機關檔案信息化建設的現狀與對策

高志東

摘 ?要：科學技術伴隨著國家的發展而不斷進步，各大企業與機關單位的辦公朝著自動化以及信息化的方向發展，機關單位的檔案工作也因此達到一個新的階段。在我國社會主義事業發展以及建設的過程當中，檔案是非常重要的，人民群眾的生產生活與其有著直接的聯系，由此也可以看出機關檔案具有非常重要的地位。所以機關檔案工作為了能夠適應當今社會的發展需求也要進行轉型，本文結合實際對機關檔案信息化建設的現狀與對策進行探討。

關鍵詞：機關檔案;信息化建設;現狀

1機關檔案信息化建設的重要性分析

機關檔案信息化建設，指的是在國家檔案管理規劃的引導下，科學開展檔案管理活動，并在活動中合理應用現代信息技術，對不同的檔案信息資源進行管理應用。檔案信息化是以計算機電子技術為基礎的，并且也會跟隨計算機電子技術的不斷優化而進行調整。現階段，國內機關檔案信息化建設已經有了相當完善的成長體系。但是與國外的檔案信息化建設相比，依舊存在一定的問題。從本質上探討，機關檔案信息化建設本身是機關單位信息化建設當中的一部分內容，而且也是電子政務建設的基礎內容。在檔案信息化的持續推進中，需要科學加強機關檔案信息化建設水平，以迎合當前時代的發展需求，同時也能夠滿足檔案管理和服務需求。機關檔案信息化建設的主要目的是為了提高檔案管理的科學性以及檔案管理工作的有效性，并設置一定的規范，確保檔案資源能夠科學地開發利用，提高檔案的應用價值。

2目前機關檔案信息化建設的現狀

2.1檔案收集的方式較為單一

目前在我們國家的機關單位當中，一般都是檔案管理部門負責檔案管理工作，而且由于缺乏專業的培訓和細致的講解，導致一些機關檔案工作收集方式過于單一，大多數都是以部門為單位，這樣導致工作缺乏靈活性和主動性。也直接導致了很多有重要保存和利用價值的檔案沒有得到有效管理，從而對單位各類檔案的利用需求造成了極大影響。

2.2檔案信息化滯后

在以往機關檔案工作中，檔案管理局限在目錄層面，而且檔案形式都是以實體為主。盡管我國科技水平得到了快速的發展，也促使檔案管理呈現電子化趨勢，但是所謂的檔案管理電子化，也只是簡單機械地將檔案標題以及時間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統，然后再通過掃描形成電子檔案。整個過程以手工勞動為主，耗費了精力與人力，而且掃描形成的電子檔案多為圖片，用戶在對內容進行檢索的時候仍然存在很多的不便。

2.3檔案工作者缺乏對檔案的研究

傳統的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入還有裝盒等工作，最后上架，工作不僅技術難度低，而且還要反復進行，瑣碎繁雜，浪費了大量的實踐與精力，讓檔案工作者無暇對檔案的內容以及價值進行鉆研，對用戶的需求進行研究，對機關工作動向及時掌握，因而工作缺乏創造性和活力，影響著機關檔案工作的發展。

2.4機關各部門對檔案工作不夠重視

檔案工作作為機關內部的日常工作，因其效用滯后，不能引起其他部門的足夠重視，加之檔案工作本身的特性屬于默默無聞、服務他人，久而久之便容易形成一種惡性循環，即機關檔案的使用價值和使用率越來越低，機關各部門對檔案工作的重視程度也越來越低。

3機關檔案信息化建設對策

3.1技術方面

機關檔案工作要提升自身的信息技術水平，在信息化的過程中始終保持對信息化技術的高度敏感，及時追蹤新技術趨勢，研究各種信息技術應用于檔案工作是否可行以及是否必要，而且要分析其引入及應用所可能帶來的消極影響和積極作用。而且檔案管理部門可以通過借助外力的方式解決燃眉之急，適當引入外部技術力量解決問題，但是在適度引入外部技術力量的同時，更應積極組織檔案信息化應用技術的研究工作，而且最后要依靠自身的技術力量對檔案信息化建設進行主導。

3.2人才方面

機關檔案信息化工作具有非常強的技術性，因此想要做好這一份工作必須要對基礎的理論知識充分掌握，不僅如此，還要掌握有關計算機的相關技術。而且機關檔案信息化這項工作必須要建設人才隊伍，而且隨著不斷的發展，檔案管理工作已由原來的手工操作為主的管理方法，轉變為網絡環境下由計算機管理信息系統完成檔案的自動編目以及標引還有鑒定等工作。由此可以看出，機關檔案信息化需要大量的人才，這樣才能夠有效加快機關檔案信息化建設的腳步。

3.3加強重視

只有對機關檔案信息化建設重視起來，才能夠加快其建設的腳步，相關的領導部門要進行有效的監督，而且還要形成一定的法律法規，只有在約束下以及相關標準的規范下才能夠使工作有效開展，所以檔案信息化建設的前提就是必須要統一標準規范，相關的檔案部門應注重學習與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設標準規范，這樣才能夠保證信息化資源的有序整理，促進檔案信息化數據庫的建設。

3.4吸引更多資金支持

要爭取政府財政供給，政府的財政供給才是檔案工作的主要資金來源，檔案部門應多與領導和政府部門進行溝通，盡量爭取地方領導的重視與支持，從而解決預算經費問題，不僅如此，還要發揮自身主觀能動性，這樣才能夠吸引更多的資金支持來解決問題，所以檔案部門必須拓寬思路并進行機制的轉變，從而有效提高資金的利用率。

4結論

總而言之，信息化時代的到來給機關單位檔案管理工作提出了多方面的挑戰，但同時也帶來了一定的發展機遇。機關單位檔案管理應當在這一時期努力朝著信息化建設的方向邁進，解決檔案管理過程中存在的各種問題，并加強對各種技術的綜合應用，確保檔案信息化建設變得更加合理有效。不同機關單位的檔案管理人員，都要以自身的檔案管理工作為核心，不斷提高檔案管理的質量，進而為機關事業單位的工作開展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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