規范檔案管理對學校發展建設的重要性分析

閆衛文 張曉蘭 趙坤

摘要：本文先在利于學校管理工作順利開展，以及利于學校資質評估相關方面，簡析規范檔案管理對學校發展建設的重要性，然后在制定完善制度、創新管理方式和加強管理意識與能力相關基礎上，分析闡述學校發展建設中規范檔案管理的措施。

關鍵詞：規范;檔案管理;學校發展;重要性

在當前的學校發展建設中，檔案管理可以真實記錄，并且體現出學校發展的歷程，其有著十分重要的價值和意義。學校的檔案中包含了教學成果、人事變動以及管理制度等多個方面，是學校十分重要的資料文件。學校要想獲得穩定的建設與發展，就需要重視對檔案的管理，加強檔案管理的規范性，從而提升學校管理建設，提升學校的發展水平。因此，本文規范檔案管理在學校建設發展中的重要性進行分析有一定現實意義。

一、規范檔案管理對學校發展建設的重要性

（一）幫助學校樹立積極形象

在教育改革逐漸深入之下，學校方面也必定面臨著一定的競爭壓力，這讓學校不但要集中理論，對師資和硬件管理等方面進行優化，同時還需要提升學校的軟文化能力，要著重于對學校管理工作的深入挖掘工作。檔案記錄了學校從建校以來的所有巨細，學校檔案建設中，對學校的情況和教育結構進行直接回顧，是學校建設積極向上形象和完善價值體系的過程。只有學校對檔案管理進行規范，才可以在管理中完善相關的制度，以此讓學校進行穩定發展。

（二）利于學校管理工作順利實施

在檔案記錄工作中，除了要對學校的行政工作數據與信息進行體現之外，還會保存學校的教學資料，其關系到學校內容的情況。學校在建設發展中，只有在檔案管理中制定標準的結構模式，才可以使用學校檔案中記錄的資料，構成統一的管理體系。此外，因為檔案管理中有學校發展的基礎性信息，這樣就對領導制定方針時有一定的促使作用，可以直接體現學校各種問題和優勢，領導也可以針對問題作出相關的調整和規劃。如果在學校管理中出現了阻礙，領導還可以在學校基礎檔案上追根溯源，并且綜合以前的一些經驗，制定相關的解決措施。

（三）利于學校資質評估

當前是一個競爭的時代，教育部門會對各個學校制定相關的評估機制，以此促使學校的發展。在評估項目過程中，不管是組織建設，或者是基本評估指標，都會將實際材料作為評估基礎，以此對學校的整個管理結構與成果進行總結。學校檔案管理制度高度，在材料推送中會清楚體現出來。檔案內容與基礎結構，是各個學校資歷評估的基礎。只有保障整個檔案內容完整與及時，才可以對評估結果形成推動性作用。如果基礎資料比較混亂，則評估結果也不會客觀。所以，規范檔案管理可以讓學校受到客觀的評價，從而促使學校的穩定發展。

二、學校發展建設中規范檔案管理的措施

（一）制定完善管理制度規范

為了可以在根本上加強檔案管理的規范性，要使用建設檔案管理制度規范的方式，以此來為管理工作提供參考和依據，從而提升規范性。因此，在制定制度時要劃分檔案種類，當前學校的檔案有行政、人事以及學校教導等不同種類的檔案，不同檔案種類要制定不一樣的制度來進行針對性管理。比如人事檔案，和人事檔案相關的計劃都要有專人來整理。歸檔制度中，要確定材料歸檔流程和內容，依據當前上下級部門發布的人事檔案收集和歸檔規定，歸檔工作要經過相關部門收集檔案，比如工作調配、干部任免等相關的情況，這些都是人事檔案中的關鍵內容。然后是在判斷和整理的過程中，要加強管理嚴格性，以免有檔案丟失的現象出現。除了人事檔案之外，其他檔案種類都要確定管理制度，例如核查制度是其中最為重要的制度。因為學校中人事流動性很大，變動也比較的大，因此需要對行政會議、學生學籍等檔案做核查管理，以此保障檔案本身的精確性，這樣檔案資料才可以發揮自己的作用。

（二）創新檔案管理方式

在傳統的檔案管理中，會花費大量的人力與物力，在日常工作中還會有人工操作的誤差產生。為了可以提升檔案管理水平，減少人為誤差情況，就需要使用信息技術創新檔案管理方式，對檔案信息的錄入、整理和歸檔等相關環節進行優化，從而提高檔案管理效率和安全性，以此做好檔案管理功能的擴展。通常的學校檔案管理軟件中，其中的操作一般是安裝、卸載、系統啟動以及文書檔案管理等部分。這種系統可以對報表、科技檔案進行管理，并且進行數據的輸出錄入，還可以給出一定的關鍵詞進行檢索。在這其中為了提高檔案管理安全性，還需要添加權限設置，從而加強檔案管理保密性。對變動比較大的檔案而言，還可以編寫和導出，用報表的形式打印出來。但是創新也不是要對傳統紙質檔案管理方式進行完全地棄用，紙質檔案管理方式也有一定的優勢，所以要將紙質檔案和電子檔案管理方式結合在一起，以此來完善檔案管理體系。

（三）加強檔案意識和管理能力

學校和檔案管理人員需要加強自己的檔案意識，要在根本上認知到檔案管理的意義。在實際工作中要把檔案管理工作納入到績效考核中，加強對檔案管理的關注，以此加強檔案管理的效果。同時還需要提升檔案管理能力，學校方面要為管理人員提供培訓和學習的機會，把檔案管理理論指導意見轉換成為實踐，讓管理人員可以掌握最為先進的管理方式，對最新的管理系統操作方式進行掌握，以此提升管理人員的專業能力。經過對管理人員文化素養與專業水平的提升，加強管理人員的服務意識，提升管理人員的管理水平，創新傳統管理理念，盡可能對檔案的管理工作進行優化。只有管理人員的管理意識和能力得到了加強，才可以讓學校檔案管理工作更加規范，在此基礎上促使學校的建設與發展。

結束語：

對于學校而言，經過對檔案管理的規范，可以幫助學校樹立積極向上的外在形象，同時還可以讓學校的各種管理工作順利實施，以此促使學校的建設與發展。在實際管理工作中，需要對管理制定進行完善，創新管理方式，并且加強管理意識和能力，在此基礎上提升學校檔案管理工作的水平。

參考文獻：

[1]李永卿 . 進一步加強學校檔案管理的規范化建設[J].青海教育， 2017.

[2]楊東燕. 規范檔案管理對學校發展建設的重要性研究[J].辦公室業務， 2016（11）：65-66.

[3]張彩虹. 學校檔案管理的現狀、發展趨勢及相關問題[J].文教資料， 2018（2）：166-167.

[4]張銘，周楊慧，溫婉稀，等.基于目標管理考核評價機制的高校檔案工作思考[J].資源信息與工程，2019，34（03）：189-190.

作者簡介：

閆衛文（1972—），男，陜西寶雞人，寶雞職業技術學院檔案館員;

張曉蘭（1983—），女，陜西寶雞人，寶雞職業技術學院檔案館員;

趙坤（1979—），女，陜西寶雞人，寶雞職業技術學院檔案館員。