管理可視化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

李成

【摘 要】“管理制度化、制度流程化、流程信息化”，旨在促進(jìn)管理規(guī)范化，促進(jìn)管理高效運(yùn)行，是企業(yè)現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。本文旨在介紹某石化企業(yè)實(shí)施全業(yè)務(wù)可視的建設(shè)過程及應(yīng)用效果。

【關(guān)鍵詞】制度建設(shè);業(yè)務(wù)流程;BPM

一、企業(yè)制度建設(shè)

企業(yè)制度管理分為制度建設(shè)規(guī)劃與計(jì)劃、制度全生命周期管理及制度體系建設(shè)三方面內(nèi)容，所有過程均通過信息平臺(tái)落地實(shí)施。

二、業(yè)務(wù)流程建設(shè)

規(guī)范管理、高效管理是企業(yè)打造“本質(zhì)安全、環(huán)境友好、持續(xù)贏利”發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)。通過BPM的實(shí)施，可充分診斷并完善制度，可進(jìn)一步學(xué)習(xí)與優(yōu)化制度，可將制度的內(nèi)容完全落地，從而固化規(guī)矩與責(zé)任，持續(xù)提升管理績(jī)效。

BPM，即業(yè)務(wù)流程管理，是基于“職責(zé)、制度、內(nèi)控、流程”的四位一體的高效流程管理體系。是以業(yè)務(wù)為核心、以制度為依據(jù)、以內(nèi)控為支撐、以問題為導(dǎo)向、以信息化為依托的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化平臺(tái)。企業(yè)BPM系統(tǒng)共建立了235個(gè)業(yè)務(wù)流程，每一個(gè)流程分別從角色設(shè)置、時(shí)間管控、事件控制、風(fēng)險(xiǎn)管控及工作標(biāo)準(zhǔn)等五個(gè)方面進(jìn)行了完善。

1.系統(tǒng)特點(diǎn)

企業(yè)的BPM系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)流程實(shí)行了分類分級(jí)管理，即一級(jí)目錄為15大類，二級(jí)目錄為79項(xiàng)中類業(yè)務(wù)，三級(jí)目錄為235個(gè)業(yè)務(wù)流程。

（1）實(shí)現(xiàn)了以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)的管理模式。在此次流程體系構(gòu)建過程中，企業(yè)始終堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，依據(jù)總部業(yè)務(wù)分類框架，將原有的按部門流程管理結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)為核心的流程框架，根據(jù)流程節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)需求明確對(duì)應(yīng)的主管部門，發(fā)揮部室的業(yè)務(wù)管理優(yōu)勢(shì)。通過業(yè)務(wù)管理，打破了企業(yè)內(nèi)的垂直邊界，通過跨部門管理，打破了企業(yè)內(nèi)的水平邊界。

（2）提升了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率。通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的整合優(yōu)化，內(nèi)含“職責(zé)管理”、“制度管理”和“內(nèi)控管理”機(jī)制，借助信息化手段提高業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率，解決了單位間協(xié)調(diào)多、管理職責(zé)邊界不清晰的問題。

（3）充分體現(xiàn)了先優(yōu)化制度后建立流程的建設(shè)理念。在實(shí)施流程建立前，組織專業(yè)部門、相關(guān)專家對(duì)每一個(gè)制度進(jìn)行充分診斷。尤其是涉及到多個(gè)部門共同執(zhí)行的制度，進(jìn)行了多次討論，科學(xué)論證，從而給流程的建立打下了堅(jiān)實(shí)的實(shí)施基礎(chǔ)。

2.系統(tǒng)功能

（1）審批功能。按制度的要求，將審批環(huán)節(jié)按級(jí)別建立處理流程，每一環(huán)節(jié)均對(duì)應(yīng)相應(yīng)的權(quán)限，從發(fā)起到結(jié)束全自動(dòng)運(yùn)行，痕跡清晰，責(zé)任明確。

（2）超時(shí)報(bào)警管理。在流程設(shè)計(jì)過程中，為提高執(zhí)行效率，根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作分析，對(duì)每個(gè)流程環(huán)節(jié)設(shè)置了嚴(yán)格時(shí)間要求，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的時(shí)間自動(dòng)提醒相關(guān)處理人進(jìn)行流程操作，對(duì)于超時(shí)未完成流程，設(shè)置紅綠燈警示并反饋給流程管理部門，管理部門可以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)督，有效提高流程的流轉(zhuǎn)效率。

