關于新時期人事檔案管理信息化建設探析1

王冬瑩

摘 要：在目前的現狀下，人事檔案管理工作已經受到很多單位重視，而相應的檔案管理方式也表現為多樣化。與原有的檔案管理手段相比，建立在信息化手段基礎上的人事檔案管理模式具有簡化管理流程以及節省管理資源的效果，并且還能保證各類檔案信息與檔案數據的完整性。面對當前的全新形勢，企事業單位亟待引進信息化手段用于推行人事檔案管理，確保做到有效結合信息化建設以及人事檔案管理的日常工作。

關鍵詞：新時期；人事檔案管理；信息化建設

信息化手段與人事檔案管理的全面結合有助于共享人事檔案信息，通過資源共享的方式來提升檔案管理的綜合效果[1]。面對信息化建設的基本趨勢，各個行業都要做到將信息化手段貫穿于目前的檔案管理中，進而確保達到最佳的檔案管理成效。在此前提下，目前關于轉變人事檔案的傳統管理模式就是要做到靈活運用多種信息化措施，確保在符合檔案真實性與完整性的同時簡化檔案管理的方式與流程。

1 人事檔案管理與信息化建設全面結合的重要意義

首先是轉變單位管理人事檔案的措施與方式。關于管理人事檔案如果局限于人工管理方式，則會浪費較多的檔案管理時間。并且，管理檔案的專門負責人員還會面對繁雜的檔案管理程序[2]。但是與之相比，信息化手段與管理檔案事務如果能有效結合，那么有利于實現最佳的檔案管理效果。這是由于，信息化手段在根本上轉變了人工管理檔案的思路與方式，從而將信息化手段貫穿在管理人事檔案的整個過程中[3]。

其次是共享人事檔案信息。信息化建設與單位檔案管理領域的有效結合意味著共享珍貴的人事檔案資源，通過搭建共享檔案信息的新平臺來達到全面管理單位人事檔案的目的。面對信息化的新趨勢，人事檔案管理也體現為全新的特征。由此可見，很多行業領域目前都已經能夠分享單位內部的檔案資源，并且運用科學的手段與措施來推進資源共享[4]。在共享檔案信息的同時，單位管理者以及檔案管理部門也要格外重視保護私密的檔案信息，避免表現為檔案泄露的現象。

第三是有效利用人事檔案的珍貴資源。人事檔案信息包含了單位內部的人事崗位分配、人力資源管理以及人事調動等相關信息，因而此種檔案構成了企事業單位不可缺少的檔案資源。在目前看來，單位強化管理現有的人事檔案就意味著增強綜合利用人事檔案的力度。這是由于，人事檔案信息只有能夠得到綜合的利用，那么才能表明人事檔案信息具有了真正的價值。具體在調取、查閱以及開發人事檔案時，企事業單位通常來講都會用到多種信息化的途徑與手段，進而達到明顯提升檔案管理綜合效果的目標[5]。

2 新時期關于推進人事檔案管理的具體舉措

按照信息化建設的基本思路，各個行業與領域在新時期都有必要切實推進檔案管理的流程與方式轉變。與人工管理各類檔案信息的方式相比，運用信息化手段更加可以做到保護檔案完整性，在避免遺失檔案資料的前提下也增強了檔案管理的實效性[6]。同時，信息化手段具有更好的便捷性，確保達到節省單位資源以及方便查閱檔案信息的效果。具體在推進人事檔案管理全面轉型的實踐中，關于融入信息化的管理方式主要體現在如下措施：

2.1 企事業單位應當建成專門的人事檔案數據庫

從當前的現狀來看，很多企業以及事業單位都已經建成了單位內部的檔案管理專門數據庫，并且將數據庫作為支撐單位檔案管理的平臺。通過全面引進數據化的手段與措施，應當能夠切實優化單位在管理人事檔案層面上的整體效果。并且，檔案數據庫也能保證各項檔案信息符合完整性的基本要求，進而達到了防止檔案遺失的效果。由此可見，各個行業單位關于推進檔案管理領域的綜合創新需要運用檔案數據庫作為支撐與保障。

在構建檔案數據庫的具體實踐中，核心措施在于構建智能化與立體化的檔案數據庫，以便于單位內部的相關人員隨時查閱相應的檔案信息，進而達到了簡化檔案調取操作的目的。同時，企事業單位針對已經建成的檔案數據庫也要做到經常加以安全檢測，確保將入侵檢測的專門系統安裝于檔案數據庫中。在此基礎上，通過運用入侵檢測的手段即可隨時查看檔案管理領域的安全漏洞，然后及時進行相應的彌補。

2.2 引進信息化檔案管理的基礎設施

關于全面管理單位的人事檔案需要建立在完善基礎設施的前提下。反之，單位如果缺少該領域的基礎設施作為保障，那么很可能減緩信息化管理的總體進程。此外，某些企事業單位由于沒能配備健全的檔案機房以及其他基礎設施，那么還會帶來檔案信息遺失等各種不良后果。

在此前提下，各個行業單位目前亟待引進檔案管理領域的基礎設施，確保通過優化配置基礎設施的措施來支撐信息化手段融入檔案管理領域。例如針對單位內部專門設立的檔案庫房來講，關鍵在于保持庫房的干燥與潔凈，并且做好全方位的庫房除塵措施。同時，檔案管理的具體負責人員還要格外重視加密電子檔案，通過增加防火墻以及其他的加密手段來保障檔案完整性。因此可以得知，人事檔案管理的各項基本工作如果要得以全面完善，則不能缺少各項基礎設施用于提供支撐。

2.3 提升檔案管理人員的專業素養

檔案管理人員是否具有較好的業務素養以及綜合道德素養，其直接決定著人事檔案管理的成效性。因此在目前看來，企事業單位需要做到切實強化培訓檔案管理領域的專門人才，確保能夠設定常規性的人才培訓機制。單位管理者在不斷引進檔案管理領域各種信息化基礎設施的同時，應當全面拓寬當前的人才培訓范圍，從而保證更多的檔案管理領域人員都能接受該領域的信息化培訓，以便于順利開展人事檔案的日常管理工作。

3 結束語

事業單位與企業單位能否做到有效管理單位內部的人事檔案，其直接關乎單位各項事務的順利開展。作為珍貴的檔案資料來講，單位人事檔案可以為管理者目前推行的各項決策提供參照，并且還能用于查找某些關鍵的單位人事信息。因此在信息化建設的具體實踐中，關于人事檔案管理領域還要繼續運用綜合性的管理手段與措施，確保能夠運用信息化方式來避免丟失珍貴的檔案信息資料，對于人事檔案信息的完整性給予保障。

參考文獻

[1]毛凡，劉曉璇.新時期人事檔案管理信息化建設分析[J].中外企業家，2018（33）：125.

[2]張玲.新時期基層檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2018（22）：87.

[3]王賀名.新時期醫院人事檔案管理信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務，2018（21）：129.

[4]朱學棟.新時期人事檔案管理信息化建設探討[J].才智，2018（27）：208.

[5]李艷.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2018（16）：172.

[6]劉敏.芻議新時期事業單位檔案管理的信息化建設[J].科技創新導報，2018，15（23）：167-168.