新時期基層事業單位檔案管理的幾點思考

摘 要：基層事業單位的檔案管理工作落實效果較差，已經與我國當前提出的檔案管理體系要求不符，整體的管理工作較為混亂。基于對新時期集成事業單位檔案管理工作現狀的研究，本文指出了當前工作中存在的問題，并在此基礎上提出針對這些問題的改善措施，提高基層事業單位的檔案管理質量。

關鍵詞：新時期；基層事業單位；檔案管理

新時期的概念為，我國對檔案管理工作提出的新的時代要求，包括建成信息化管理系統，同時優化現有的工作體系。對于大型事業單位來說，由于資金和人才儲備量較大，可以快速完成該項工作，而對于基層事業單位來說，很難在短期內將其落實，所以需要從基層單位的運行與管理現狀角度出發，分析檔案管理工作的發展路徑。

1 新時期基層事業單位檔案管理存在的問題

在基層單位當前的檔案管理工作中，存在的問題包括兩個方面，其一為信息化建設不足，其二為檔案管理體系的建設完善度不足。這兩個問題的表現形式如下：

1.1 信息化建設不足方面

在當前的檔案管理工作中，基層事業單位由于硬件設施不完備，對于單位的檔案管理工作來說，需要在原有的信息化系統中建立檔案管理的專項體系，同時在系統中建成相應的存儲系統[1]。

在當前的基層事業單位中，一個問題為，單位的信息化系統建設不完備，或者建成的信息系統只支持特定工作內容，在這類信息化系統中，必然無法落實檔案管理工作，信息化檔案管理系統要求能夠實現對檔案的收集、整理和存儲，當前很多基層事業單位的信息化系統無法達成這一運行目的。另一個問題為工作人員對信息化系統的了解程度和認識較為淺薄，檔案管理人員在工作中，未能正確操作針對檔案管理的信息化系統，發生這種現象時，除了整個系統無法正常穩定運行，在一定條件下甚至會導致系統出現故障。

1.2 檔案管理體系缺失問題

在新的檔案管理體系中，建成的整個檔案管理制度需要與信息化管理系統為基礎，對原有的檔案管理體系進行優化，在當前的基層檔案管理系統中，該項工作存在缺失。

當前的管理問題存在問題為，首先工作人員的從業素養參差不齊，但是整體上，檔案的管理和應用效率較低，檔案管理工作需要涵蓋檔案的收集、管理、存儲和使用所有內容，由于當前過于依賴管理人員落實整項工作，降低了檔案的管理效率。

其次為過于依賴工作人員的職業素養，但是一些工作人員疏于學習，甚至在工作中出現檔案錯放、漏存等問題，該問題需要投入高額成本才可解決。

最后為對信息化系統的運維重視程度不足，無法及時發現檔案管理系統中的漏洞，降低了整個系統的運行質量。

2 新時期基層事業單位檔案管理存在問題的改進方法

2.1 加強信息化系統投入

在新的基層事業單位檔案管理工作中，最基礎也是最重要的工作為建成信息化管理系統，但是基層單位受限于資金和技術儲備，為了能夠更好完成對該系統的建設工作，可通過以下方式落實該項工

作[2]。

首先政府的財政部門需要分析和了解當前基層事業單位信息化系統建設中的缺失項目，通過財政撥款的方式提高基層事業單位的信息化系統建設質量，要求事業單位建立專項資金賬戶，同時單位自身和財政部門定期或不定期完成對賬戶資金應用情況的審查工作，確保資金的專項專用。

其次為事業單位自身重視對信息化系統的建設工作，要求單位本身完成對系統的全面研究和分析工作，找到當前系統運行中存在的問題，同時通過招聘社會上的互聯網人才方式，讓其參與到單位的信息化系統建設與檢修工作，增加單位的人才儲備量。

最后為落實硬件升級工作，基層事業單位當前的信息化系統中，由于需要建成專業的檔案管理模塊，導致硬件設備的運行負荷增加，當前的設備不能滿足整個系統的運行需求，尤其是針對存儲硬件設備，所以在信息化系統建設中，一項重要工作為完成對這類硬件設備的升級和替換。

2.2 優化管理體系

在新的單位運行和管理體系下，可以落實信息化系統的完善和優化工作，提高檔案管理工作的質量。在管理體系的優化和完善工作中，需要在此基礎上優化管理體系。

本文提出的管理體系優化內容包括兩個方面，其一為整個檔案管理工作中的各類項目，包括人員培訓、檔案收集、檔案整理、檔案存儲和檔案應用，針對檔案管理體系匯總的人員培訓內容，需要從信息化系統的操作方法和運行流程角度分析，通過這種方法可以完成對整個系統的研究與分析工作，針對后續的檔案管理工作，要求檔案管理人員深入到各個工作部門中，按照需要存儲的檔案內容完成檔案收集和整理工作，同時對于單位中的重要檔案來說，檔案管理人員需要定期分析是否完成檔案收集工作，并督促部門工作人員提交這類檔案。

其二為信息化系統運行中的各類輔助設施，包括電力系統管理制度、信息化系統的運維管理制度、信息化系統的應用權限制度等，其中最重要的為運維管理制度，主要內容為要求計算機人才參與到信息化系統的日常管理和維修工作中，維護的項目包括檔案的防火墻、信息化系統的硬件設備以及信息化系統的管理體系等。

3 結論

綜上所述，新時期基層事業單位檔案管理工作中存在的問題包括信息化系統建設不全和管理制度完善度較低。在今后的管理工作優化中，單位需要與政府部門建成合作體系，讓其投入信息化系統的專項建設資金，在管理制度優化中，需要從主體設施和輔助設施完成管理體系建設，提高檔案管理質量。

參考文獻

[1]鄭永波.對新時期基層事業單位檔案管理的幾點思考[J].才智，2019（07）：214.

[2]徐麗麗.事業單位檔案管理工作中存在的問題及對策研究[J].世紀橋，2018（08）：67-68.

作者簡介

于洪（1986-），女，漢，山東省牟平市，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。