特種設備檔案數字化管理中的問題與對策

朱曉怡

【摘 要】在我國經濟與科技的不斷發展的過程中，有越來越多的檔案需要安全有效的保存。由于數字化管理比紙質文件保存更具有安全性、有效性和完整性，所以我國的特種設備檔案管理工作逐漸向數字化管理方向發展。特種設備檔案數字化管理能夠極大提高檔案管理工作的工作效率與質量，具有較高的安全性、保密性與完整性。本篇文章針對特種設備檔案數字化管理的現狀以及特種設備檔案數字化管理優缺點進行分析，為檔案數字化管理優化提出建議。

【關鍵詞】特種設備;檔案數字化管理;優化措施

一、特種設備檔案數字化管理現狀

實行特種設備檔案數字化管理需要具有完善的數字化管理體系以及完整的基礎設施，以滿足設備專業化管理要求。由于檔案數字化管理需要數字化管理體系與基礎設施，所以投入較多，成本較高，導致現階段特種設備檔案數字化管理不夠完善與全面，無法滿足特種設備檔案數字化管理的相關要求。同時為保證特種設備檔案數字化管理工作更加有效地進行，特種設備檢驗檢測機構建立了以檢驗管理系統為核心的信息化管理體系與科學可靠的檢驗檢測數據檔案，確定了特種設備檢測檢驗數據的保管年限，制定了數據保密與安全方面的標準，為檔案數字化管理提供了相關依據與標準[1]。另外，在特種設備檔案數字化管理人員素質方面要求頗高，從事檔案數字化管理的人員需要具備一定計算機操作能力以及數字化操作能力，同時還要掌握檔案管理所需要的專業能力與知識，而當前進行檔案數字化管理的工作人員同時滿足兩方面要求的人員較少，導致檔案管理工作效率較低，為此檔案管理部門需做好人才的引進與培養工作，從而提高特種設備檔案數字化管理的效率與質量。

二、特種設備檔案數字化管理優缺點

2.1檔案數字化管理優點

2.1.1檔案數字化管理能夠降低運營成本

檔案數字化管理是通過計算機系統與軟件服務完成相關的檔案管理工作，能夠同時對大量復雜的檔案進行篩選，同時還能夠對已包含的檔案進行二次更新，提高檔案數字化管理的質量。檔案管理機構在正常運營時對網絡、服務器、工作場地以及建立數據中心等方面的投入可以大大降低，緩解檔案管理部門日常運營的資金壓力。

2.1.2滿足檔案管理日益增長的需求

隨著人們生活水平的提高，人們對于政府及公益型事業單位的服務要求越來越多，越來越高，因此各部門的檔案管理工作業務量不斷提高，導致傳統檔案管理方法無法滿足當前的檔案管理需求，而檔案的數字化管理能夠對大量復雜的檔案信息進行同時處理，能夠滿足現階段各個單位對于檔案信息管理的需求，提高檔案管理工作的效率與質量，為人們提供高質量的專業化檔案管理服務，滿足檔案管理日益增長的需求

2.1.3有效提高檔案管理工作的工作效率

檔案數字化管理能夠簡化檔案管理工作的程序，彌補傳統檔案管理的缺陷，通過過硬的技術服務取代人工服務，因此，檔案數字化管理的技術保障人員應對工作中所需要的技術與軟件進行及時的更新與維護，避免所運用的技術與軟件在運行過程中出現問題，從而通過檔案信息化管理不斷提高檔案管理工作的工作效率，為人們提供更好更快的檔案信息服務[2]。

2.2檔案數字化管理缺點

2.2.1前期投資成本較高

特種設備檔案數字化管理實質上是將信息技術應用于檔案管理工作中，是信息技術在其他行業的一個發展，由于特種設備檔案數字化管理需要完善的檔案管理體系與全面的基礎設施，所以在前期檔案數字化管理體系構建的過程中，需要投入的成本較高，從而限制了特種設備檔案數字化管理的發展。

