新形勢下人口計生檔案管理工作探討

摘 要：隨著人口的爆發式和無序式的增長，我國開始實行計劃生育政策，目前，我國已具備了較為完備的計劃生育立法。但是，這些法律法規要想在實踐中產生預期的效果，必須有一個更先進的檔案管理體系當做保障。同時，計生檔案管理工作是實施計劃生育的重要環節，計劃生育檔案的管理對于計劃生育政策的實施與和諧社會的建設十分重要。在新形勢下，檔案管理也有自己的新特點，相關部門在人口和計生檔案管理方面做了很多工作，但是因為一些歷史遺留原因，在當前的檔案管理工作中仍存在著管理工作意識淡薄，檔案管理落后，人員素質不高，資金嚴重不足，管理制度不健全的問題。本文將針對這些問題提出相應的解決策略。

關鍵詞：計生檔案；檔案管理；問題與建議

1 引言

作為世界上人口最多的國家，中國的計劃生育工作變得越來越重要，特別是在新形勢下，檔案管理也有自己的新特點。在全面了解新的特征后，可以強化檔案的管理功能。在社會進入信息時代以后，隨著信息技術的普及和計劃生育企業管理隊伍整體素質的不斷提高，計劃生育檔案管理的質量和效率明顯提高，計劃生育事業檔案材料的數量明顯增加。種類也在向多樣化發展，對檔案和材料的利用也有所增加。但是，計劃生育檔案的管理一直是被動地進行，無法很快地改變。而且，隨著社會的發展、公眾意識的成長和對合法利益的需求日益增長。計劃生育檔案已成為每項工作的依據和法律基礎。因此，人口計劃生育檔案的收集、組織和管理不僅對目前的計劃生育工作非常重要，而且對今后關于計劃生育的研究具有重大的歷史意義。

2 計生檔案管理工作中存在的問題

1）管理工作意識淡薄。在實際工作中，許多職工包括部分領導干部，尚未認識到管理計劃生育檔案的重要性，而且個別計劃生育文件管理人員的思想松弛，檔案收集不完整，文件往往沒有及時提交。由于我國計劃生育政策對于公民的各個方面都具有一定的影響，所以少數單位在計劃生育檔案中存在掩蓋員工計生情況的現象，而且對離職人員的生育狀況的管理缺失。另外，在各個單位中也存在不實證明、偽資料、假證件的現象，對計劃生育檔案的真實性造成嚴重影響。

2）檔案管理落后。目前，計劃生育檔案的收集、編纂、清查、檢索和查閱，主要是人工操作的。這在很大程度上阻礙了檔案管理的正常發展。《檔案法》頒布后，除了國家、各省和市政計劃生育檔案之外，地區一級人口計劃生育檔案沒有嚴格的管理標準。由于缺乏必要的檔案儲存設備，特別是在縣一級的計劃生育單位檔案中，造成無法彌補的損失，如檔案損失。

3）人員素質不高。從總體上看，人口計劃生產部門的文件管理者，存在著學術水平、理論知識、專業素質低下等問題。一些基層檔案管理員信息管理經驗不足，管理理念薄弱。隨著新時期的檔案工作的發展，目前的管理人員無法達到新時期的檔案工作的要求，在人口規劃和計劃生育專業人員的培訓中，將特別注意提高技術專業人員的素質和能力，加強檔案管理員的長期教育。許多檔案保管員的管理仍然是以傳統的經驗為基礎的，管理沒有跟上發展的步伐，缺乏創新和活力。

4）資金嚴重不足。為了實現計劃生育的信息管理，需要提供更多的物質資源和大量的財政援助，而分配給人口和計劃生育部門的財政資源主要依靠財政撥款，缺乏用于建設的專項資金。有限的辦公資源難以滿足管理信息化的需求，與此同時，檔案自動化過程涉及許多新出現的問題，高度專業化的因素如啟動、運作等，缺乏業務準則，這是計劃生育部門信息化的一個主要障礙。

5）管理制度不健全。在計劃生育部門的工作中，往往注重業務、服務，對機構、人員和檔案缺乏了解。特別是檔案材料的收集和歸檔，沒有關于收集和歸檔檔案材料的規則和條例。由于缺乏監督和限制，許多規定無法實施，出生信息的收集不能按照歸檔的原則進行規范，檔案用傳統的方式進行管理，效率很低。中國對計劃生育進行了嚴格的管理，所以許多人偽造家庭人口信息、生育信息，辦理偽證和各種手段篡改戶口信息。高層計劃生育檔案管理者沒有認真檢查信息的真實性，因此，大量的人口生育信息沒有參考價值，影響了計劃生育普查工作的開展。

