論檔案管理信息化建設(shè)

李冰馨一

【摘要】隨著近年來(lái)我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，全面加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)成為檔案管理工作者研究的重點(diǎn)課題。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)不僅能提高檔案管理效率，還能強(qiáng)化檔案管理效益。鑒于此，本文就檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)作出詳細(xì)闡述，并找到檔案管理信息化建設(shè)路徑，以全面提高我國(guó)檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);問題研究

檔案管理信息化建設(shè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)全面加強(qiáng)檔案管理的方法，是提高檔案管理水平的重要途徑，不僅涉及檔案資源材料的分類、整理、搜集歸檔及利用，也涉及檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，能反映出我國(guó)檔案現(xiàn)代化建設(shè)水平，全面提升檔案管理水平。

一、檔案管理信息化建設(shè)的含義

（一）檔案管理信息化建設(shè)的目的。隨著人類社會(huì)全面進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)成為提高檔案管理工作質(zhì)量的重要方法，而檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用及數(shù)字化平臺(tái)的開發(fā)也成為檔案管理工作的新趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)是滿足新時(shí)期檔案信息資源集成化、共享化、個(gè)性化管理的需要，既要保障檔案信息材料能夠有效利用，也要滿足新時(shí)代檔案管理的需求。檔案管理信息化建設(shè)主要由兩方面因素組成：第一是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行有效保護(hù)，采取有效的保護(hù)方法，盡可能延長(zhǎng)實(shí)體資源的使用壽命。第二是利用信息技術(shù)使檔案信息資源得到全面利用，利用信息網(wǎng)絡(luò)通過建立共享化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使檔案信息資源得到共享，也就是快速分享檔案信息材料，使檔案能夠高效服務(wù)社會(huì)。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的意義。檔案管理信息化建設(shè)的過程并不是一帆風(fēng)順的。對(duì)于檔案管理而言，檔案管理工作既面臨著機(jī)遇，也面臨著挑戰(zhàn)。檔案管理信息化建設(shè)不僅是信息時(shí)代發(fā)展的要求，也是推動(dòng)我國(guó)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型的重要途徑。目前科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)成為衡量國(guó)家文化軟實(shí)力的重要指標(biāo)，全面推動(dòng)檔案管理信息化，使檔案管理與信息化建設(shè)有效融合，使其全方面融合科學(xué)技術(shù)和文化內(nèi)涵，能提高我國(guó)的文化軟實(shí)力。可以說(shuō)檔案管理信息化建設(shè)是推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型的重要方法，對(duì)提升我國(guó)信息化建設(shè)水平有著重要意義。檔案管理信息化建設(shè)的過程并不是一帆風(fēng)順的。對(duì)于檔案管理本身而言，檔案管理面臨著機(jī)遇，也面臨著挑戰(zhàn)。如何利用信息技術(shù)全面提高檔案管理質(zhì)量需要技術(shù)專家不斷研究，而檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中又面臨著諸多問題，如信息保存、信息管理、信息安全防護(hù)等，需要檔案管理人員在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中解決。

二、推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的主要策略

（一）利用信息技術(shù)建立檔案信息檢索系統(tǒng)。檔案信息檢索是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效利用的前提和基礎(chǔ)，在檔案管理信息化體系建設(shè)中，必須全面重視檔案信息檢索體系的建設(shè)，利用多種工具和技術(shù)面向用戶建立科學(xué)合理的檔案檢索體系。一方面，在檔案管理信息化建設(shè)中，要注重延長(zhǎng)紙質(zhì)文獻(xiàn)和實(shí)體資源的使用壽命，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給紙質(zhì)文獻(xiàn)及實(shí)體資源提供專業(yè)的存儲(chǔ)空間;另一方面，要對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行數(shù)字化處理，將各種具有較高保存價(jià)值的紙質(zhì)文獻(xiàn)資源保存到相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中，建立科學(xué)合理的信息檢索系統(tǒng)，以滿足用戶精確查詢的需要，保障信息資源得到高效利用。

（二）確定檔案信息資源檢索目標(biāo)。在檔案管理體系信息化建設(shè)中，為保證檔案信息資源高效利用，要全面重視檔案信息檢索體系建設(shè)，根據(jù)用戶需求和檔案管理目標(biāo)確定檔案信息資源檢索目標(biāo)，從檔案信息資源利用角度合理規(guī)劃信息檢索流程，可采用圖片檢索方法、文字檢索方法、電子文獻(xiàn)查詢等方法，科學(xué)化檢索有較高利用價(jià)值的檔案資源，這樣能使檔案信息資源得到全面利用，使檔案信息使用模式更符合用戶的預(yù)期，提高檔案信息檢索效率，對(duì)檔案信息資源高效使用和高速流通創(chuàng)造積極條件。

（三）利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立先進(jìn)的檔案資源查詢體系。檔案信息資源查詢體系是保障檔案信息資源有效利用的前提，也是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。為了促使檔案信息資源得到有效利用，檔案管理部門要積極引入先進(jìn)的信息化管理方法，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行有效的收集、整理、分類、歸檔，以保障對(duì)各種檔案信息的有效存儲(chǔ)，使各種檔案信息有效地存儲(chǔ)到相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中，結(jié)合用戶的使用需求，建立操作便捷且科學(xué)合理的查詢系統(tǒng)，使用戶能及時(shí)便捷地查詢檔案信息。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是提高檔案信息資源使用效率及管理水平的重要途徑，也是在科學(xué)技術(shù)引導(dǎo)下檔案管理的新模式，對(duì)促進(jìn)我國(guó)檔案管理快速發(fā)展有著重要意義。為了全面推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，檔案管理人員要全面重視檔案信息化檢索系統(tǒng)建設(shè)，建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案查詢體系，結(jié)合實(shí)際需求確定檔案信息檢索目標(biāo)，以全面提高檔案信息檢索效率，促進(jìn)檔案信息資源得到有效利用。

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