簡談血站檔案管理信息化建設

紀慧

摘 要：血站檔案管理信息化是適應現代文明的重大變革，具有傳統檔案管理方式無可比擬的優勢，因此各血站應該改變思想，增加經費投入，提高血站檔案管理人員的素質，實現檔案管理運行自動化，切實加強檔案信息化、標準化、規范化體系建設。

關鍵詞：血站；檔案工作；信息化建設

血站檔案信息化建設的內容涉及廣泛，主要包括血站檔案信息資源的有序整理，信息庫及信息網絡建設，檔案信息技術的運用、血站檔案信息資源的開發利用，以及血站檔案信息化人才隊伍建設等一系列的問題，因此，這是一個任務艱巨的系統化建設工程。因此，成功的進行血站檔案信息化的建設，就必須從以下幾個方面入手：

1 改變思想，強化對血站檔案管理信息化重要性的認識

解決一切問題要先從思想入手。隨著血站檔案事業的進一步發展，血站規模的不斷擴大，血站檔案工作對于規范化，統一化的要求也越來越高。全體領導和員工也逐漸意識到檔案在血站的日常管理、科研中的的重要性，但這僅僅停留在認識階段，還沒有認識到血站檔案必須進行信息化的變革的地步，對于檔案管理信息化還缺乏足夠的認識。因此，需要我們在檔案管理工作中積極思考，努力發現問題，針對一些難點，重點，遵循實踐、認識、再實踐、再認識的認識規律，努力探索研究解決問題的新方法，形成新認識。同時，加大檔案信息化建設的宣傳力度，先從引入信息化到檔案管理中開始，進行小范圍的試點，這也是對檔案管理慢慢熟悉過程的開始，然后舉辦檔案信息化的各類展播，介紹檔案管理信息化工作知識，多種形式并用宣傳檔案管理信息化，以彰顯信息化在檔案工作中的重要性等等，營造一種檔案管理信息化工作重要性的氛圍。讓員工從思想上認識到什么是信息化建設，為什么要進行信息化建設等一系列問題，最終統一思想，凝聚共識，群策群力，把信息化建設更快更好的建設好。最重要的是，通過宣傳活動，使血站領導和檔案工作者能夠進一步解放思想，更新觀念，從陳舊落伍的觀念中解放出來，樹立主動參與、積極學習的意識。讓檔案管理者產生高度的責任感以及意識到自己的主人翁地位，把學習先進的技術作為自己事業的一部分，引進新技術改革血站檔案管理，在檔案資源開發利用工作中做全體員工的帶頭人。

2 增加經費投入，加強硬件和數據庫建設，完善基礎設施

完備的硬件設施和完善的數據庫是檔案信息化建設的基礎，同時也是實現血站檔案信息化的基本前提。血站以及相關政府部門加強檔案管理的第一步就應該是完善相關硬件設備，根據自己的經濟實力、管理的需求，從實際出發，在充分發揮現有設備作用的基礎上，適當的購置要實現檔案管理信息化所必須的技術設備，如配備數據庫服務器、圖文影像掃描、微縮系統、數字音像制作系統等。當然，數據庫信息系統是檔案實現信息化管理不可或缺的，它數的選擇要以網絡技術為基礎。目前，大部分的血站檔案部門仍然使用一些通過稍加改造的一般操作系統，如DBase，FoxBASE，FoxPro等，這些數據庫管理軟件在單機狀態下應用是完全可以勝任的，但是目前網絡化的發展已慢慢的進入檔案管理領域，在檔案管理上一旦運用到網絡技術，這些軟件無論在功能方面還是提供數據完整性方面都不能適應變化。所以，今后的檔案管理應運用多種操作系統，多個平臺使多用戶、多任務的工作能在網絡環境下安全運行。

3 利用網絡技術，實現檔案管理運行自動化

充分、有效的利用檔案才算是真正發揮了檔案的價值，檔案信息化管理的實現將對檔案信息的充分利用創造良好的前提條件。現今，許多血站都建立了高性能的血站網絡系統，檔案管理工作應充分利用這一現有的資源，提高檔案管理質量，以達到血站檔案更好地服務于臨床、科研以及其它工作的目的。血站檔案與網絡信息結合以后既可以快速、及時、準確地收集和整理血站各部門的檔案信息，還能達到檔案資料查詢與檢索自動化的效果。在建立檔案信息化的過程中，檔案管理工作者在平時的工作中應加強與各單位的協調交流，統一大家的思想認識，使以電子文件的形式上交檔案材料成為習慣。血站檔案管理要豐富形式，對各種信息根據不同的用途，目的進行不同形式的存儲、利用與管理，例如照片、錄音、錄像、文字等。同時，利用網絡技術，在血站網上開辟檔案信息門戶，將一些基本的信息或者對全體員工有教育意義的內容，有選擇的納入管理系統，例如血站的沿革、發展歷史、文件、規章制度等，實現血站內部隨時可以查詢，最終達到資源共享。同時針對不同的內容分門別類，可以分為公開的，半公開的以及保密種類，利用網絡技術，分別設置相應的訪問權限，最終實現全部資料信息化！

4 加強血站檔案管理人員的業務培訓和繼續教育。

人才是生產力的第一要素，要想順利實現血站傳統的檔案館向電子化、網絡化、數字化檔案館轉變，實現血站檔案管理的信息化，除了加強血站檔案資源的硬件建設，實現相關技術更新、保障外，最重要的就是血站檔案管理人員的業務水平。人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質，直接影響到檔案管理工作的實際成效。為了完成血站檔案信息化的改革，及時的跟上當代血站發展的步伐，建設現代化的血站，對檔案管理者的要求也會越來越高。所以，血站應該培養一批事業心強、具備相關知識、精通業務的復合型檔案管理人才。解決人才問題，要注重引進人才與培養人才相結合，且不必引起較大的人事調動，以減少建設的阻力。同時，從血站檔案管理長遠發展的高度來看，有必要對相關人員進行繼續教育，把檔案管理隊伍建設納入血站隊伍建設中去，采取在職學習，脫產培訓以及外出進修等多種學習方式來加強檔案管理人員的繼續教育，使大部分工作者能夠熟練的掌握一些基本的管理操作技術，為血站檔案的信息化建設打下良好的基礎。

5 加強檔案信息化標準化、規范化體系建設

做任何一件事情都需要一個標準來規范、衡量，標準的制定既要有利于工作的順利進行，也要方便相互之間的交流。因此，檔案收集、整理、歸檔、利用就需要一個標準去規范、指導。在電子文件形成后，對電子檔案的集中保管，就需要一個標準去規范管理。良好的規章制度可以有效的促進工作的順利開展，并保證工作質量的提高與完善，所以建立一個實用性強的標準，以保證血站網、檔案系統管理網之間檔案信息存儲、交換的順利進行，也是檔案信息化建設的重點。

任何一件新生事物從產生到被人們完全利用都需要一個漫長的過程，因此血站檔案信息化的管理的實現需要我們加強頂層設計，明確分工與步驟，統一各個部門的工作，最終成功實現由傳統的紙質檔案的存儲到現代的信息化管理，充分發揮檔案在利用、科研中的巨大作用！

參考文獻

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