基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略

趙霞

摘 要：企業(yè)檔案包含企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理的歷史數(shù)據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，在一些新的科研經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目開展中，常需要借鑒企業(yè)檔案獲取歷史經(jīng)驗(yàn)，提高經(jīng)營(yíng)效率及質(zhì)量。經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，影響企業(yè)個(gè)性工作。對(duì)檔案管理而言，管理效率決定檔案應(yīng)用智聯(lián)，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，可提高檔案應(yīng)用效率，但其基礎(chǔ)薄弱，缺乏技術(shù)及資金支持，無專業(yè)管理人員落實(shí)信息化技術(shù)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)；策略

以互聯(lián)網(wǎng)為支持開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下各大行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)企業(yè)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，利用信息化技術(shù)管理檔案，將OA、MIS等系統(tǒng)融入到檔案管理當(dāng)中，可以大大提高檔案管理效率及質(zhì)量，需要用到檔案的時(shí)候可通過計(jì)算機(jī)快速檢索檔案的相關(guān)信息，節(jié)省不必要的繁瑣步驟，有助于企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展[1]。新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下，如何發(fā)揮信息技術(shù)最大化優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化企業(yè)檔案管理是企業(yè)首要考慮的問題，企業(yè)需站在發(fā)展的眼光上看問題，認(rèn)識(shí)到自身發(fā)展和信息化技術(shù)之間的必要聯(lián)系。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)工作內(nèi)容，做好檔案管理可提高企業(yè)各工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)，通過積極開展信息化建設(shè)，以提高檔案管理工作效率及質(zhì)量。對(duì)企業(yè)的文件、檔案、歷史記錄、日志等合理整合，用電子檔案的形式傳輸?shù)綑n案數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于后期查看相關(guān)信息，二次利用，資源共享，提高利用效率，為企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.1 檔案是企業(yè)重要信息資源

檔案為企業(yè)提供各類信息資源，通過分析資源，企業(yè)吸收經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好的開展其他工作。企業(yè)采取多種手段從事檔案信息化建設(shè)，投入人力物力財(cái)力，以開發(fā)信息技術(shù)，探尋檔案深層價(jià)值，開發(fā)利用，推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、智能化、自動(dòng)化方向不斷發(fā)展[2]。

1.2 企業(yè)檔案信息化是信息工程重要組成

檔案信息化建設(shè)關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，更多的信息涌入到企業(yè)當(dāng)中，企業(yè)需甄別有用信息，利用有用信息，以促進(jìn)自身合理發(fā)展。以科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)線上操作、軟件操作，降低工作人員查找檔案、擺放檔案等工作的時(shí)間及體力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速錄入、快速查找等功能，解放管理人員雙手，只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單操作即可對(duì)檔案精細(xì)化管理。企業(yè)檔案管理工作不需要投入過多的體力勞動(dòng)，只需操作計(jì)算機(jī)，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理，發(fā)揮檔案信息資源的最大化價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.3 企業(yè)檔案是企業(yè)基礎(chǔ)管理重要內(nèi)容

企業(yè)檔案涉及到大量機(jī)密文件，關(guān)系到企業(yè)利益、面貌、權(quán)益等內(nèi)容，屬重要信息資源，是企業(yè)賴以生存之根本[3]。科學(xué)的檔案管理可反映出企業(yè)的發(fā)展、已有的技術(shù)成果及技術(shù)經(jīng)營(yíng)內(nèi)容，利用檔案開展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的有效手段。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 信息化建設(shè)發(fā)展差異大

在一些中小企業(yè)中，受其自身發(fā)展規(guī)模及資金儲(chǔ)備影響，其往往沒有多余的精力對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化改造，一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)不善，存在減員現(xiàn)象，其對(duì)應(yīng)的檔案管理工作的信息化步伐受到制約，不同企業(yè)之間的檔案管理工作質(zhì)量及效率差異明顯，對(duì)應(yīng)的信息化建設(shè)差異較大，企業(yè)自身生存及發(fā)展受到限制，也就無法進(jìn)一步開展信息化建設(shè)，及時(shí)開展了信息化建設(shè)的檔案管理部門，其在今后的發(fā)展中也存在嚴(yán)重的不平衡現(xiàn)象。

2.2 基礎(chǔ)薄弱

工作人員對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足，信息技術(shù)執(zhí)行落實(shí)基礎(chǔ)薄弱，硬件設(shè)施缺失，硬件設(shè)施基礎(chǔ)薄弱，檔案管理工作受限。

