機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的相關(guān)思考

龍海英

摘要：人事檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位通過對職工的工作情況、工作能力以及相關(guān)思想道德建設(shè)水平等眾多行為進(jìn)行記錄最終而形成的一份原始檔案。這一檔案的形成不僅對機關(guān)事業(yè)單位職工的評獎評優(yōu)有著重要意義，其對于單位人力資源的管理也有著不可替代的作用。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理工作;思考

引言

人事檔案管理是每一個機關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行業(yè)務(wù)發(fā)展過程中都會選擇的一個方式，其對于機關(guān)事業(yè)單位人力資源的調(diào)配以及相關(guān)人員的職位安排都有著十分重要的作用。但是在現(xiàn)在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中卻出現(xiàn)了管理人員對檔案管理重要性認(rèn)識不夠、檔案管理效率較低等情況。因此機關(guān)事業(yè)單位需要在人事檔案管理過程中不斷進(jìn)行管理方式的探究，從而提升檔案管理的效率。

1人事檔案的價值

人事檔案從總體上來看具有三個價值，首先人事檔案能夠反映單位職工的思想狀況、愛好特長以及日常工作中為單位所做出的貢獻(xiàn)。它不僅是每個人成長歷程的真實寫照，而且也從一定程度上詳實、全面地記載了個人的德才素質(zhì)和能力水平。其次，人事檔案也是單位進(jìn)行人員職位調(diào)整的一個重要參考依據(jù)。人事檔案是機關(guān)事業(yè)單位為了實現(xiàn)人力資源的有效分配而制定的，其具有相對的真實性和透明性，單位領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行人事檔案的查閱時就能夠看出一個職工的能力大小，所以這種人事檔案能為人力資源的調(diào)配提供參考依據(jù)。最后人事檔案信息是一個重要的公共信息資源，它記錄著職工在單位工作期間的表現(xiàn)，對于日后國家人才的發(fā)現(xiàn)與培養(yǎng)有著重要作用。

2機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及所存在的問題

2.1投入不足

機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理是進(jìn)行職工管理的一個重要依據(jù)，對于機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要作用。但是在當(dāng)前的機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中卻出現(xiàn)了投入不足的情況。例如在部分機關(guān)事業(yè)單位管理中因為管理資金不足而出現(xiàn)人事檔案防損、防盜、防火手段的水平較低的情況，這樣就可能會造成人事檔案在管理過程中出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。并且現(xiàn)在的社會已經(jīng)處于信息化時代，任何事情的進(jìn)行都離不開信息技術(shù)。但有些機關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中沒有進(jìn)行信息化建設(shè)，這就導(dǎo)致人事檔案在管理過程中出現(xiàn)了效率較低的情況。

2.2人事檔案信息價值不高

人事檔案主要是為機關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行職工評價所提供的一種支持，因此需要具有較高的信息價值。但就目前情況來看，部分機關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中不能認(rèn)真規(guī)范地對資料進(jìn)行收集整理，造成人事檔案不完整，一些重要的檔案信息缺失，使得人事檔案信息價值不高。

2.3人事檔案管理人員素質(zhì)不高

人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，具有一定的連續(xù)性。人事檔案管理人員既要具備較高的思想素質(zhì)和政治涵養(yǎng)，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。

3提升機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作管理的措施

3.1加強檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化管理

機關(guān)事業(yè)單位要想在日常的發(fā)展中實現(xiàn)對人事檔案的有效管理，首先需要做的就是加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。正所謂“工欲善其事必先利其器”，機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)當(dāng)建立專門的檔案存放位置，并派遣專人進(jìn)行人事檔案資料的管理和分類，這樣就能夠保證在進(jìn)行相關(guān)人事檔案調(diào)閱時節(jié)約查詢時間。此外，在對檔案進(jìn)行管理時應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)版檔案與電子版檔案完全一致，為查閱者提供一個較為準(zhǔn)確的可參考信息。檔案管理人員在檔案借閱與歸還過程中也需要加強管理，對外借閱人事檔案時應(yīng)當(dāng)記錄借閱人、借閱時間，并要求借閱人在借閱文件上簽名。借閱人在歸還人事檔案時，檔案管理人員需要檢查人事檔案的完整性，在檢測無誤后進(jìn)行歸檔處理。

“無規(guī)矩不成方圓”，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在人事檔案管理過程中加強對檔案管理規(guī)章制度的完善，并確保檔案管理人員能夠在日常工作中嚴(yán)格按照單位規(guī)章制度的相關(guān)要求進(jìn)行檔案管理。

3.2提高管理人員素質(zhì)

在提升機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理效率和管理質(zhì)量的過程中，單位也應(yīng)當(dāng)提升職工自身的管理素質(zhì)。人事檔案管理人員的管理素質(zhì)參差不齊，檔案管理人員無法意識到人事檔案管理對于機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，也可能造成人事檔案的損壞和丟失。因此機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在日常工作中對檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，以確保檔案管理人員在日常管理工作中能夠有效落實自身的職責(zé)。單位可定期派檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性知識培訓(xùn)，讓人事檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而不斷提升自身的管理素質(zhì)。

3.3應(yīng)用現(xiàn)代科技提高管理效率

現(xiàn)如今的社會已經(jīng)處于一個信息化時代中，機關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時也需要及時運用現(xiàn)代科技來進(jìn)行檔案管理效率的提升。人事檔案管理人員可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行關(guān)鍵信息的輸入，然后計算機系統(tǒng)就會將職工的檔案信息展現(xiàn)在屏幕上，這種使用電子信息技術(shù)所進(jìn)行的人事檔案存儲、查詢以及更改的方式極大提升了檔案的管理效率。此外，機關(guān)事業(yè)單位在使用現(xiàn)代科技進(jìn)行人事檔案管理時也可以依據(jù)不同部門之間的信息差距進(jìn)行不同查詢權(quán)限的設(shè)置，這樣就能夠保證不同部門的職工可以在日常工作中及時對自己的檔案信息進(jìn)行查詢，了解自己在工作中所出現(xiàn)的不足，最終實現(xiàn)人事檔案管理的透明化。

結(jié)語

人事檔案的管理對于機關(guān)事業(yè)單位有著重要作用。新時期下檔案管理工作，必須要明確管理的重點，不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作，建立完善一系列檔案管理制度，培養(yǎng)管理人才，促進(jìn)檔案資源的高效利用。