淺析城建企業基建檔案管理問題及對策分析

曾玲

摘 要：基建工程檔案作為單位檔案的重要組成部分，反映的是真實存在的建設管理工作，基建檔案管理妥善與否直接影響著單位產業的發展。為此，各單位特別是承擔城市基礎設施建設的城建企業必須要采取有效措施，做好基建檔案管理工作，以提升基建工程的建設水平。通過分析如今基建單位檔案管理信息化建設進程中的不足之處，分別從機構建設、人員技能、體系完善、服務理念等多個維度出發，提出有利于單位內基建檔案管理建設發展的合理性策略。

關鍵詞：基建檔案管理；信息化建設；工程項目建設

1 前言

對于基建單位和項目來說，整個檔案涉及內容十分廣泛，其中有項目立項、審核、批準、前期偵查、施工預案、落實、竣工以及驗收等，一整個項目從無到有的全部資料，形式多種多樣，文字、圖片還有影像等。基建項目檔案對于資料的完整性、真實性要求極高，是整個項目開展的關鍵性資料。

2 加強基建檔案管理工作的重要意義

1）保證工程創先爭優。作為社會熱點，基建項目的進度、安全性、服務性等都受到社會大眾的喜愛，而整個基建檔案管理工作是基建項目全部記錄的關鍵，對于現階段基建發展和未來性建設都有十分重要的作用。尤其一些重點項目工程，在進行竣工驗收，國家優質工程評級評獎階段，參建項目的檔案統籌與管理工作就是參評的第一道防線，檔案管理人員要參與項目的竣工驗收工作。

2）提高企業工程質量。一定程度上來說，基建工程檔案就是城建工程的紙質版統籌，可以從時間、任務、起源、進度等具體數據、信息等方面提供比較真實準確的信息，切實的反饋整個基建工程的進度建設過程以及項目的建設實體，一整套比較嚴謹、全面、詳實的基建檔案能夠為該項目工程在投產以后的各項工作做好在數據、資料等方面的支持與幫助。考慮到整個基建檔案的儲備、建檔、存檔與歸檔等檔案數據資料管理，是能夠貫穿該基建項目的全部過程，可以相對真實的反饋該項目的進度與質量。工程人員通過不斷健全基建檔案的人員管理，各項材料整合制度等，重點落實各項管理規定，實現基建項目落實的標準正規化。

3 基建檔案管理存在的問題

檔案管理工作，就是通過將各類信息進行整理、分類、儲存并分析的一個過程，有助于提高信息的安全有效，并能夠為其余工作提供紙質版證據；因此健全檔案管理體系，可以將人員管理井井有條，為人事變動和招聘等工作提供后期數據支持和信息保障，對于未來發展而言至關重要。目前很多基建項目也在逐漸重視檔案管理的重要性，在日常工作中，以實踐行動落實基建工作的檔案整合，為未來的基建事業發展提供數據資料支持。

1）企業內基建檔案管理意識薄弱。施工單位過多的重視經濟效益，或者工期進度等，不夠重視基建項目的檔案建設和完備工作，導致一系列問題產生，例很多的檔案找不到原件，有的工程檔案會在參建單位撤出時難以有效保存，還有圖物不符或缺少圖章簽字的情況，以上因素導致基建檔案的整理和歸檔和工程建設的實際進度不一致。

2）檔案人員綜合素質不強。由于目前基建項目考慮到人員成本等隱性成本，在單位內部檔案管理負責人大多是由臨近退休人員等進行后勤維護與管理工作，這些人大多不具備學習能力和創新意識，所以不利于檔案管理工作的創新，很難實現與時代接軌。大多工作人員對于檔案管理的認識不足，就是簡單的收集整合工作，所以導致基建工作的檔案管理不健全，不穩定很多資料不滿足真實需求。

