一流大學建設背景下高校學籍檔案管理工作研究

摘 要：高校學生的學籍檔案種類繁多，對在校生和畢業生有重要意義，其管理水平的高低對高校對外形象有不可估量的影響。本文針對當下學籍檔案管理中存在的工作機制、人員配備、管理手段等問題，結合學籍管理工作的實際，提出一系列優化的建議，對高校提高學籍檔案管理水平有指導意義。

關鍵詞：學籍檔案;工作機制;人員素質;管理信息化

學生學籍檔案是學生求學生涯的真實寫照 （資料、圖片、影像）和原始記錄，也是學校檔案的重要組成部分。在國家“雙一流”建設的背景下，學籍檔案的齊備與規范化對學校的發展和滿足社會的需求有重要的意義，一定程度上反映了高校的發展水平。

一、高校學籍管理和檔案管理的現狀

學籍檔案的材料雖然最終存檔于檔案館，但是提供者卻是多部門，比如招生、教務、學生管理、院系等不同單位，部門之間的工作機制、人員配備以及檔案本身存儲介質決定了學籍檔案管理工作的穩定性和規范化水平。當前高校這些方面存在的主要問題有：

1.工作機制不健全

各單位之間缺乏一套統一有序的工作機制，有的高校甚至沒有專人負責，沒有制度約束，沒有激勵措施，更沒有相應的監督檢查。工作機制的缺失，必然引發檔案管理意識的淡漠，從而使學籍檔案管理這項周期性的動態的工作在高校所有工作中被邊緣化。學籍檔案紛繁雜亂，目前高校普遍存在重管理輕服務的弊端，忽視學生權利。這是建設高水平大學或者一流大學必須正視并亟待解決的問題。

2.管理崗位設置缺乏重視

（1）人員數量不足。經調研，高校教務部門很多處于長期缺員的狀態，工作繁重、瑣碎，待遇和晉升機會不能滿足需求，是這一狀態持續的主要原因。青島某高校自2008年起十多年的時間，教務處一直人員不足，每次校內崗位調整，都會有人員離職，卻鮮有人報崗。從事學籍管理的人員2008年至2015年尚有4人，2016年至2018年減少到2人，2019年只有1人，且2014年至2019年6年間無一人晉升。這種人員匱乏、缺少發展機會的狀況直接導致工作人員忙于日常業務，無法總結學籍管理和檔案管理經驗、持續提升工作質量。這樣的高校不在少數。

（2）人員綜合素質不高。工作人員素質良莠不齊，對學籍管理工作重視程度不夠，會導致學籍檔案不齊備或者出現檔案錯誤的情況。尤其是教務部門與檔案管理部門分而治之，教務管理部門每年只依靠學院或者系所負責學籍檔案的歸檔工作，這種分頭管理無統一核查的管理必然會產生混亂。

學生學籍檔案發揮作用的對象主要是畢業生，隨著社會和經濟的快速發展，畢業生在各自單位健全檔案、出國辦理成績審查等都需要原學校檔案的對照和輔助，因此，對于學生數量達到一定規模的高校而言，提高學籍檔案管理水平有益于高校樹立對外良好形象，必需一支高素質的管理隊伍。

3.管理手段落后

各單位提供學籍檔案材料，其質量不能保證，形式也不統一。傳統學籍檔案主要依靠紙質存儲，很多高校檔案管理的紙質材料堆積成山，但是眾所周知，紙質存儲不利于長期保存，容易出現丟失 、缺失 、遺漏、損毀等現象，一旦遺失無法追尋也無法明確責任人。在今天科學技術飛速發展的時代，檔案管理急需實現信息化，紙質存儲應與電子存儲科學有機結合。

二、學籍檔案管理流程

1.學籍檔案的內容

根據教育部《普通高等學校學生管理規定》（中華人民共和國教育部令第41號）相關內容以及畢業生實際需求，最終高校檔案館留存的學籍檔案應該包括：

（1）招生檔案信息。即學生高考的電子檔案和高校當年的招生簡章。

（2）新生入學材料。即新生花名冊、新生錄檢表。

（3）入學后學籍材料。包括學生學籍卡（記錄基本信息）、學籍異動材料（跳級、留級、休學、復學、轉專業、轉學、退學等）、大學成績記錄（包括重修、補考等完整標識）、學生獎懲材料（包括受處分和解除處分文件等）。

（4）畢業材料。學歷學位獲得名單、畢業（就業）登記表等。

2.學籍檔案歸檔流程

（1）招生檔案歸檔。招生檔案屬于招生部門負責，招生部門完成招生工作后就應將學生電子檔案和招生簡章移交檔案館封存。

（2）新生入學管理。教務部門與學生管理部門聯手，審核新生入學資格，尤其關注放棄入學資格和各種學籍異動的學生。對于放棄入學資格的學生，已經核實或者辦結手續，不再擁有新生入學后的任何學籍檔案。教務管理部門需要在教育部學生信息網上及時標注，這類學生才能有資格報名重新參加高考。新生資格審核結束后，新生花名冊和錄檢表移交檔案館。