2.2.2檔案數字化管理急需提高安全性

由于現階段特種設備檔案數字化管理體系與基礎設施的不完善，部分重要技術缺失，檔案數字化管理系統缺乏日常維護等問題，導致檔案數字化管理缺乏安全性，容易出現檔案信息泄露與丟失等情況，使得各種檔案信息存在較大的風險。同時，檔案資料在儲存的過程中容易受到病毒攻擊，從而造成檔案資料的外泄，影響檔案數字化管理的安全性。

三、如何對特種設備檔案數字化管理進行優化

3.1提高對檔案數字化管理重視程度

不同于過去，現如今以檔案管理工作作為核心的信息資源管理工作，已經成為各個部門單位中最為重要的基礎工作之一。所以，無論是企業還是政府部門都應該提高對檔案數字化管理的重視程度，摒棄過去傳統的檔案管理模式，對檔案管理工作的就有觀念進行改革，將當今最為先進的信息技術應用到檔案管理工作中去[3]。同時還應當根據具體的檔案管理工作實際情況，提出可行合理的檔案數字化管理建設方案，并對檔案管理工作進行監督，提高檔案管理工作的工作效率與質量。

3.2完善檔案數字化管理相關制度

當前，限制特種設備檔案數字化管理的主要原因之一就是檔案數字化管理相關制度不完善，相關基礎設施配備不完善，所以我們應當對特種設備檔案數字化管理的相關制度進行完善與改革，建立一套檔案數字化管理的相關標準，在提高檔案數字化管理工作效率的同時，推進檔案管理工作質量的提高。完善檔案數字化管理的相關制度，需要根據數字化的相關特點，按照規范的程序與正確的思路構建一個完善的特種設備檔案數字化管理制度。

3.3提高檔案管理工作人員綜合素質

檔案管理工作人員的綜合素質直接影響到特種設備檔案數字化管理工作的工作效果，所以在對特種設備檔案數字化管理優化過程中，需要引進高素質的檔案管理專業人才并對其考核。對于已入職的檔案管理工作人員，應對其不定期培訓與考核，不斷提高其專業技能與工作能力，確保其工作能力與思想道德修養符合檔案管理工作要求，從而促進檔案管理工作的順利發展。

3.4做好特種設備檔案檢驗檢測工作

特種設備檔案檢測檢驗工作是對檔案進行安全管理的重要環節之一，是對檔案數字化管理漏洞的檢查，避免出現遺漏、錯誤等情況[4]。同時，檔案信息化建設的過程中要做好技術檔案有關數據的收錄工作，為日后的檔案檢測檢驗工作做好鋪墊。落實特種設備檔案檢驗檢測責任制，明確每一個工作人員在檔案檢測中所負擔的責任，保證檔案信息資料的準確無誤。

四、總結

總得來說，在特種設備檔案數字化管理的發展進程中，雖然存在檔案數字化管理制度不完善等許多急需解決的問題以及前期投資成本較高，檔案數字化管理缺乏安全性等缺點，但同時檔案數字化管理能夠降低運營成本，滿足檔案管理日益增長的需求，有效提高檔案管理工作的工作效率，所以在開展特種設備檔案管理工作時，應重視檔案數字化管理應用，針對數字化所具有的特點，對檔案數字化管理通過提高對檔案數字化管理的重視程度，完善檔案數字化管理的相關制度，提高檔案管理工作人員的綜合素質以及做好特種設備檔案檢驗檢測工作等途徑對檔案數字化管理進行優化。

【參考文獻】

[1]鄧立東，李子昂.大數據環境下檔案數字化成果開放利用的管理難點和要點[J].中國管理信息化，2017（10）.

[2]楊偉龍，張澤軍.地方高校會計檔案數字化的實踐與探討——以韶關學院為例[J].黑龍江檔案，2019（02）.

[3]秦慧媛，劉新杰.基于大數據的高校檔案數字化管理變革研究[J].廣西民族師范學院學報，2019（03）.

[4]曹春雪，卞昭懿，廖輝.立足于服務利用的設備檔案管理新模式的構建與實施[J].石化技術，2018（12）.