新時期高校行政秘書能力構成及其提升

胡超蘭 呂淵

[摘要]在新時期，高校行政秘書崗位與其他崗位相比具有一定的特殊性，雖然不直接參與各項管理工作，但是必須具備過硬的組織管理能力，同時還要兼具極強的隨機應變能力、長傳下達能力、公文寫作能力。另外，還要掌握網絡信息處理技能以及通過網絡協調各項事務的技能，這是新時期對高校行政秘書崗位所提出的新要求。文章就結合這一新要求，構建起高校行政秘書的基本能力與技能培養路徑，希望能夠為今后高校行政秘書日常工作的順利開展提供理論支撐。

[關鍵詞]新時期;高校行政秘書;基本能力與技能;新要求;培養路徑

[中圖分類號]G640

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671-5918（2019）08-0054-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2019.08.024

[本刊網址]http：//www.hbxb.net

引言

高校行政秘書崗位與其他崗位相比，具有明顯的工作復雜性，既要為領導與學生分擔壓力，同時也要承擔對內管理、對外溝通的重任。然而隨著時代的發展，新時期高校行政秘書崗位還要面對新要求，在基本能力和基本技能方面加以深化，確保高校行政秘書能夠處理好各項對內、對外事物，為高校各項工作有序開展起到總協調的作用。

一、新時期對高校行政秘書崗位所提出的新要求

新時期，高校行政秘書崗位必須應對新的挑戰，滿足時代對該崗位所提出的新要求。其中，新要求是指行政秘書不僅要具備較強的組織管理能力、隨機應變能力、長傳下達能力、公文寫作能力，同時還要掌握一定的網絡信息處理技能和通過網絡協調各項事務的技能，進而能夠提升高校行政秘書專業性的同時，能夠推動高校行政秘書邁向職業化發展道路，實現工作效率和處理各項事務水平的雙提升。

二、新時期高校行政秘書需具備的基本能力與技能

（一）新時期高校行政秘書需具備的基本能力

就當前而言，高校行政秘書必須具備四項基本能力，分別為：組織管理能力、隨機應變能力、長傳下達能力、公文寫作能力。這些基本能力在以往高校行政秘書崗位中得以重視，但并不意味著在新時期就要被忽視，這些基本能力依然是高校行政秘書職業化發展的必然條件。

（二）新時期高校行政秘書需具備的基本技能

在新時期，高校行政秘書所要具備的基本技能主要有兩個：一是網絡信息處理技能，二是通過網絡協調各項事務的技能。這兩項技能是提高行政秘書工作效率，并為領導提供長遠發展意見與建議的關鍵所在，也是顛覆傳統意義上高校行政秘書工作方式的重要體現，需要引起高校行政秘書隊伍的高度重視。

三、新時期高校行政秘書的基本能力與技能培養路徑

（一）高校間定期舉辦行政秘書基本能力交流會;

就新時期高校行政秘書基本能力培養的路徑而言，學校之間定期舉辦行政秘書基本能力交流會應放在首位。原因在于交流會是分享經驗、吸取教訓的過程，在行政秘書基本能力的發展過程中極為有利。針對高校間定期舉辦行政秘書基本能力交流會而言，必須在兩個方面加以重視：首先，要針對交流會的時間、舉辦地點進行長遠的安排和計劃。定期舉辦高校政秘書基本能力交流會是一項極為繁雜的工作，定期究竟要定在哪一時間段合適、哪一地點較為適宜應是首先考慮的。這里每學年舉辦兩次交流會最為理想，而舉辦的時間應該為8月份和次年的1月份，這兩個時間段正處于高校寒暑假期間，行政秘書的工作量相對較小，有時間來提高自身的基本能力。在舉辦地點方面，要根據本省、自治區、直轄市高校數量，循環開展。其次，要針對交流會的內容進行縝密的設計，并預留出可調整的空間。在新時期，高校行政秘書所要面臨的崗位要求正在不斷更新，交流會內容也要隨之進行不斷的調整。為此，在制定出本年度交流會內容的基礎上，還要針對未來1-2年內交流會內容進行合理的設計，其間還要制定出可調整的方案，以保高校行政秘書基本能力交流會成為經驗交流與共享、自我能力提升的平臺。