3 計生檔案管理工作的管理及對策

1）明確檔案工作者角色定位。檔案管理人員應填寫所發送材料的轉賬表，并仔細檢查每一份材料。應嚴格檢查筆跡、紙張、印刷、印章、內容等，并在不規范的情況下退還。只有當一切都達到標準時，才能歸檔。不完整的材料要及時催促，及時收集歸檔，準備回憶錄，不要拖延，不要積壓。

在管理檔案的傳統時代，檔案管理員的主要起到檔案保管的作用，主要工作是檔案保護、文件匯編和審查。然而，在現有檔案計算機化的范圍內，檔案管理員應盡快理解其新職能，提高工作質量，并適應新的工作環境。這樣，就能夠提供高質量的文件管理和高質量的知識服務。

2）加強檔案管理。計劃生育檔案可以有效地幫助計劃生育計劃的實施和管理，這是黨和國家發展的一個組成部分，但是部分市和地區領導人缺乏這種觀念。因此，有必要采取多種措施，并制定法律和條例，根據《檔案法》，通過廣泛傳播和教育，越來越多地傳播檔案管理條例，提高對計劃生育檔案管理重要性的認識，并不斷提高檔案專業人員的專業水平，特別是各級計劃生育管理人員和市政當局的意識。此外，根據法律，計劃生育檔案管理和開發的新農村建設規劃中編入了黨委員會、政府的管理重點，從人力、物力、財力等全面的支持和保護。

3）提升檔案管理人員素質。檔案工作者在職培訓和繼續教育是提高檔案工作者素質的根本途徑。要重視檔案管理，設立相應的獎勵制度和年度審查制度，調動管理者的積極性。積極組織檔案管理者接受日常業務訓練，不斷提高檔案管理者的業務能力，及時更新知識儲備，提高文件信息服務的意識。將訓練內容與公司文件管理者的專業水平緊密結合，實現準確的訓練，介紹當前檔案領域的最新研究成果和研究趨勢，進一步拓展管理者的學習視野；組織管理者參觀學習，與兄弟關系部門交流經驗，相互學習優勢，以多種方式學習先進的工作經驗和管理方法。

4）建立檔案網絡化管理體系。要做好人口計生檔案管理工作，必須要充分認識檔案工作的重要性，作為一個重要的工作，需要具體履行其職能，明確具體的人員崗位加強管理，對工作的系統性管理，實現網絡化的計劃生育檔案，系統的網絡可以有效地保證系統的正常運行。人口和計劃生育局的部門專門負責計劃生育工作的任務，是收集各種信息的關鍵，鄉鎮行政基層事業部門、部門要建立專職和兼職相結合的工作組，對人民負責，構造垂直線。與此同時，這些垂直線必須相互關聯、相互關聯、互相監督和相互控制。該系統應相互交叉和協調，以形成一個網絡，該網絡既是計劃生育工作的基本系統，又是計劃生育檔案的收集和管理系統。

5）制定檔案管理相關制度。根據《電子文獻檔案管理辦法》的要求，制定相應的服務管理規范、信息收集、分析和共享制度、考核制度、系統更新維護制度等，完善工作的環節和步驟，建立專項資金，保障信息化建設的順利發展。計劃生育管理部門應當制定和完善預申報制度、轉賬程序、收檔程序、備案制度等業務流程和技術規范，并嚴格執行，納入部門年度績效考核。每個業務單位都應指定一名專職人員，負責實施分級責任制和基于網格的管理。

4 結語

提高人口與計劃生育檔案管理水平是非常重要的。本文分析了當前檔案管理工作的問題，根據存在的問題給出了一些合理化建議。期望對相關工作和員工有重要的指導和實踐意義。

參考文獻

[1]田紅梅.新形勢下人口計生檔案管理工作探析[J].科技經濟導刊，2018，26（28）：221.

[2]席愛芹.人口和計劃生育檔案管理工作淺析[J].蘭臺內外，2016（06）：48.

作者簡介

武云（1979-），女，漢族，本科，現在中級職稱（館員）。