（3）在校生修讀過程管理。對于入學后休學（含出國保留學籍、服兵役、創業等）、復學、轉專業等學籍異動學生，工作人員利用教學或者在學籍卡中及時做好標注，或者將學生辦理手續的審批表按照時間和類別分別存檔。

尤其要注意兩類材料：一類是轉專業學生的材料，部分高校存在大類招生，學生可能存在兩次轉專業機會，要保存完整學生轉專業的信息，可以將大類招生專業分流和轉專業確定后的名單蓋章存檔。這樣所有學生的專業調整信息都可以查詢。一類是交流學生的材料。無論是保留學籍出國還是參加國內交流項目的學生，其獲得的證書的復印件和成績記錄都應該留存檔案館。

學生修讀課程過程中參加考試，教務部門有責任監督任課教師及時記載學生成績并公布，此過程中要關注兩點：一是作為學生學業最后一個環節的畢業論文或者畢業設計，題目和成績的記載要齊備（鑒于成績單篇幅有限，論文題目和成績可以單獨蓋章存檔）;二是學生提出成績復核后的結果，一旦有變化，更正的成績應替換之前有誤的成績存檔。根據國家有關規定，成績記載必須做好重修、補考的標識，這些真實的記錄對于單位查證有重要參考價值。

學生獎懲材料的出具主要是學生管理部門負責、教務部門協助，獎學金獲得名單、校級以上項目的立項名單、受處分和解除處分的文件等，都需要蓋章后存檔。

（4）畢業管理。學生完成學業離校，獲得畢業證書和學位證書的名單（按照專業或者班級均可）、畢業或者就業登記表都要存檔。

三、優化學籍檔案管理的對策

1.構建高效可持續發展的工作機制

無論是一個部門負責還是多個部門合作，學籍檔案管理都需要有一個科學高效的工作機制。工作機制應該涵蓋相應的審核機制、問責機制、人員獎懲機制、監督檢查機制等，實行校領導負責制，定期監督檢查，確保學籍管理和檔案管理的周期性和連續性。

2.實現學籍管理和檔案存儲的信息化

（1）提高學籍管理的信息化水平。目前幾乎所有高校都有一套教務管理系統，主要用于日常記錄學籍、考試安排、學生選課、成績記載和畢業學分審核等。學籍管理的信息化依賴于教學管理信息化水平的提高，在學籍管理中，最大的工作量莫過于日常學籍維護，目前大部分高校學生辦理業務還得到處跑著蓋章辦手續，效率極其低下。高水平大學應該實現學籍異動網上辦理，除了涉及學生重大利益的項目（比如退學等）外，只要是學生主動申請的項目都可以通過網絡實現申請、審批，節省師生時間，提高辦事效率。盡最大可能減少人工付出、提高工作效率，這是每一所高校在逐步深化學分制改革進程中必須解決的問題。

（2）實現學籍檔案管理的信息化。第一 ，在數字校園建設的背景下集成學籍檔案信息化管理平臺，各單位專人負責管理并定期提交學籍檔案，確保檔案規范化。第二，將紙質版和電子版進行優化整合和分類整理，將紙質學籍檔案通過拍照或者掃描統一存儲為電子格式，利用檢索技術和現代信息技術，在校生與畢業生均可以實現檔案的遠程共享。第三，實現信息化的前提是做好保密設計。根據國家相關法律法規，任何單位都必須將對個人信息的保密原則置于首位，可以通過個人身份驗證、密保問題、指紋等設置，實現學生對個人信息的多元化查詢。

3.提高工作人員的綜合素養

高校要重視學籍檔案管理崗位的設置和人員的遴選，定期對學籍檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理意識，提高綜合素質，不僅要精通檔案管理專業知識和科學管理方法，還要熟練掌握網絡信息化服務技能，建立一支集計算機和檔案管理于一體的信息化管理團隊，在制度上要明確激勵機制，提高人員待遇，并提供發展機會，真正激發管理人員投入管理和研究的主動性和積極性。

四、結束語

學籍管理和學籍檔案管理都是高校基礎且重要的工作，在倡導尊重學生權利、依法治校的今天，學籍檔案管理的改革勢在必行。破除陳舊觀念，增強管理意識，提高管理水平，不僅僅是基層學籍檔案管理工作者的任務，更是高校領導首先面對的要務。只有加大在制度建設和技術、軟件、平臺建設方面的投入，才能提高學籍檔案管理的水平，才能辦成人民滿意的高校。

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作者簡介：毛曉燕（1974-），女，漢族，山東青島，本科學歷，碩士學位，講師，青島大學教務處辦公室主任，研究方向：教學管理、檔案管理。