供電企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與思考

王春慧

摘要：企業(yè)檔案是供電企業(yè)經(jīng)營過程中的重要信息資源，隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，對企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，尤其是檔案信息化管理水平的提高，為企業(yè)檔案管理水平的提高帶來了前所未有的機遇。因此，在企業(yè)的經(jīng)營過程中，必須認識到檔案管理工作的重要性，根據(jù)檔案管理的實際情況采取針對性的措施，解決工作中出現(xiàn)的問題，有效的提高企業(yè)檔案管理工作效率，促進企業(yè)的健康發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。

關鍵詞：供電企業(yè);檔案;現(xiàn)狀;措施

檔案管理是一項具有極強政策性、專業(yè)要求高且具有保密規(guī)定的工作，供電企業(yè)檔案管理工作尤為重要。當前部分供電企業(yè)對檔案管理的認識還不到位，未有效利用檔案對企業(yè)發(fā)展提供必要的支撐，也是供電企業(yè)轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效過程中的弊病。本文重點對供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進行分析，指出存在的問題，并結合筆者個人工作實際，圍繞供電企業(yè)檔案管理談一些對策和看法。

1供電企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在日常管理中取得必要信息的重要載體，是企業(yè)重要的信息來源。檔案管理工作的好壞會直接影響企業(yè)管理層的決策。檔案管理無疑是企業(yè)和諧、有條不紊、高效運轉(zhuǎn)的有效保障。由此可見，社會的不斷進步，檔案管理對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的重要性日益明顯和突出，作用越來越強。因此做好檔案管理工作十分必要，對企業(yè)能在綜合競爭中獲得額外優(yōu)勢至關重要。

2供電企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1對檔案管理工作重視不夠

一直以來，很多供電企業(yè)檔案管理員包括部分領導干部都簡單的認為檔案管理工作就是整理歸集資料，然后裝盒放柜。檔案管理好壞對企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益意義不大，保證資料完整、不遺失、不泄露、能對付抽查就好。忽視檔案管理的思想在各層級供電企業(yè)管理中普遍存在，從一定程度上反映出一些人員缺乏對檔案管理工作的最基本了解。

2.2檔案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量較差

絕大多數(shù)供電企業(yè)檔案管理專員沒有接受過專業(yè)的培訓，檔案管理缺少專業(yè)科班出身的人員，現(xiàn)有人員對檔案管理流程、分類，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫、查閱等業(yè)務并不熟悉。很多企業(yè)采用兼職人員負責檔案管理，管理人員精力和能力不夠，對檔案管理重要性的認識不夠，很多企業(yè)只是簡單將檔案放入檔案盒，沒有及時整理、分類、歸檔，甚至無法有效查閱，個別資料準確性和真實性不高。

2.3檔案管理環(huán)境條件達不到規(guī)范要求

按檔案室建設規(guī)范要求，檔案室至少應包含檔案用房、檔案用柜、溫濕度控制器、計算機、儲存介質(zhì)等設備，同時符合防止受潮、著火、霉變或者污染等要求。建設應達到相應技術規(guī)范和建設標準。但有的企業(yè)往往從降低成本的角度考慮，而未設置專門的檔案管理用房。大部分企業(yè)更未按照科學布局、保密謹慎、規(guī)范實用的標準來建設，檔案室一般面積小，未能充分考慮到長遠發(fā)展的需求。檔案架多為自制鋼筋架或木架，既不規(guī)范也不美觀。檔案袋、檔案盒等達不到規(guī)范質(zhì)量或標準。檔案用房達不到國家規(guī)定的基本要求，嚴重影響檔案管理質(zhì)量，乃至檔案管理安全。

2.4現(xiàn)代化、信息化手段融入滯后

絕大多數(shù)供電企業(yè)檔案管理依然依靠傳統(tǒng)的管理手段，尤其是基層單位，大多停留在紙質(zhì)檔案的機械化管理層面，檔案管理水平低、方式方法落后。很多企業(yè)對檔案管理的要求不高，重視不夠，缺乏主動探索運用現(xiàn)代化、信息化管理手段的嘗試，企業(yè)檔案管理的信息化水平發(fā)展緩慢。