此外，某些企業(yè)在自身發(fā)展中“自身難保”，需轉(zhuǎn)型適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，無暇顧及檔案信息化建設(shè)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，未投入充足資金。例如，企業(yè)缺乏合理的設(shè)備及技術(shù)，檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)質(zhì)量差異較大，缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)人才，及時(shí)投入考慮專業(yè)的技術(shù)設(shè)備，也不能發(fā)揮設(shè)備最大化的價(jià)值。

3 強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策分析

3.1 強(qiáng)化檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定

科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)可保障檔案信息化建設(shè)落實(shí)，是執(zhí)行信息檔案操作之根本。當(dāng)下，一些檔案信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)制定，需行政管理部門落實(shí)工作，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，健全工作制度及標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)落實(shí)提供制度支持。此外，需分析國(guó)家對(duì)信息化技術(shù)及企業(yè)政策的支持，按照企業(yè)發(fā)展實(shí)力、發(fā)展需求、未來發(fā)展方向制定合理的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 重視檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)及軟件開發(fā)

以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支持落實(shí)檔案信息化建設(shè)，要和企業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、材料、服務(wù)聯(lián)系起來，確保電子文件、電子檔案等能夠正常傳遞、記錄。需建立滿足需求的檔案管理系統(tǒng)，便于人員操作，可確保檔案儲(chǔ)存的安全性和可靠性。在軟件開發(fā)上，要密切關(guān)注科技前沿技術(shù)的開發(fā)，將先進(jìn)的技術(shù)融入到自身軟件中去，對(duì)原有軟件進(jìn)行科學(xué)更新，加大補(bǔ)丁及漏洞的開發(fā)與解決，完善信息化軟件，融入自動(dòng)檢索、人性化歷史記錄內(nèi)容，在操作人員操作時(shí)能夠及時(shí)顯示相關(guān)信息，確保檔案儲(chǔ)存及檢索的便捷性和全面性，提高檔案效率及質(zhì)量。

3.3 給予檔案信息化建設(shè)足夠重視

為確保檔案信息化建設(shè)發(fā)揮最大化價(jià)值，需重視建設(shè)工作，領(lǐng)導(dǎo)部門深入到信息化建設(shè)當(dāng)中，關(guān)心建設(shè)問題，投入充足的人力物力財(cái)力，引導(dǎo)檔案管理向信息化方向不斷發(fā)展。

不可盲目拋棄紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存管理，需將的電子檔案和紙質(zhì)檔案結(jié)合起來，發(fā)揮兩者各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)重要的檔案內(nèi)容，以紙質(zhì)檔案?jìng)浞萏幚恚陔娔X上輸入紙質(zhì)檔案的備份記錄，為今后使用檔案提供有力參考。

3.4 強(qiáng)化企業(yè)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

僅依靠信息化檔案管理技術(shù)，無對(duì)口的專業(yè)性人才是徒勞的，加強(qiáng)信息化專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)需和信息化檔案建設(shè)同步開展，企業(yè)投入充足的資金，加高人才招聘門檻，多招聘具有專業(yè)性信息操作能力及良好綜合素質(zhì)的人才。對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人才隊(duì)伍加強(qiáng)信息化操作技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員自身信息技術(shù)掌握能力。在培訓(xùn)中融入績(jī)效考核制度，對(duì)表現(xiàn)積極的管理人員給予口頭表?yè)P(yáng)及獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)消極對(duì)待培訓(xùn)的管理人員給予通報(bào)批評(píng)及適當(dāng)經(jīng)濟(jì)處罰，積極推進(jìn)信息化技術(shù)培訓(xùn)開展，強(qiáng)化人才培養(yǎng)。

3.5 加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，企業(yè)可參考網(wǎng)絡(luò)建設(shè)成果突出、經(jīng)驗(yàn)豐富的部門，和自動(dòng)辦公、政府網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)充分聯(lián)系起來，建立電子檔案系統(tǒng)，完善網(wǎng)絡(luò)接收儲(chǔ)存檔案，整合保管及利用，建立健全檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，及時(shí)更新軟件，維護(hù)設(shè)備，優(yōu)化檔案積累管理，以提高企業(yè)自身檔案管理效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)自身檔案信息化建設(shè)及管理是企業(yè)信息化建設(shè)重要支持，企業(yè)要想長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展，必須給予檔案信息化建設(shè)充分重視，建立安全、可靠的檔案管理工作系統(tǒng)制度，盡可能減少不必要的成本及繁瑣步驟，提高檔案管理質(zhì)量及效率，以適應(yīng)新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)社會(huì)大環(huán)境，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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