高效做好文書檔案收集工作之我見

劉宇蕾

摘 要：文書檔案收集工作是企業檔案工作的重要內容，隨著社會經濟的發展對企業規范化管理提出了更高要求，高效做好文書檔案收集工作越來越凸顯其重要性。本文結合實際分析了文書檔案收集工作中存在的問題，并試圖提出解決問題的建議，以供參考。

關鍵詞：文書檔案;收集;歸檔;高效

文書檔案是政府機關、團體、企業和事業單位在行政管理事務活動中產生的具有保存價值的資料總稱。企業中常見的文書資料包含請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，文書檔案記錄了企業的發展歷程，內容復雜，管理繁瑣，具有一定難度，做好文書檔案收集工作對實現文書檔案科學管理，促進企業檔案整體管理水平提升具有重要意義。

一、做好文書檔案收集工作的重要性

1.檔案收集工作是落實集中統一管理原則的重要措施。

實行集中統一管理有利于實現文書檔案的系統科學管理，集中統一管理的前提是對文書檔案進行高效收集。

2.收集工作是檔案工作中的第一個重要環節。檔案不是由檔案部門自己產生的，而是企業在經營管理過程中由各部門形成的。因此，文書檔案收集是檔案管理部門取得和積累文書檔案的一種手段，通過收集為文書檔案工作提供實際的管理對象。

3.文書檔案收集工作的質量對后續環節工作的開展有重要影響。文書檔案收集工作質量高低直接關系到檔案工作的其他環節。文書檔案收集及時，認真篩選鑒定，則為文書檔案管理后續各環節奠定良好的基礎，創造良好的條件，從而有助于文書檔案的研究和利用。若文書檔案收集不及時或收集質量較差，收集文書檔案沒有價值，則會造成后續整理、保管、統計上的無效勞動，無法實現檔案的有效利用，造成人力物力的浪費。

二、文書檔案收集工作存在的問題

1.領導重視不夠，檔案意識較薄弱

由于文書檔案工作不為企業直接產生經濟效益，上級單位通常未將文書檔案工作納入企業考核，而文書檔案工作在短期內也不會產生顯著業績等原因，企業領導通常對文書檔案工作重要性認識不足，對文書檔案工作重視程度不夠。由此導致自上而下企業整體人員檔案意識薄弱。文書檔案從業人員認為自身所處邊緣地位，崗位工作業績不受重視，主動自我學習和主動服務的意識薄弱;相關文書檔案形成部門對文書檔案收集工作的配合力度不夠，未認識到做好文書檔案收集工作對于企業長遠發展的重要意義，不利于文書檔案收集工作的開展。

2.管理不夠規范，收集機制不完善

一是管理機制不健全。有的企業未建立檔案管理制度，有的企業雖建立了檔案管理制度，但未細化對文書檔案制定管理細則或相關規定。檔案管理機構不完善，未建立檔案工作網絡。有的企業雖成立了檔案工作領導小組，但在執行過程中常常流于形式，常有履職不到位情況。二是考核機制不健全。檔案工作未直接產生效益，常常未納入考核或考核分數占比較低，由于缺乏激勵約束機制，無法調動從業人員和相關部門文書檔案收集工作的積極性。三是收集流程不規范。由于多數企業對文書檔案重視程度不夠，企業未對文書檔案的移交時間及程序建立規定，相關文書檔案形成部門對文書檔案收集業務不了解，或出于部門自身工作保密不愿意移交文書檔案等，常有文書檔案移交不及時收集不齊全情況。文書檔案移交過程中也存在移交手續不完善等情況，文書檔案移交是一項細致又責任重要的工作，需要對移交材料仔細清理，交接雙方做好簽字移交手續，若移交手續不完善則會造成推諉扯皮、管理混亂等情況。四是未實行公文前端控制。企業文書是企業檔案的來源，公文質量嚴重影響文書檔案質量，企業公文處理過程中存在只關注公文的辦理而忽略其存檔要求，存在公文格式不規范、發文簽批單填寫不規范、不完整、日期和文號缺失或錯誤等情況。

3.檔案經費短缺，軟硬件環境落后

由于企業重視程度不夠，經費投入不足，常常出現管理軟硬件設施落后情況。有的企業沒有設單獨的檔案室，僅設檔案柜;有的企業檔案室變成雜物室，檔案保管設備缺失或老化，未達到檔案室“九防”要求，這些都容易造成檔案的丟失或損壞，不利于檔案的安全保管。文書檔案管理信息化水平落后，企業無OA辦公系統或OA系統未實現文件的實時歸檔功能，企業檔案管理信息化水平低下，嚴重制約了信息化時代文書檔案的高效收集和有效利用。

4.專業水平不足，人員素質待提升

雖然近年設檔案學專業的學校逐步增加，但檔案專業生源仍然相對較少。企業領導重視度不夠，認為檔案工作不需要太高專業度等原因，目前很多企業的檔案從業人員都非檔案專業科班出身，檔案理論知識相對欠缺。多數企業未對文書檔案從業人員進行崗位知識培訓，且由于人手短缺文書檔案從業人員常常身兼數職，對檔案收集管理政策、歸檔文件要求等業務鉆研不夠，對文書檔案收集工作投入時間和精力不足，業務水平有待提升。

