新形勢下電子檔案管理工作的思考

劉丹

摘 要：本文對當前信息時代的電子檔案管理工作進行了深入地分析，并且結合自己的工作經驗，對怎樣做到當前的電子檔案管理工作提出了自己的對策，旨在為廣大同仁提供有效地借鑒。

關鍵詞：電子檔案；管理；新形勢

近年來，電子信息檔案管理工作成為政府部門信息管理的重要方式，其更好的提升了我們的工作效率。但是，作為新時代下的政府部門的檔案管理人員，怎樣提升自己的工作能力，讓自己更好地適應當前的信息化背景，做好電子檔案的管理，這成為當前我們所要去面對的問題。

1 電子檔案的作用

新時代下，電子檔案打破了傳統的紙質檔案的形式，其具有了更加靈活的特點。這樣的檔案管理下其具有的優勢體現在以下幾個方面：首先，電子檔案具有一定的時效性，其有效提升了檔案管理的效率，增加了檔案管理人員的工作趣味性，降低了工作難度和工作壓力；其次，其有效地提升了檔案管理的即時性。電子檔案的管理下，可以使檔案的內容修正更加及時有效，提升文檔增補的效率，保證了文檔的正確率；最后，其提升了檔案管理的質量，對文檔的卷宗管理質量有著一定的促進作用。同時也更好地降低了工作人員的工作枯燥性。

2 電子檔案工作人員所要具有的素養

我們作為信息時代下的檔案管理工作人員，要不斷地學習檔案管理工作的業務知識，特別是在當前的電子檔案的管理中，我們要不斷提升自己的綜合素養。

首先，我們要提升自己的協調能力，檔案管理工作中，我們離不開與各個部門之間的溝通交流，我們要具有一定的協調能力，才能夠更好地促進各部門之間的協調溝通；

其次，我們要提升現代檔案管理的能力。我們不但要做好實體檔案的管理，還要對電子檔案的管理工作內容有著一定的掌握。要在檔案收集、檔案鑒定、檔案整理以及檔案編排等做好各項工作。要學習好電子信息技術的應用，讓其可以更好地在各項工作中發揮作用，提升檔案管理的效率，做好資源信息共享技術的應用與保密措施。

最后，我們要提升自己學習的能力。我們面對的是新時代下的檔案管理工作，不僅僅是紙質的文檔還有電子的文檔需要我們去進行管理，這就需要我們不斷地學習現代化信息的技術，不斷地進行自我能力的完善與提升，實現終生學習的目標，才能夠更好提升自己的工作效率和質量。

另外，政府部門要重視對檔案管理人員的培訓工作，讓其具有更好的素養才是推動檔案管理工作的根本。要對其進行更加專業地培訓，提升工作人員的工作能力，讓其可以更好地面對當前的時代發展。要積極建立一個終身進行學習的制度，讓檔案管理工作人員能夠更好地自我完善、自我提升，從而有效適應新時代的相關檔案管理工作的要求。

3 推動檔案事業發展的關鍵

電子檔案的管理工作的開展離不開我們對電子檔案管理能力的提升的作用，為了更好地提升電子檔案管理的工作效率，確保信息的準確性和高質量性，我們必須要從以下幾個方面去強化自己的工作能力：

3.1 做好電子檔案內容的收集工作

電子檔案的管理過程中，我們的收集工作非常重要，我們要在電子檔案的歸檔和接收方面提升自己的工作素養。讓檔案管理能夠實現穩妥和安全性，這樣的管理思想下可以更好地促進電子檔案的有效利用率，降低了檔案查找時的困難。例如，要利用好電子表格的歸納作用，將檔案在電子表格上做好接收時的記錄，這樣在檔案的查找時可以更好、更快地找到自己的目標檔案。

3.2 扎實做好數據庫的建庫工作

數據庫的建立為信息化檔案的管理有著重要的作用。我們要在日常的電子信息檔案的管理過程中，要做到信息庫的更新與強化，讓檔案實現了數字化傳遞的目標。我們要在目錄數據庫的管理中做好時時更新的工作，要有機會、有步驟地進行歸檔工作，要讓數據庫的內容在目錄上可以準確地展現。我們還要在數字化藏館檔案的管理中，也全面實現工作信息化的目標，這樣對檔案的管理有著促進的作用。

3.3 做好電子檔案的維護工作

檔案的保密性永遠是我們要去重視的問題，我們要不斷地強化自己的電子信息技術的能力，在網絡的安全以及計算機的安全問題上，進行更加有效、深入地改進，要讓自己的信息化技術水平不斷提升，強化自己的保密意識，在信息的安全性中做好一切的保護工作，這樣才能夠更好地保護好信息技術的安全，提升自己的工作水平。

4 結語

綜上所述，我們在新時代的檔案管理工作中，要不斷地提升自己的工作素養，更好地掌握科學化管理模式和方法，讓自己的工作思想與時代的發展相同步，更好地促進電子檔案管理工作的開展。為政府部門的檔案管理工作水平提升起到不可替代的作用。

參考文獻

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[2]張紅.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].科學與財富，2015（02）.