電力物資采購合同風(fēng)險的防范及其管理對策

王茜?趙晉莉?梁晉波?杜云強(qiáng)?成峰波

摘 要：電力物資采購是對產(chǎn)品生產(chǎn)和項目建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度等控制的關(guān)鍵要素，在采購的過程中任何一環(huán)出現(xiàn)小幅的偏差，均會影響整個電力物資采購預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)，簡言之，物資采購活動直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。通常情況下，電力采購活動風(fēng)險與合同風(fēng)險緊密結(jié)合，貫穿于合同管理與風(fēng)險控制的全過程。鑒于此，本文以電力物資采購合同風(fēng)險的內(nèi)部有效控制為探究點，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)、物資采購與合同管理的現(xiàn)狀，淺談一些看法僅供參考。

關(guān)鍵詞：電力物資采購；合同風(fēng)險；內(nèi)部控制

一、物資采購合同管理的重要性

2014年1月，國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督委員會舉辦了中央企業(yè)講習(xí)所第一期講習(xí)班，對集約化管理、集中采購和供應(yīng)鏈管理進(jìn)行了專家講座、經(jīng)驗交流及重點點評，為大力實施采購集中管理及推進(jìn)向供應(yīng)鏈管理模式的轉(zhuǎn)變指明了方向和實現(xiàn)路徑。物資采購合同的集中簽付是對集中采購管理的細(xì)化與延伸，是為承接電網(wǎng)企業(yè)“集約、規(guī)范、高效”的物資管理戰(zhàn)略實施落地而積極探索先進(jìn)管理模式的具體實踐，旨在發(fā)揮電網(wǎng)企業(yè)物資集約化管理的優(yōu)勢，降本增效，提升物資供應(yīng)服務(wù)水平。縱觀國內(nèi)外管理企業(yè)的采購模式趨勢而言，集中采購已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)綜合發(fā)展的必然選擇。以需求融合為采購管理創(chuàng)新模式為主的集團(tuán)企業(yè)，利用集中采購的優(yōu)勢，不斷在實踐中形成全力，有效地提升了企業(yè)在市場采購中的議價權(quán)，有效地控制了企業(yè)的采購成本，使企業(yè)更具效率及競爭力。并且在集中采購模式的引導(dǎo)下，集團(tuán)企業(yè)還能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的監(jiān)督管理，產(chǎn)生極強(qiáng)的腐敗預(yù)防作用。目前，根據(jù)相關(guān)標(biāo)桿企業(yè)的集中采購實踐現(xiàn)狀來看，通過創(chuàng)新采購模式的應(yīng)用，使企業(yè)更好地實現(xiàn)了資源融合使用，有效保障了企業(yè)的成本支出，維持了穩(wěn)定的物資供應(yīng)鏈，使企業(yè)實現(xiàn)了增收降支的目標(biāo)。

二、物資采購合同風(fēng)險

（一）合同前期準(zhǔn)備風(fēng)險

合同的擬定是圍繞采購活動進(jìn)行的，是本次采購活動的目的。如果合同計劃并沒有準(zhǔn)確表達(dá)出采購業(yè)務(wù)的目的，會間接造成合同計劃與采購目標(biāo)的不協(xié)同、不統(tǒng)一。

（二）合同文本擬定風(fēng)險

在合同談判過程中，供應(yīng)商有時會采取一些違規(guī)行為和手段誘取合同。一旦該階段企業(yè)內(nèi)部管理不夠規(guī)范，會有部分采購人員無視企業(yè)的采購流程和規(guī)定，采購人員的舞弊風(fēng)險較大，正因如此，保證談判人員的獨(dú)立性是非常必要的。

（三）合同審查審批與簽署風(fēng)險

本環(huán)節(jié)比較看重審核審批工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，包括法律、技術(shù)等知識，要求比較高，工作量也較大。結(jié)合既往的現(xiàn)實來看，本環(huán)節(jié)也是問題較多的環(huán)節(jié)之一。一旦無法有效的審查前期工作的漏洞，包括內(nèi)容錯誤、條款不當(dāng)?shù)龋瑵撛陲L(fēng)險將十分巨大。

（四）合同履約與歸檔風(fēng)險

合同文本的嚴(yán)謹(jǐn)性、雙方對合同內(nèi)容的理解偏差等，均會直接影響合同的正常履行。此外，在履行變更或者終止過程中，可能會產(chǎn)生第三方加入的風(fēng)險。再者，合同歸檔保存方法不當(dāng)帶來的風(fēng)險，比如常見的文件丟失、公司資料外泄等。