3）基建工程檔案管理模式相對陳舊。很多基建單位的檔案管理工作目前仍然采取比較傳統的人工模式，考慮到工程參建單位的數量比較多，但是整個檔案管理的工作標準并沒有統一，很多基建檔案管理部門對檔案管理監督、檢查和指導工作很難及時落實，導致基建檔案質量大多不具備歸檔的資質，要么格式要么內容不規范，使得檔案管理工作難以正常開展。

4）基建檔案管理體制不健全。在城建單位，考慮到人員成本等因素，并有設定專門的檔案資料管理科室，在相關人員配置方面并不健全，很多與檔案管理相關的基礎設施（檔案盒、檔案柜、檔案資料、檔案保存軟件等）都不健全，所以系統化的檔案管理工作只是處于書面的階段。

4 加強基建工程檔案管理的具體措施

1）加大重視程度，完備檔案管理制度。各個城市建設管理單位部門要從單位內部形成一種重視檔案管理的組織文化，在具體運行實踐過程中身體力行去提高檔案管理的落實力度，成立檔案科，并設有專門的人員定期進行整合和更新，保證基建檔案信息的真實有效性，懂得爭取足夠的經費和技術投入；提高中高層領導對于檔案管理的重視程度，加大在各種大小會議中的檔案管理宣傳力度，將事務性工作與管理實踐充分結合。一方面，工程建設單位重視檔案管理工作，聘用專業的檔案管理人員，落實檔案基建管理工作的力度。整個基建項目的檔案管理，出具所需要整合的檔案信息的匯編資料，其次對于各種資料的存儲和收集標準進行統一規范，另一方面，能夠借助于大數據時代要求，運用軟件等方式，提高檔案資料的時效性、存儲長期有效性等。

2）落實基建工程檔案的管理各項工作。各個基建項目的檔案整合工作，大多分為基建檔案前期工作、各項目具體進度、項目檢查、竣工驗收等多個步驟。能夠將很多基建單位的方案管理工作正式的納入基建項目的編制中，檔案管理作為基建項目落實的后備力量，需要提高對于基建項目檔案管理的重視程度。檔案資料的整理是需要貫穿整個基建項目的全過程的，從項目的立項、落實、修改更正到后期的項目執行、竣工、驗收等，都需要能夠登記在冊。

一方面，加大資金投入力度，完善設備的武裝程度，安裝省檔案局推廣的瓊蘭檔案管理系統，全力支持檔案管理信息化建設工作；另一方面，提高信息技術技能提高，凈化網絡環境，提高信息的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統漏洞，引進先進的數據分析軟件和登記軟件，通過系統分析各項城市基礎設施和道路建設的進度、安全性和后續風險評估，提高存儲機構的信息保密度。

3）加強基建檔案管理人員的業務培訓。注重提高檔案管理人員的綜合素質和職業修養，健全的人才梯隊建設是基建項目檔案管理不斷發展的根本渠道。各參建單位要積極組織檔案人員參加省檔案培訓中心舉辦的《全省檔案業務工作崗位培訓班》等課程，實現員工基本檔案信息整合工作標準化。提高組織內檔案管理信息化建設的人才梯隊建設程度，招聘檔案管理人員，可以通過針對學歷、經歷、素養、年齡等多項指標進行選拔，提高入職門檻，進而提升城建單位內檔案管理人員的專業素質；進行相互交流，組織開展培訓等管理技能模式，設定科學的考核指標，采取360績效考核的方式，促進團隊內人員進行合理競爭，帶動全員的工作積極性。

5 結束語

企業檔案是企業發展奮斗的結晶，對城建企業而言，只有加強基建檔案管理，才能更好地作用于企業的長遠發展。針對市政道路建設單位而言，能夠充分借助大數據優勢，運用軟件，云空間等形式，將城市基礎設施建設的基本情況進行實施存檔，構建一套針對性強、極具細節性、時效性高的基建檔案管理系統，能夠為我國城市化建設進程進行詳實記錄，同時能夠加快我國的基建檔案管理進程，實現信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲和應用。

參考文獻

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