新時期如何創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作

張靜

【摘要】新時期，對高校學(xué)生檔案管理工作提出新的要求。面對信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校學(xué)生檔案也應(yīng)該更新理念與技術(shù)，能夠從多方面滿足現(xiàn)代化教育發(fā)展需求。基于此，文章對高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新展開探討。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;學(xué)生檔案;檔案管理;管理創(chuàng)新

創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作能夠順應(yīng)時代要求，提高工作效率，為學(xué)生建立更準(zhǔn)確更全面的檔案資料，真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與生活過程，同時也能為用人單位提供方便快捷的獲取人才信息的途徑。因此，在新時期，應(yīng)重視創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）服務(wù)育人理念不足。學(xué)生檔案管理作為高校完成立德樹人根本的重要工作，應(yīng)該牢固樹立諸多的育人理念。但是現(xiàn)實(shí)的情況是，高校學(xué)生檔案管理部門往往還是一種管理者的工作理念，沒有真正樹立起服務(wù)育人的理念，與立德樹人根本任務(wù)相差很多，影響了高校學(xué)生檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)不高。在部分高校，檔案管理工作并沒有聘用專業(yè)的技術(shù)人員，因此，學(xué)生的檔案管理工作較為混亂，給學(xué)生日后發(fā)展帶來一定的困擾。有的高校將學(xué)生檔案存放于學(xué)生工作管理部門，還有的院校直接將學(xué)生檔案放置在學(xué)校的招生辦，這類做法不利于高校檔案管理工作的開展。當(dāng)前，高校在學(xué)生檔案管理工作中的規(guī)范程度和效率水平依然較低，極大地阻礙了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的發(fā)展。

（三）檔案管理技術(shù)存在的問題。在大數(shù)據(jù)時代，高校的學(xué)生檔案管理工作需要將“大”這個概念充分展現(xiàn)出來，換句話來說，需要在過去的管理工作上，堅(jiān)持大檔案以及大服務(wù)的方向不斷發(fā)展。只有如此，用戶才可以快捷得到自己想要的信息。高校學(xué)生檔案管理當(dāng)中，需要對管理的方法展開創(chuàng)新，從而讓學(xué)生檔案管理變得更加多元、可視化，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的學(xué)生檔案信息服務(wù)，滿足用戶的各種個性需要。所以，高校的學(xué)生檔案管理，需要更強(qiáng)的管理技術(shù)。有部分高校通過學(xué)生電子檔案展開管理，不過這種方法在信息更新以及服務(wù)方面還存在著非常嚴(yán)重的滯后性。在信息的收集整理方面，其所消耗的時間都比較長。這種學(xué)生檔案的管理方式和大數(shù)據(jù)時代的需要有很大沖突。

二、新時期高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新學(xué)生檔案管理內(nèi)容。從立德樹人視域推動高校學(xué)生檔案管理改革創(chuàng)新，更需要對檔案管理育人項(xiàng)目與內(nèi)容的調(diào)適創(chuàng)新。因此高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)分析把握立德樹人根本任務(wù)對檔案管理工作內(nèi)容與項(xiàng)目的要求，將學(xué)生德、智、體、美、勞以及學(xué)科教育等成長過程納入跟蹤督導(dǎo)的視域，積極服務(wù)發(fā)揮檔案管理的各項(xiàng)育人功能，以此不斷打牢學(xué)生檔案管理服務(wù)育人的基礎(chǔ)。

（二）更新檔案管理人員理念。檔案管理工作者是高校學(xué)生檔案的直接接觸者與管理者。更新檔案管理者的工作理念，加強(qiáng)他們的培訓(xùn)，對于高校學(xué)生檔案管理改革的成功至關(guān)重要。為了培育一批高素質(zhì)的檔案管理人員，高校應(yīng)該給予更多的關(guān)注，領(lǐng)導(dǎo)方面高度重視，鼓勵檔案管理人員更新工作理念。新時期的檔案管理工作者要真心實(shí)意為學(xué)生發(fā)展謀劃，要注重檔案的應(yīng)用價值，不斷提升和完善服務(wù)水平，努力使檔案工作更加接近學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活實(shí)際，使學(xué)生檔案真正地滿足“工匠學(xué)堂”育人模式的要求和需要。如何更好地激勵檔案管理工作人員做好學(xué)生的檔案工作，需要高校充分運(yùn)用各種方法，做好相關(guān)人員的工作激勵。

（三）創(chuàng)新學(xué)生檔案管理大數(shù)據(jù)工具。高校的檔案管理工作，包括教師以及學(xué)生的檔案管理，不僅如此，還涉及到行政人員的檔案管理。學(xué)生的檔案管理工作需要根據(jù)實(shí)際的狀況進(jìn)行細(xì)致的分析，從而給學(xué)生檔案管理制定出符合學(xué)生發(fā)展需要的大數(shù)據(jù)分析工具。這個過程當(dāng)中，高校不僅要將自己的人才優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。還需要和有關(guān)的科技企業(yè)進(jìn)行良好、密切的合作，相互促進(jìn)，把人才優(yōu)勢以及資金優(yōu)勢有機(jī)結(jié)合起來。通過科技企業(yè)的力量，對學(xué)生數(shù)字檔案資源展開深入而有效的挖掘。現(xiàn)如今，有一些高校通過大數(shù)據(jù)優(yōu)勢和科技企業(yè)進(jìn)行密切合作，在學(xué)生資助以及獎學(xué)金申請等方面研發(fā)出了符合學(xué)校實(shí)際情況的學(xué)生信息管理系統(tǒng)。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為我們提供了更高效的管理手段。高校學(xué)生檔案管理工作要結(jié)合時代特點(diǎn)，用現(xiàn)代化的手段創(chuàng)新管理方式，提高管理效率，建立電子檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)將本人的信息分類提交到數(shù)據(jù)庫中，將圖片、聲音等新形式融入學(xué)生資料中，并通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)形成學(xué)生發(fā)展變化情況的對比圖，有利于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，提高高校學(xué)生檔案管理的工作效率，可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)掌握不同專業(yè)、不同年級甚至是其他學(xué)校學(xué)生的發(fā)展情況，實(shí)現(xiàn)學(xué)生及學(xué)校發(fā)展的可視化。

（五）完善高校學(xué)生檔案管理制度。將高校學(xué)生檔案統(tǒng)一交由學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理。在實(shí)際操作過程中，由校屬各院系指定收集學(xué)生檔案的兼職檔案員，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的基礎(chǔ)性材料并將材料及時轉(zhuǎn)交給學(xué)校專職檔案管理人員。對于這類兼職檔案員也要進(jìn)行基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們熟悉和掌握學(xué)生檔案管理工作的步驟、環(huán)節(jié)和具體方法，以保證學(xué)生檔案材料收集歸檔質(zhì)量。

三、結(jié)語

學(xué)生檔案是記錄學(xué)生成長經(jīng)歷的關(guān)鍵。在新時期，各高校要順應(yīng)社會環(huán)境的變化，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，提高管理工作效率，讓檔案能夠更好地體現(xiàn)學(xué)生的變化，更好地滿足學(xué)生服務(wù)需求，提高高校檔案管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

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