（二）高校積極開展行政秘書基本能力培訓活動

在上文的論述中可以了解到，高校行政秘書必備的基本能力主要包括四個，而培養行政秘書這些基本能力的過程中，不緊要學校之間定期舉辦交流會，還要加強專業層面的培訓活動。培訓活動的方式有很多種，如：專家座談會、校外能力拓展等等，這些培訓活動顯然能夠從專業層面去提高行政秘書在專業能力方面的認知水平，幫助他們走向職業化發展道路。而高校開展行政秘書基本能力培養活動的路徑應包括兩個部分：首先，要向行政部門、企業部門聘請專門人才，開展各種形式的培訓活動。政府行政部門以及企業管理部門都配有專業性極高的行政秘書，并且他們擁有非常豐富的工作經驗，能夠在第一時間捕捉新時期行政秘書必須具備的基本能力。高校向政府行政部門、企業管理部門發出邀請，聘請工作在一線的行政秘書作為客座教授，通過多樣化的培訓活動，向高校行政秘書講解組織管理能力、隨機應變能力、長傳下達能力、公文寫作能力指的究竟是什么，在能力培養上應該從哪些方面入手。其次，要注重理論培訓與實踐活動的相結合。無論以怎樣的形式開展培訓活動，必須要認識到理論培訓與實踐培訓的相結合。其間，在專家座談會中，不僅要向行政秘書傳遞各項基本能力的內涵，還要在培訓活動之后積極落實實踐活動，通過及時的動手參與、親身體驗來加強各項基本能力的培養步伐。在校外能力拓展活動中，不僅要重視實踐活動的流程，同時還要針對某一能力培養的各個環節加以理論滲透，以保證實踐活動能夠以理論為基礎。通過這兩方面的有效進行，高校行政秘書的職業性、專業性必然會得到提升，基本能力的培養也會更進一步。

（三）立足崗位新要求培養其信息處理意識

面對時代發展腳步的不斷加快，信息資源已經成為人們生產、工作、學習、生活中最為寶貴的資源，高校在信息化時代的推動下，各種信息已經成為高校發展必要的資源所在。應對這種新形勢，高校行政秘書必須要具備處理各種信息的技能，這也是在未來高校行政秘書崗位必須要具備的一項基本技能。而培養行政秘書處理各種信息的技能，首先要立足崗位新要求，培養其相應的意識。具體操作應包括兩個部分：首先，要加強行政秘書的數據信息敏感性。關于數據信息的敏感性培養方面，必須將善于發現數據信息的意識放在首位，之后要培養根據數據信息主動判斷其問題的意識，最終還要培養行政秘書能夠根據數據信息反映的問題，尋找問題對立面的意識。因為能夠審時度勢，為領導提供合理建議與意見是高校行政秘書崗位的新要求，而培養其數據信息敏感性恰恰是培養其信息處理意識的關鍵所在，也是培養信息技能的重要一環。其次，行政秘書要有能夠有自助運用相關軟件進行信息處理的意識。針對這一意識的培養，重點要落在大力推廣數據信息處理軟件應用的必要性上，讓行政秘書能夠意識到數據信息處理軟件的應用，能夠客觀的反映出事實與現狀，讓行政秘書能夠體會到數據的說明作用。在以上兩個方面共同作用之下，行政秘書的信息處理意識自然會形成，也會為信息技能的培育打下堅實的基礎。

（四）高校打造行政秘書信息化的工作方式

在新時期，我國已經全面進入到信息化社會，互聯網成為一切信息傳遞的重要途徑，網絡信息也成為推動各領域發展的核心資源。而高校在信息化社會背景之下，無論是在教育技術上，還是在管理工作上都已經邁向了信息化道路。為此，高校行政秘書崗位也應以時代社會背景相吻合，打造行政秘書信息化的工作方式，進而培養行政秘書信息技能，確保其基本技能能夠得到不斷拓展。打造高校行政秘書信息化的工作方式必須從兩個方面入手：首先，要重點培育行政秘書的信息化思維。其間，重點在于幫助行政秘書養成重新思考上級領導、下級所轄各個部門的工作常態，同時幫助行政秘書形成運用大數據、信息平臺的意識，確保行政秘書能夠依托網絡信息技術形成一套特定的工作思維。其次，要加強行政秘書用信息化手段發現、解決、協調問題能力的培養。在這一過程之中，應重視行政秘書各項網絡操作技能的培養，如大數據技術應用、交流平臺建設與維護、信息反饋平臺的更新等等，以此為基礎行政秘書運用網絡信息技術發現、解決、協調問題能力則會得到提升，進而成為一項必備的基本技能。

結論

在新時期，高校行政秘書的基本能力與技能的全面培養是一項系統工程，其間需要高校主管部門從多個角度進行探索與研究，并且通過多方協作來進行實踐檢驗。可是，文章所提出的觀點中，依然會存在這樣或者那樣的不足，還希望廣大高校行政秘書、相關學者在日常工作與研究中，能夠提出更多的寶貴意見與建議，為高校行政秘書崗位的專業化、職業化發展貢獻出自己的一分力量。

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