三、電力物資采購合同管理對策

（一）提高履約的責(zé)任意識

在采購合同的簽訂往往受到合同雙方的高度重視。但是，大多把合同的履約過程當(dāng)做是生產(chǎn)過程，合同簽訂之后對合同的履約不聞不問，這也是合同管理問題大多出現(xiàn)在履約中后期的重要原因。比如，普遍不能夠按照合同交貨期到貨驗收結(jié)算問題；合同特殊條款（補(bǔ)充協(xié)議、技術(shù)規(guī)格書、招標(biāo)文件中特殊要求等）在驗收環(huán)節(jié)得不到重視等問題。簽訂合同之后，特別是為了有效降低電力采購成本、方便電力生產(chǎn)建設(shè)需求，電力直達(dá)物資品種和數(shù)量逐年增加的現(xiàn)在。對合同分析和與使用單位進(jìn)行合同交底要引起重視，避免合同簽訂和合同執(zhí)行脫節(jié)，以及日后產(chǎn)生合同糾紛。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督和反饋

①對物資采購必要性及采購量的反饋。財務(wù)人員對物資剩余量、生產(chǎn)需求量、物資采購經(jīng)濟(jì)批量等進(jìn)行分析，評價采購時機(jī)是否合適，是否造成物資過多而占用大量資金價值，或能否及時補(bǔ)充庫存而不影響生產(chǎn)進(jìn)度。財務(wù)人員要從經(jīng)濟(jì)角度對合同簽訂的必要性及內(nèi)容進(jìn)行分析，向管理者反映物資采購結(jié)果對企業(yè)的影響及改進(jìn)建議。②對合同運(yùn)行流程的監(jiān)督。主要指財務(wù)人員檢查是否有越權(quán)審批、缺失審批的現(xiàn)象。如不符合企業(yè)內(nèi)部控制要求，則要求相關(guān)人員進(jìn)行糾正。③對招標(biāo)環(huán)節(jié)形成的信息反饋。企業(yè)合同運(yùn)行完畢，財務(wù)人員需要對比同等條件下合同中物資質(zhì)量、價格與市場的差距，如果差異明顯，就需要分析原因，尤其是企業(yè)同等條件下價格明顯偏高的情況，要分析是否存在虛假招標(biāo)，有人侵占企業(yè)利益的情況，并將結(jié)果向上級反饋。

（三）將合同簽訂的把控關(guān)口向前移動

為了提高物資合同的簽訂準(zhǔn)確性，施工企業(yè)在新的制度中還取消了技術(shù)協(xié)議的簽訂工作，將合同簽訂的管理重點放在前期技術(shù)規(guī)范的審查上來，這樣直接對材料的質(zhì)量進(jìn)行把控，準(zhǔn)確地對材料的參數(shù)進(jìn)行要求，這樣就避免了在后期合同執(zhí)行的過程中發(fā)現(xiàn)參數(shù)不準(zhǔn)確造成合同變更等情況出現(xiàn)，造成造價的提高。對于一些重要的設(shè)備進(jìn)場，施工企業(yè)還制定了在簽訂合同的時候組織設(shè)計單位、項目部和供應(yīng)商等進(jìn)行現(xiàn)場檢查和資料交換的工作，這樣大大縮短了前期準(zhǔn)備的時間，提高了工作效率，確保了設(shè)備進(jìn)場時間的及時。

（四）信息化合同管理過程

由于在合同管理過程中會遇到大量的合同變更情況，因此為了能夠更好地完成與掌握相關(guān)的合同變更情況，施工企業(yè)將合同變更工作規(guī)范化，構(gòu)建了各相關(guān)部門合同評審人員集中洽談制定合同版本，將合同的格式規(guī)范化、全面化，對于不符合規(guī)范的合同進(jìn)行了嚴(yán)格的限制。這樣，不符合要求的合同節(jié)約了大量的審閱時間，物資供應(yīng)單位也縮短了審核后修改的時間，這樣合同的變更更快更及時，提高了工作效率。

結(jié)束語

市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使整個市場環(huán)境變得更加復(fù)雜多變。對于各行業(yè)的企業(yè)而言，在堅持既定發(fā)展戰(zhàn)略與追尋目標(biāo)的同時，更關(guān)鍵的在于如何趨利避害，真正的立足于市場，謀求更進(jìn)一步的發(fā)展。風(fēng)險管理作為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動必須圍繞的目標(biāo)之一，也越來越受到重視。企業(yè)物資設(shè)備采購合同風(fēng)險管理作為企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要構(gòu)成部分，其對于企業(yè)整體生產(chǎn)運(yùn)營的影響是非常大的。企業(yè)在項目推進(jìn)過程中需要重點把控的就是將面臨的風(fēng)險值控制到最低，強(qiáng)化合同管理工作。