大數據背景下的檔案信息化建設思考

宋皎皎

【摘要】隨著信息技術影響力的擴大，檔案信息化建設勢在必行，是順應時代發展的象征，對滿足整個社會檔案服務需要意義重大，是實現檔案服務高效性與便捷性的根本途徑。本論文從不同方面闡述大數據背景下的檔案信息化建設，希望為研究檔案信息化建設的專家和學者提供理論參考依據。

【關鍵詞】大數據;檔案信息化建設;思考

隨著信息技術的進步與發展，全世界數據量呈爆炸式增長，大數據應運而生。全球定位技術、遙感技術及信息識別技術獲得廣泛推廣，為大數據創新擴散奠定了基礎。大數據作為信息化的方向和核心，正在全方位改變著檔案理論研究和實踐操作的思維方式。大數據時代下應該如何加強檔案管理信息化建設，是檔案人需要思考的問題。

一、檔案信息化建設符合大數據的特征

檔案是一種對歷史活動的記錄，是記錄各單位運營過程的載體。隨著信息技術時代的到來，檔案的載體也多種多樣，如文字、圖紙、圖像、多媒體等，現在廣泛應用的是電子文件與電子數據，記錄方式豐富多彩，所以檔案信息符合大數據特征。在信息化環境下進行檔案管理，要求更便捷、高效，檔案需要為社會公眾與民生等方面及時提供相關數據，要對各方數據進行整合，這對數據質量提出了更高要求，要保障數據結構的規范、數據篩選的精確，需要有較高的對大數據整合與使用的能力，這與檔案的編研與管理是一個道理。

二、大數據背景下的檔案信息化建設挑戰與機遇并存

大數據時代給檔案管理信息化建設帶來了巨大機遇，在存量數字化、增量電子化的大背景下，大量數據資源接收進來，大量館藏檔案數字化，形成了大量的電子文件和數據，對檔案的遠程利用帶來方便，也為數據分析、在線編研等打下基礎。同時也面臨很多新的挑戰和問題，比如檔案信息安全問題、檔案信息隱私問題、信息聚合的屬性變化等。任何事物都有兩面性，所以，大數據時代對檔案信息管理的總體規劃和布局提出了更高要求。檔案信息化建設更是一項復雜的系統工程，建設的權限、規模、設備人員配備情況等各方面都要站在全局角度。檔案管理的信息化建設需要先進的技術和儀器設備以及高素質人才的支撐，大數據時代的檔案信息化建設依托于計算機和互聯網，采用磁盤、云計算、虛擬信息存儲等方法進行電子檔案材料的搜集、加工、傳輸等，技術的安全性要求很高，目前我國的檔案管理的信息化建設在網絡搭建、計算機、掃描儀、多媒體設備、辦公系統等方面的資金和技術投入還十分欠缺，檔案信息的安全意識和安全觀念也不強。

三、基于大數據視野如何加快檔案信息化建設

（一）以用戶需求為準則，構建數字檔案知識服務系統

首先，要積極開展檔案收集工作，構建完整的檔案管理體系，強化與辦公系統的結合，合理擴大收集范疇，尊重用戶需求，強化重點信息的優化與處理。其次，做好數據整理與檢索工作，提升檢索速度，增強便捷性。再次，合理進行知識整合與加工，要做好編研工作，融人創新思想。最后，強化知識共享與交流，借助網絡與檔案系統，加快數據集成。結合用戶需要，制定個性化服務模式，實現服務由被動向主動的過渡。

（二）完善制度增強力度

檔案管理應結合實際，制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監督落實，確保各項檔案活動有章可循，明確檔案管理人員明確的職責要求和檔案工作六環節。有制度作為保障，檔案人員的操作才能更規范，才能從制度層面保證檔案資料的完整性、安全性，為實現檔案的價值提供制度基礎，做好檔案管理的監督檢查工作。要使制度真正發揮作用，還必須增加執行力度。對歸檔材料立卷及時、資料完備、數據完整的立卷單位給予獎勵或者鼓勵;而對于不重視檔案工作或履職不力的檔案立卷單位或個人應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改;對于違反檔案法規的，必須要按有關檔案法規進行處罰。

（三）對傳統檔案制度實施改革與創新

在大數據背景下，檔案管理部門要對自己的檔案資源情況進行分析，根據企業等相關單位的發展趨勢，在檔案信息化建設方面實現思維的創新，建立健全促進檔案信息化建設的規章制度，優化業務流程，了解技術規范，保障電子文件與檔案的安全。此外，應嚴格遵守國家標準，注重內部檔案信息標準體系的建立。統一檔案管理的軟硬件實施標準，優化檔案數字化加工工程，使檔案信息化建設有效進行。

（四）全面加強檔案管理隊伍建設，培養集檔案管理與信息技術于一體的綜合性人才

檔案管理工作的發展與人才培養息息相關。伴隨著檔案信息化建設的推進，電子檔案成為主流，計算機技術不可或缺，檔案管理整個過程都離不開信息技術，更顯信息技術人才的重要性。因此，要培養既懂檔案管理，又掌握信息技術的復合型人才。基于此，要積極開展培訓，有效提升從業人員的管理水平。

結語

總之，在大數據環境下，檔案信息化建設迎來了新的發展機遇。檔案信息化建設是一個漫長而不斷變化的過程，應以努力收集、挖掘、保護檔案信息資源為基礎，以提升檔案信息服務利用的高效性和安全性為目標，推進檔案信息化管理水平向前發展。