人工智能技術在檔案管理中的應用

宋皎皎

【摘要】“互聯網+”時代，人工智能技術快速發展，并且應用領域比較廣泛，人工智能技術在檔案管理中的應用，對提高檔案管理的效率，提高工作質量方面起到重要作用。但人工智能技術在檔案管理中的應用過程中也存在一定問題，需要在具體應用過程中，根據問題進行解決，發揮人工智能技術在檔案管理中應用的效果。本論文從不同方面闡述人工智能技術在檔案管理中的應用研究，希望為研究人工智能技術在檔案管理中應用的專家和學者提供參考依據。

【關鍵詞】人工智能技術;檔案管理;應用研究

人工智能技術在檔案管理中的應用是現代檔案管理科學發展的需要，也是社會發展對檔案管理提出了新要求。人工智能技術在檔案管理中的應用，提高了用戶檢索的能力，完全可以在機器上對檔案進行查閱，方便了用戶，提高了工作效率，同時也節約了大量A9、物力、財力，這也是檔案管理機構進行改革的重要內容，符合現代社會發展的需要。

一、人工智能技術

檔案管理是社會發展的重要部門，現在很多人的檔案都在人力資源等部門進行管理，如何科學高效地進行檔案管理是非常重要的，也是社會發展的熱點話題，人工智能技術在檔案管理中的應用符合現代檔案管理發展的需求。人工智能技術是一種信息知識處理系統，包括對數據或信息資源的收集、確認、顯示、整理、解釋、驗證及交流傳播等處理。通過對人類思維方式和行為的研究分析，利用相關信息技術，使機器能夠對人的智能行為進行模擬，比如對數據信息的辨別能力、問題的理解能力、處理復雜信息的能力、快速適應新環境的能力及應用信息控制環境的能力等。人工智能技術是一項綜合技術，對提高檔案管理的搜索功能起到重要作用，尤其是高級搜索功能，更加適合現代科學檔案管理的需求。

二、人工智能技術在檔案管理中的發展

人工智能技術在檔案管理中的應用是時代發展的需要，但現在不是所有的檔案館都應用了人工智能技術，人工智能技術的使用需要一些基礎設施的建設，這是人工智能技術應用的基礎，現在各個檔案館都在積極建設基礎設施，利用人工智能技術是現代檔案館發展的要求，人工智能技術的應用對提升檢索能力、提高工作效率、保障工作質量方面都起到重要作用。尤其在大數據時代，檔案管理涉及海量的數據，傳統的人工數據處理的方式工作效率低下，同時也容易出現一系列問題，人工智能技術的應用對提升其數據的能力起到重要保障，提高工作質量，減少工作失誤等問題都有所改善，但人工智能技術是現代計算機網絡技術發展到一定階段的產物，計算機網絡技術的完善與普及，為人工智能技術的廣泛應用打下基礎，符合現代檔案管理的需要。

三、人工智能技術在企業檔案管理中的應用

（一）充分利用智能搜索技術管理企業檔案

搜索是檔案管理的一項基本工作，也是利用比較頻繁的工作，人工智能技術中的智能搜索技術的應用，對提高檔案檢索能力的提升起到重要作用，符合現代檔案管理發展的需要，對提升檢索質量、高效智能方面起到重要作用。企業外部信息資源系統過于龐大，信息數據種類眾多，其搜索和利用難度非常大，因此，需要企業積極采用人工智能搜索技術，對政府相關文件政策、法律文本、同行企業的報告文件及市場需求情況等采取共享的形式，避免因信息量過大和復雜，造成信息資源的搜索受限，影響到企業檔案管理的整體水平和質量。同時，智能搜索技術包含模式識別和神經網絡兩部分，能夠在檔案文本內容含義的基礎上對相關信息知識進行準確地搜索和定位，速度快、準確性高，能夠有效滿足企業對信息資源的需求。智能搜索技術可以最大限度地擴展信息資源的傳遞系統，是解決信息過載問題的主要途徑。企業檔案管理是一項綜合過程，提升檔案檢索能力是非常重要的，也符合現代檔案管理發展需要。

（二）檔案管理中的智能安全管理

人工智能技術在檔案管理中的應用，對提高檔案管理的智能安全起到重要作用，人工智能技術是一項比較成熟的技術，在網絡中應用能提高網絡安全性能。人工智能技術中智能監控技術可以對檔案室外的動態進行監視，能夠對原始視頻圖像經過目標檢測識別、目標跟蹤等一系列算法進行分析，從而檢測出其中的目標行為。基于人工智能下的智能監控系統最大的優勢在于能夠根據監控內容自動實時報警，在安全事件出現前提醒工作人員注意安全防范。除了將人工智能運用到檔案室外的安全管理中，人工智能技術還能夠防護數字信息檔案安全。人工智能技術下的智能防火墻能夠識別非法入侵者入侵數字信息檔案庫，并且能夠主動完成對非法者的入侵攔截，阻止網絡攻擊。人工智能技術具有網絡安全防御功能，對提升網絡安全性能起到重要作用，人工智能技術在應用過程中不斷提升技術能力，智能安全管理是非常重要的，且符合現代檔案管理的需要。

（三）合理應用智能專家系統管理隱性信息

智能專家系統是在企業檔案管理過程中，使計算機系統能夠對專家推理和解決問題的方式加以模仿，獲取專業的相關知識，解決企業檔案管理中的隱性信息資源難以獲取和應用的問題。智能專家系統包括對隱性信息資源的獲取、推理、解釋和顯示等內容。

總之，檔案管理應用人工智能技術，可實現電子檔案的智能收集、檔案價值的智能鑒定、檔案信息的智能檢索、智能提供咨詢服務、智能解讀檔案文獻等功能，推動檔案管理的智能化、科學化、知識化。但檔案部門應用人工智能不是一蹴而就的，理想的設計與現實的發展水平存在很大差距，它還面臨著很多障礙，如數據檔案的建立、檔案本體的構建和技術投入的社會壓力等。因此，加快解決觀念層、資源層和技術層上的問題，制定發展規劃，尋求合作，抓住人工智能的時代契機，是目前檔案界應當努力發展的方向。