淺析信息時(shí)代電子檔案管理問(wèn)題

龍莉文

【摘要】隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，電子信息技術(shù)逐漸深入到日常檔案管理中，信息化逐漸取代傳統(tǒng)手工模式成為發(fā)展趨勢(shì)，電子檔案使得檔案管理工作更加方便、快捷。檔案工作能夠在檢索、利用、傳輸、存貯等方面更加高效運(yùn)作，電子信息化管理模式克服了傳統(tǒng)檔案管理的弊端。新時(shí)代對(duì)檔案管理提出了全新的要求，本文從信息技術(shù)管理的角度出發(fā)，根據(jù)電子數(shù)據(jù)安全的管理現(xiàn)狀及當(dāng)前電子檔案管理中的存在問(wèn)題，對(duì)電子檔案管理提出了一些設(shè)想，希望有助于進(jìn)一步完善檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;電子檔案;檔案管理;安全

互聯(lián)網(wǎng)帶動(dòng)了信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，電子信息技術(shù)逐漸融入日常工作當(dāng)中，作為現(xiàn)代化的辦公軟件，電子技術(shù)和現(xiàn)代化的通信技術(shù)使得管理更加便捷，例如信息技術(shù)在電子檔案的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子檔案能夠形成有價(jià)值的信息內(nèi)容，并在系統(tǒng)中完成處理和存儲(chǔ)。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理，使檔案管理工作融入了信息化技術(shù)手段，也給檔案管理工作帶來(lái)了一種全新的革命。本文將從以下幾點(diǎn)進(jìn)行積極探討，希望對(duì)檔案管理工作有所提升和啟迪。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息能夠客觀、真實(shí)地記錄歷史，對(duì)社會(huì)實(shí)踐有著很好的記錄、記憶功能，幫助人們充分認(rèn)知客觀世界，屬不可再生資源。只有在準(zhǔn)確地把握社會(huì)實(shí)踐基礎(chǔ)上的真實(shí)記錄，做好資源數(shù)據(jù)整合，將一些重要的規(guī)律性內(nèi)容進(jìn)行歸檔留存，并通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段，才能完成檔案的歷史使命。

信息化建設(shè)下的電子檔案是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的便捷高效，能夠通過(guò)便捷的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合。同時(shí)信息化建設(shè)對(duì)檔案管理也有了新的要求。做好電子和紙質(zhì)兩種不同載體間的轉(zhuǎn)換、不斷完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬軟件條件，電子檔案的優(yōu)勢(shì)是顯而易見并可行的。

二、電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

（一）電子檔案具有的特點(diǎn)。電子檔案具有方式多樣性的特性，通過(guò)信息化技術(shù)手段管理，操作簡(jiǎn)便，查閱檢索方便，相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理，能真正地實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確高效。電子文件通過(guò)信息儲(chǔ)存介質(zhì)的改變，通過(guò)計(jì)算機(jī)的方式實(shí)現(xiàn)有效存儲(chǔ)歸檔。

（二）電子檔案信息具有的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案信息最顯著的優(yōu)點(diǎn)就是方便、快捷，準(zhǔn)確性高，其以數(shù)碼的形式將重要內(nèi)容記錄在有效介質(zhì)中，將信息內(nèi)容進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，能隨時(shí)調(diào)看查閱，不會(huì)增加紙質(zhì)材料的查找利用次數(shù)，進(jìn)而延長(zhǎng)了檔案的使用壽命，也是對(duì)紙質(zhì)檔案的一種保護(hù)措施。

三、信息時(shí)代電子檔案的管理策略

（一）在實(shí)踐中不斷完善電子檔案監(jiān)督機(jī)制。信息化背景下的檔案管理逐漸過(guò)渡到向社會(huì)、向單位部門及員工服務(wù)的職能，電子檔案安全問(wèn)題至關(guān)重要。應(yīng)進(jìn)一步完善電子檔案管理，建立有效的檔案管理監(jiān)督機(jī)制。首先就要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的密級(jí)劃分，結(jié)合不同的等級(jí)情況操作，在確保數(shù)據(jù)信息安全的前提下，才能達(dá)到電子信息檔案管理規(guī)范化、秩序化的要求。電子檔案的管理人員要依據(jù)檔案內(nèi)容設(shè)置不同的安全等級(jí)保護(hù)程序，積極有效地實(shí)現(xiàn)監(jiān)控，保證操作上合法合規(guī)，注重結(jié)合檔案保密登記，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范化管理，這樣才能進(jìn)一步提升電子檔案的有效利用率，提升電子檔案信息交流的便捷高效性。

（二）構(gòu)建電子管理標(biāo)準(zhǔn)。電子文件在管理上要建立全面的管理標(biāo)準(zhǔn)，注重檔案管理的優(yōu)化升級(jí)，實(shí)現(xiàn)全方位檔案管理的同步發(fā)展，確保文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。統(tǒng)一并完善電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理效率得以提升。做好電子檔案的接收、管理、備份和存儲(chǔ)。電子化數(shù)據(jù)管理制度和措施要符合檔案安全的管理要求，電子存儲(chǔ)設(shè)施要及時(shí)配置并不斷完善。

（三）做好電子檔案使用中的控制管理，保證檔案安全。電子檔案管理制度要實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐融合，應(yīng)該結(jié)合工作實(shí)際制訂符合電子檔案管理的制度，形成有序、方便、快捷的電子檔案管理，并保證制度落實(shí)到位。通過(guò)制度進(jìn)行電子檔案使用的有效約束，做到有章可循。例如在電子檔案使用權(quán)限審核上，須高度重視人員權(quán)限的限定，在系統(tǒng)管理的保護(hù)上，都要做好安全管理工作職責(zé)的落實(shí)，只有這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)控制和管理。電子檔案在回收管理和使用過(guò)程中也應(yīng)注重安全性問(wèn)題，適時(shí)進(jìn)行安全跟蹤，重點(diǎn)關(guān)注檔案實(shí)體的安全和電子化數(shù)據(jù)的安全。另外，要加強(qiáng)安全意識(shí)，保障檔案電子數(shù)據(jù)信息的安全運(yùn)行，并及時(shí)建立數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)。要適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的新形式和新要求，確保檔案信息安全。

四、結(jié)論

綜上所述，電子檔案管理工作運(yùn)用信息化技術(shù)手段，也要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，注重安全的同時(shí)，更要注重軟件建設(shè)，建立科學(xué)、系統(tǒng)的電子資料管理制度，提升安全管控，強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)，真正實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。電子資料的電子化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的，能夠提供優(yōu)質(zhì)高效的信息資源，最終做到提高信息時(shí)代電子檔案管理的水平和提升工作效率。

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