三、高效做好文書檔案收集工作的建議

1.提高重視，發揮領導關鍵作用。高效開展文書檔案收集工作離不開領導的支持和重視，企業領導應意識到做好文書檔案收集工作，既是對企業發展歷史記錄的保存，也能夠通過豐富的文書檔案資料為領導決策和企業發展提供參考和依據。要發揮企業領導在文書檔案收集中的引領作用，為企業文書檔案收集工作營造良好的環境和氛圍，調動員工做好文書檔案收集工作的積極性。企業應成立檔案工作領導小組，由企業領導任領導小組組長，建立由企業領導、部門負責人、專兼職檔案員組成的檔案工作網絡。

2.加強宣傳，增強全員檔案意識。為高效做好文書檔案收集工作，確保各項收集措施落地實施，應加強對文書檔案收集工作的宣傳，既是對工作本身的宣傳，也能起到激勵鼓舞員工作用。文書檔案管理部門要明確自身職責和任務，結合企業實際，廣泛而深入地開展宣傳工作。一是要及時做好國家及上級單位文書檔案政策規定的傳達，確保各項政策的有效貫徹落實;二是要結合企業實際，宣傳文書檔案收集對于文書檔案利用的作用，對于企業長遠發展的意義，使企業員工認識到文書檔案收集的重要性。三是要創新宣傳方式，做好收集歸檔后的整理、保管和利用等各項工作，在實際工作中切實發揮文書檔案作用，從而擴大實際影響，這也是最好的宣傳，對此員工也將更加樂于歸檔，從而促進文書檔案收集工作的高效循環開展。

3.健全機制，規范檔案收集管理。建立健全文書檔案收集歸檔機制，促進規范管理，是做好文書檔案收集工作的核心，是促進收集工作可持續發展的保障。一是要完善文書檔案收集歸檔制度，根據國家及上級單位檔案、文書檔案相關規定，結合企業實際，制定科學可行的文書檔案管理規章制度并不斷完善，制度應明確企業文書檔案的管理機構、歸檔范圍、歸檔時間、移交程序等，確保文書檔案收集工作有據可依、有章可循。二是要加強對文書檔案收集工作的考核，為收集工作的組織實施提供保障。制定文書檔案收集工作考核目標，明確責任部門，并層層分解目標，切實將收集工作目標任務壓實到相關部門和個人。明確考核標準，對于不按時移交或收集質量較差的部門及個人根據考核細則進行評分，將考核結果和個人薪資、職級調整掛鉤，切實發揮激勵約束作用。三是做好收集歸檔工作的指導，推行收集文書檔案質量標準化。檔案工作的標準化是檔案管理現代化的基礎。在文書檔案收集過程中，應結合企業實際，探索建立系統成套的統一標準，同時加強對標準的宣傳，做好對移交歸檔部門和人員的業務指導，通過逐步推行標準化、規范化，不斷提高文書檔案收集質量。四是做好文件材料的超前把控，文件形成時的質量對文書檔案收集質量具有至關重要作用，因此應加強文書檔案的前端控制，在文件形成時嚴格按照公文質量要求嚴把質量關，對公文質量逐一檢查，文件標題是否規范，內容是否完整，發文號、發文會簽單是否完整真實等，確保形成的文件要素齊全、內容完整。

4.加大投入，建設良好軟硬件環境。做好經費預算，積極爭取企業領導支持，為做好檔案工作提供經費保障。按照檔案保管“九防”要求，完善檔案庫房及相關設施建設，并將檔案庫房等硬件設施情況納入單位考核指標。加強檔案信息化建設，根據《全國檔案事業發展十三五”規劃綱要》精神，利用新時期互聯網技術優勢，不斷創新文書檔案現代信息化管理模式，拓展文書檔案利用服務方式和渠道，充分發揮文書檔案對企業的價值。

5.加強培訓，提升從業人員素養。新時期下文書檔案的收集管理工作對企業和從業人員提出了更高的要求，需選聘培養一批具有較高的政治素質和專業水平人才隊伍。企業既要選好人，也需培養和用好人，為文書檔案收集工作的科學高效開展提供人才保障。一是嚴把入口關，做好文書檔案人員選聘工作。認真分析文書檔案收集工作對人員素質要求，建立崗位勝任特征模型，招聘具有檔案專業背景和文書檔案工作經驗豐富的從業人員，確保人崗匹配，更好地促進文書檔案收集工作的開展。二是加強在崗人員培訓，定期組織從業人員對檔案政策文件學習，并通過專題會、座談會等會議形式交流文書檔案收集工作中存在的問題，條件許可的情況下也可組織到檔案工作先進單位進行交流學習，通過理論學習和實踐經驗積累，促進企業文書檔案收集工作水平提升。

四、結束語

綜上所述，文書檔案收集工作是企業檔案管理第一環節，關系到檔案后續各環節工作的開展。新時期下，做好文書檔案收集工作，需要不斷增強檔案意識，做到主動宣傳，主動收集，主動服務;需要不斷完善文書檔案收集規章制度，規范工作流程;需要從業人員不斷提高素養和專業水平，運用先進的技術手段高效收集。通過不斷提升文書檔案收集質量，為做好文書檔案的保管利用打下良好基礎，促進企業檔案管理水平提升。

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