(huì)對(duì)管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生負(fù)面影響。

（三）信息資源得不到有效利用

人事檔案管理工作的有效開(kāi)展，能夠極大地提高高校的信息資源利用率，現(xiàn)實(shí)情況下由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，若是僅為保存數(shù)據(jù)信息而建立檔案，文件也會(huì)受到一定程度的查閱限制，因此許多檔案的查閱都受到阻礙。例如某次高校干部培訓(xùn)，將教師干部人事檔案的資料均轉(zhuǎn)化為電子信息檔案進(jìn)行錄入，然后與課程講授視頻、學(xué)生學(xué)習(xí)成果以及執(zhí)教經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等內(nèi)容一同上傳，供各個(gè)教師干部查閱。這種做法看似使檔案信息資源得到極大程度的利用，但實(shí)際情況是由于上述活動(dòng)正是信息編制的初期，因此對(duì)各種數(shù)據(jù)信息資料的利用仍然沒(méi)有發(fā)揮其作用，所以不少干部教師除了能夠用賬戶及密碼登錄自己的檔案界面，以搜尋個(gè)人訓(xùn)練檔案資料外，現(xiàn)實(shí)仍處于匯編檔案資料的階段。不僅無(wú)法準(zhǔn)確地搜索到自己所需要的檔案數(shù)據(jù)，高校的人事檔案管理人員也只能少范圍地搜索到本校教師相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，不僅使檔案文件的使用范圍得不到擴(kuò)大，信息資源的利用率也隨之降低。[1]

二、做好檔案管理工作的具體措施

（一）建立健全教師干部檔案管理制度

檔案管理工作作為保證高校其他管理活動(dòng)順利開(kāi)展的重要保證，各大高校需要充分意識(shí)到檔案管理活動(dòng)的重要性，積極建立健全教師干部檔案管理制度，并定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，使教職人員師通過(guò)宣傳能夠意識(shí)到開(kāi)展檔案管理工作的重要意義，熟知各個(gè)教學(xué)工作檔案的存檔范圍，并通過(guò)對(duì)其文件存檔意識(shí)的樹(shù)立，在促進(jìn)管理工作順利開(kāi)展中獲得教職人員的關(guān)注和支持。同時(shí)，學(xué)校也需要建立相應(yīng)的檔案管理獎(jiǎng)懲制度，保證檔案管理工作能夠有效的落實(shí)與開(kāi)展，對(duì)不符合存檔要求、沒(méi)有樹(shù)立正確存檔意識(shí)的職工教師進(jìn)行批評(píng)教育，對(duì)符合檔案管理工作要求的教師給予一定的支持和鼓勵(lì)，使檔案管理意識(shí)能夠真正地深入到各個(gè)教職人員的內(nèi)心深處。[2]

（二）培養(yǎng)具有專業(yè)素質(zhì)的管理人才

檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，不僅工作量繁重而且需要具備較高專業(yè)素質(zhì)以及管理水平的人才，才能推動(dòng)管理工作的順利開(kāi)展，因此，工作人員的管理能力不僅會(huì)對(duì)工作效率的高低產(chǎn)生直接影響，同時(shí)也是決定工作質(zhì)量的直接因素。所以有能力的高校可以聘請(qǐng)高校檔案管理人員，在高校建立起一支高素質(zhì)、高素養(yǎng)以及高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并通過(guò)對(duì)專業(yè)素養(yǎng)管理人才的培養(yǎng)，促進(jìn)管理工作的順利開(kāi)展。另外，各大高校也可以定期舉辦交流會(huì)，使各學(xué)校的管理人員可以學(xué)習(xí)干部檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

（三）重視管理工作的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理工作因其系統(tǒng)性與存儲(chǔ)性質(zhì)的特點(diǎn)，不僅工作量巨大，而且人工的檔案錄入與查找也嚴(yán)重影響了檔案信息的使用效率。因此各大高校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作信息化的建設(shè)，采用電子信息檔案的錄入方式改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。通過(guò)信息化的建設(shè)，不僅能夠極大地節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，容納更多的檔案信息，也在智能化的查閱方式中極大地提高工作效率。同時(shí)各大高校也可以建立信息化的數(shù)字檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校之間的數(shù)據(jù)信息共享與整合，從而在提高資源利用率的同時(shí)，促進(jìn)人事檔案管理工作未來(lái)的蓬勃發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)最寶貴的資源是什么？答案自然是信息資源。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息就是財(cái)富，教師和干部人事檔案中的信息是教育最寶貴的資產(chǎn)之一。筆者主要通過(guò)教師干部人事檔案管理體系的現(xiàn)狀，從健全制度、人才培養(yǎng)以及信息化建設(shè)三個(gè)方面尋找有效開(kāi)展檔案管理工作的具體途徑，以期能夠給其他研究者提供一些依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]洪樹(shù)瓊.關(guān)于教師人事檔案管理的若干建議[J].長(zhǎng)江叢刊，2018，3（22）：135.

[2]楊發(fā)章，趙建輝.淺談如何做好教師干部人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù).2018.3（13）：154—155.