科學做好企業(yè)人事檔案的信息化管理

馮雪云

摘 ?要：企業(yè)檔案管理的信息化是必然趨勢，隨著企業(yè)網(wǎng)絡的管理模式的建立，人事檔案管理信息化程度逐漸提高。基于其重要性和現(xiàn)狀，筆者對其建立過程進行分析。

關鍵詞：企業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設

一、企業(yè)人事檔案信息化管理的作用

（一）促進人事制度改革與發(fā)展

企業(yè)養(yǎng)老系中的發(fā)展迅速，企業(yè)職工退休逐年增加，需要及時的更新人才結構信息。人事檔案管理信息化極大的推進了檔案管理的標準化，使企業(yè)退休人員信息變動留存效率提高，人事管理的不再執(zhí)行身份管理，而是變成一種崗位管理職責。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，具有明顯的優(yōu)勢，是現(xiàn)代快節(jié)奏社會的一種必然趨勢。

（二）有利于實現(xiàn)人事檔案的自身價值

企業(yè)人事檔案管理的最終目的是利用，也就是通過檔案為企業(yè)中心工作和管理決策提供方針，檔案管理的現(xiàn)實價值轉(zhuǎn)化是一種必然。而在漫長的紙質(zhì)管理時代，人事檔案的調(diào)取需要更多的時間和精力，其效果不是十分理想。信息化有助于促進人事檔案管理價值的實現(xiàn)。也是企業(yè)開發(fā)的重要資源，為人才資源的合理使用提供信息參考。信息化時代，可以人事檔案的高效利用，人事檔案和信息檔案分為兩部分，共同進行，既保證了檔案的原始真實性，也確保了其高效的使用價值，從而最大限度的發(fā)揮高職人事檔案信息化建設的作用。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化過程

（一）提高意識，建立并完善信息化流程

人事檔案管理的受重視程度不足是導致其管理效率低下的最主要原因，管理過程未涉及到個人利益，因此管理態(tài)度不端正。為此企業(yè)建立完善的管理體系，委派專業(yè)的管理團隊進行管理，提高管理人員的意識，從科學化、規(guī)范化、制度化等角度入手提高管理效果。每學期之初將人事檔案管理工作任務安排清晰，并嚴格執(zhí)行。

（二）夯實基礎，規(guī)范管理

基礎工作能力是保證檔案管理高效的前提。在檔案管理中，要求首先了解相關管理條例，從規(guī)范化和科學化上入手，建立完善的管理制度，并要求管理人員和執(zhí)行人員認真研讀相關制度，提高執(zhí)行力。其次，應不斷的充實檔案內(nèi)容。材料部門對教職工檔案進行全面考察，改變以往填寫模式，使對教職工的評價更加公平和全面。對檔案管理進行收集和整理，錄入計算機系統(tǒng)保證其安全性，并體現(xiàn)規(guī)范化檔案管理的重要性。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

任何一個時代，人才都是效率提升的關鍵。企業(yè)人事檔案管理人員的素質(zhì)需進一步提高，從專業(yè)性，職業(yè)道德等方面入手，對其進行培訓，明確人事檔案管理的重要性和其管理流程，提高其管理執(zhí)行力。對于高職管理人員而言，應認識到檔案管理是一項長期的任務和職責，并且在管理中肩負起這一職責。此外，還應保持完善的知識結構和專業(yè)的業(yè)務水平，培養(yǎng)檔案管理綜合性人才。

（四）建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

隨著企業(yè)人事制度改革的進行，對新時期檔案管理提出了全新的要求，保證及時準確的完成檔案管理任務，確保人事信息管理的真實性好時效性。實體檔案管理依然存在，未來一段時間內(nèi)應逐步將管理重心轉(zhuǎn)移到信息化管理，減少手工檢索的麻煩，建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。由人工為索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，將傳統(tǒng)管理模式與信息化管理模式有機結合。實踐證明，建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，便于檔案信息的調(diào)取和使用，極大的提高了管理效率和當事人檔案的使用價值。對信息的更準確。對高職院校而言，需要認真分析檔案管理，分層次的資源投入，將數(shù)據(jù)庫建立在《信息結構體系》基礎上。發(fā)揮人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化功能。建立起人員信息數(shù)據(jù)庫，重視并完成信息數(shù)據(jù)的采集，為檔案管理打好基礎?？梢栽诠芾碇袑嵤叭g一歷”原則，做好信息數(shù)據(jù)庫的完整性、準確性和全面性。另外，可對信息進行定期維護，進一步確保人事檔案信息的時效性、真實性與準確性。目前，企業(yè)人事檔案管理信息庫已經(jīng)開始建立，但筆者認為還缺乏系統(tǒng)性，需要進一步強調(diào)并加大管理力度。

總結

綜上，對高職院校人事檔案管理信息化應提高意識，夯實基礎，并且要加快人才培養(yǎng)步伐。以適應知識結構的更新和人事檔案工作管理的基本需求，保證院校人事檔案的完整性，促進其管理穩(wěn)定發(fā)展。