文書檔案管理及其信息化應(yīng)用

孫梅霞

摘? 要：文書檔案管理是檔案管理中的重要部分，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理記載了各項管理活動的信息，有文字信息、圖片信息等。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，文書檔案管理引入信息化技術(shù)，使得文書檔案整理更加方便快捷，文書檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理效率，本文對大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理信息化應(yīng)用進(jìn)行了探討，為文書檔案信息化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：文書;檔案;管理

大數(shù)據(jù)時代要求文書檔案管理必須加強(qiáng)數(shù)字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位教學(xué)、生產(chǎn)經(jīng)營管理決策提供科學(xué)的參考信息。我們必須大力推進(jìn)單位的文書檔案管理信息化建設(shè)，提供有力的技術(shù)設(shè)備支撐，促進(jìn)單位教學(xué)、生產(chǎn)管理體系的高效運作。

一、文書檔案信息化建設(shè)的意義

首先，文書檔案信息化管理有利于提高單位的文書檔案管理水平，如何利用信息技術(shù)提高文書檔案管理工作效率，是各單位檔案管理工作者面臨的問題，建設(shè)單位文書檔案信息化管理體系，有利于提高文書檔案管理水平。其次，文書檔案信息化管理有利于實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，現(xiàn)代信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計算、數(shù)字資源存儲、不同語言文字自動翻譯等功能。為實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理提供了可靠保障。文書檔案通過數(shù)字化技術(shù)處理，變得更加規(guī)范高效，為信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。再次，文書檔案信息化管理有利于文書檔案管理工作適應(yīng)時代發(fā)展需求。現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)等科技水平迅速進(jìn)步，只有實現(xiàn)文書檔案信息化管理，才能為生產(chǎn)管理工作的健康發(fā)展，提供檔案資源保障，適應(yīng)時代的發(fā)展與科技進(jìn)步的需要。最后，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案的利用共享。文書檔案配合單位檔案管理信息化系統(tǒng)，能充分地滿足為各類單位用戶、不同層次群體間的用戶提供文書檔案的檢索、存儲等多種需求服務(wù)。用戶可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有效的利用，使文書檔案在各種網(wǎng)絡(luò)范圍與地域范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享。

二、提升檔案管理先進(jìn)技術(shù)程度，提高檔案利用效率

我校檔案館在檔案管理工作中，創(chuàng)新理念，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)了一批高素質(zhì)檔案管理人才，完善了檔案隊伍建設(shè)，組織館員參加了檔案專業(yè)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)并掌握了科學(xué)管理檔案的技能，對館藏檔案實行數(shù)字化管理錄入及查詢工作，對學(xué)校歷屆畢業(yè)生的學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作提供了方便，滿足了在校生就業(yè)以及升學(xué)等方面的需求。我們還與教務(wù)處協(xié)商教學(xué)平臺共建等業(yè)務(wù)工作，在網(wǎng)上可以自主打印學(xué)生成績單的工作，節(jié)省檔案成績單查閱的時間和流程，節(jié)省后的時間全部用于檔案編研和科技開發(fā)等工作，結(jié)合新時期工作需要，跟據(jù)我館館藏情況，提出編研課題，讓全館人員積極參與科研項目立項課題工作，在研究中不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，提升編研效率，增強(qiáng)研究精神，掌握檔案研究工作的技能，努力促進(jìn)檔案編研工作質(zhì)量的提升。在滿足科研工作的前提下合理提供全校師生檔案利用工作，真正建立健全高校自己的檔案信息數(shù)字化管理平臺，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，展現(xiàn)檔案信息的輸入、傳遞、利用的快捷性，實現(xiàn)先進(jìn)管理檔案技術(shù)的基礎(chǔ)，真正開展高校檔案管理的信息化工作，并有強(qiáng)有力的運行機(jī)制，做到真正的檔案信息校內(nèi)校外的資源共享。

三、履職盡責(zé)，不斷推進(jìn)檔案工作進(jìn)入新時代

思想決定行動，理論指導(dǎo)實踐，發(fā)展是解決我國一切問題的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，發(fā)展必須是科學(xué)發(fā)展。新時代，檔案工作如何在新時代中國特色社會主義思想指引下發(fā)展？如何補(bǔ)齊檔案方面的短板和弱項？如何推動檔案工作更出彩進(jìn)入新時代？黨的十九大報告中的新時代中國特色社會主義思想和基本方略中指出：堅持新發(fā)展理念，引領(lǐng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，那就是要把創(chuàng)新作為引領(lǐng)檔案事業(yè)的第一動力;要把協(xié)調(diào)作為檔案持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求;要把開放作為檔案事業(yè)永遠(yuǎn)繁榮的必由之路;要把共享作為檔案工作服務(wù)社會民生的最終目標(biāo)。我館結(jié)合檔案工作實際情況，開展了檔案信息系統(tǒng)軟件錄入工作，實現(xiàn)數(shù)字化檔案館，標(biāo)志著我館檔案工作進(jìn)入新時代。

四、著力構(gòu)建特色檔案館藏數(shù)據(jù)庫建設(shè)

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案的利用者也出現(xiàn)了不同程度需求，雖然檔案館藏數(shù)據(jù)庫建設(shè)取得了一定的成績，但還存在著一定的不足，還需要進(jìn)一步完善和提高。我館近年來通過全館人員的共同努力，建立了自己的檔案網(wǎng)站，在網(wǎng)站上展示了我館的全館面貌、檔案館藏介紹、查檔流程、服務(wù)方式等，宣傳檔案，讓利用者了解檔案，了解館藏情況，發(fā)揮檔案作用。我館從2010年開始對1953年建校以來的全部檔案，進(jìn)行目錄級錄入，校內(nèi)文件實現(xiàn)全文錄入等，實現(xiàn)了數(shù)字化查閱檔案，減輕了工作人員勞動強(qiáng)度，提高檔案利用率，在整理統(tǒng)計臺帳工作中方便快捷準(zhǔn)確，同時也實現(xiàn)網(wǎng)上查閱檔案，節(jié)省人力物力，提高了工作效率，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源共享。我們檔案館近期拓寬工作業(yè)務(wù)，組織人員學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫建庫工作，如：名人信息數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)生查詢數(shù)據(jù)庫、全校教職工科研成果數(shù)據(jù)庫等，全校省級以上的獲獎證書收錄，收到了一定的效果，全校師生反映很好，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù)。為檔案工作繼續(xù)有效發(fā)展貢獻(xiàn)出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語

總之加強(qiáng)高校文書檔案管理是檔案工作發(fā)展重要組成部分，在新形勢下檔案工作做好規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是檔案工作的一項系統(tǒng)工程，它需要檔案工作者要有扎實的工作作風(fēng)，具有高度的敬業(yè)精神，吃苦耐勞的主人翁精神，只有不斷開拓創(chuàng)新，盡職盡責(zé)的完成本職工作，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，健全制度，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)更盡一步發(fā)展。

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