3供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀對策

3.1給予企業(yè)檔案管理工作足夠的重視

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，企業(yè)管理者必須對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生正確的認識，并對其引起足夠的關注。作為企業(yè)管理者，需要以長遠的眼光看待企業(yè)檔案管理工作，不能只顧眼前利益，忽略了檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的作用，而是需要制定長遠的規(guī)劃方案，建立與檔案管理相關的規(guī)章制度，改善企業(yè)檔案管理條件，保證企業(yè)檔案管理工作的正常進行，促進企業(yè)的健康發(fā)展。此外，還要對企業(yè)中各級檔案管理人員的知識體系進行分析，重點提升檔案管理的工作效率，提高檔案管理水平。

3.2建立健全的檔案管理制度

為了保證企業(yè)檔案管理工作的有序進行，需要為檔案管理建立完善的制度，并在實際工作中嚴格執(zhí)行這些制度，只有這樣，才能有效的提升檔案管理工作水平。在新形勢下，企業(yè)進行檔案管理的過程中，首先要明確檔案管理制度，為所有工作提供相應的依據(jù)。與此同時，企業(yè)管理者以及檔案管理人員必須提升自己的責任意識，提高檔案管理工作的規(guī)范化程度。

3.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)是影響工作質(zhì)量的關鍵因素，為了促進檔案管理工作水平的提高，必須培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人員。想要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須采取科學的選拔與培訓機制，根據(jù)人員目前的綜合素質(zhì)情況制定針對性的培訓計劃，組織他們參加相應的培訓，并對培訓內(nèi)容進行考核，確保培訓能夠獲得應有的效果，切實提高檔案管理人員的專業(yè)能力與職業(yè)道德。與此同時，企業(yè)還可以直接從外界招聘具有豐富工作經(jīng)驗的檔案管理人才，有效的提高檔案管理團隊的整體水平，做好檔案管理工作。

3.4保證檔案管理環(huán)境設施規(guī)范和達標

要嚴格按照標準檔案室建設指標建設檔案管理環(huán)境，配置檔案管理設施。檔案室的建設工作要提前制定科學的檔案用房計劃，科學研究檔案室的建筑結構和布局要求，要因地制宜實行功能分區(qū)，特別是要考慮受潮、著火、盜竊以及浸泡等問題，力求便捷、安全、實用。企業(yè)必須進一步健全完善檔案管理規(guī)章制度，對檔案的借閱、使用進行嚴格審批，通過管理制度做好日常安全管理、安全檢查、保潔衛(wèi)生、保密規(guī)定等量化管理，確保檔案室、庫房等安全、整潔和舒適。檔案管理必須符合行業(yè)和國家的規(guī)范與標準，特別是對較大的檔案室還應配備符合相應要求的電腦、掃描設備、刻錄光盤、網(wǎng)絡和存儲媒介。檔案盒尺寸要滿足各類檔案的存放需要，質(zhì)量要符合國家檔案局頒布的行業(yè)標準。還要結合檔案管理經(jīng)驗，做好應有的經(jīng)驗防范和管理工作，結合單位實際，最大限度地保證檔案的完備與安全，確保檔案盡可能發(fā)揮價值。

3.5加快企業(yè)檔案管理信息化建設

隨著科學技術的快速發(fā)展，更多信息化技術被應用到企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展過程中，實現(xiàn)了大部分工作的信息化建設。而在企業(yè)檔案管理工作中，同樣可以通過信息化技術的應用提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理信息化建設。在檔案管理信息化建設過程中，企業(yè)必須制定可行性較高的計劃，并嚴格按照計劃逐步進行企業(yè)檔案管理信息化建設，大幅度提升檔案管理工作效率。在檔案管理信息化過程匯總，對于信息化檔案的歸檔，通常需要對檔案文件進行備份，避免出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。因此，加快企業(yè)檔案管理信息化建設是當前的首要任務。與此同時，檔案管理人員也需要適應檔案管理信息化建設帶來的變化，能夠科學的應用信息化技術進行檔案管理。

4結語

在新形勢下，供電企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素之一，因此企業(yè)必須重視檔案管理工作。為了做好檔案管理工作，必須明確檔案管理工作的重要性，分析目前工作中存在的問題，采取針對性的措施解決這些問題，建立完善的制度、提高工作人員的綜合素質(zhì)、加快檔案管理信息化建設，有效的提高企業(yè)檔案管理水平，促進供電企業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻

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