（3）審計(jì)監(jiān)察自動(dòng)監(jiān)控。通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)可能的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，依據(jù)不同情況，在流程中設(shè)置了三種監(jiān)管形式：一是審計(jì)監(jiān)察部門直接參與流程審核;二是業(yè)務(wù)信息自動(dòng)推送并知會(huì)審計(jì)監(jiān)察部門;三是事件控制，即對(duì)一些特殊環(huán)節(jié)，當(dāng)出現(xiàn)可能風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)按預(yù)先設(shè)定的條件進(jìn)行判斷，并自動(dòng)提醒監(jiān)管部門。

（4）自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析。系統(tǒng)根據(jù)用戶需要，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)出流程進(jìn)行狀況，自動(dòng)出具報(bào)表和各種分析圖表，如超時(shí)統(tǒng)計(jì)、效率統(tǒng)計(jì)、績(jī)效統(tǒng)計(jì)等，還可使用大數(shù)據(jù)分析出流程的改進(jìn)方向。

3.系統(tǒng)應(yīng)用效果

截止到現(xiàn)在，系統(tǒng)內(nèi)共有15大類、80中類業(yè)務(wù)，合計(jì)235條業(yè)務(wù)流程（附件3）。2016年至2018年，共有181個(gè)業(yè)務(wù)流程發(fā)生163161 條任務(wù)，其中，完結(jié)的任務(wù)148728條，未完結(jié)的任務(wù)4466條，取消的任務(wù)9967條，仍有41個(gè)業(yè)務(wù)流程未發(fā)生任務(wù)，業(yè)務(wù)流程發(fā)生率在77.35%。

4.改進(jìn)方向

目前系統(tǒng)中存在的業(yè)務(wù)流程較多，部分審核不嚴(yán)格，部分流程效率有問題，應(yīng)該進(jìn)一步通過大數(shù)據(jù)分析評(píng)價(jià)無效流程，確定管理績(jī)效。

四、管理可視化平臺(tái)

管理可視化，是以制度為基礎(chǔ)，將管理的要求全部通過系統(tǒng)落地。是在集成現(xiàn)有BPM的基礎(chǔ)上，將制度的全部條款形成個(gè)人工作清單。是將崗位職責(zé)與制度，清單與績(jī)效進(jìn)行實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)正式應(yīng)用以來，已基本將全部制度的所有條款分解至責(zé)任部門、責(zé)任崗位、責(zé)任人，有效將工作任務(wù)與制度、崗位職責(zé)相關(guān)聯(lián)，明確了每一項(xiàng)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)怎么做、由誰來做，確保制度有效執(zhí)行。且平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了與BPM、OA、三基平臺(tái)、投資管理、費(fèi)用報(bào)銷等系統(tǒng)的集成，解決了重復(fù)登錄及數(shù)據(jù)共享問題;實(shí)現(xiàn)了發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)、回復(fù)任務(wù)的自動(dòng)提醒功能;實(shí)現(xiàn)了管理可視化的移動(dòng)APP應(yīng)用，能隨時(shí)隨地處理可視化任務(wù);建立了制度管理模塊，實(shí)現(xiàn)線上查閱企業(yè)現(xiàn)行制度。

1.系統(tǒng)功能

（1）制度可視化。在BPM系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將企業(yè)現(xiàn)行制度全部分解至責(zé)任部門、責(zé)任崗位、責(zé)任人員，有效將工作任務(wù)與制度、崗位職責(zé)關(guān)聯(lián)，使各崗位養(yǎng)成按章辦事的習(xí)慣，形成事事有根源，事事有人干，事事有痕跡，事事可評(píng)價(jià)的局面。

（2）崗位工作清單。根據(jù)制度的要求，將條款分解成若干個(gè)事（工作清單或任務(wù)清單），每件事分發(fā)給具體責(zé)任人，并明確觸發(fā)時(shí)間。有固定發(fā)生頻次的任務(wù)自動(dòng)推送到個(gè)人，無固定發(fā)生頻次的任務(wù)人為按需觸發(fā)。

（3）系統(tǒng)集成。與BPM、OA、三基工作平臺(tái)、投資管理系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。初步形成一切工作都來源于可視化，一切任務(wù)都在可視化中進(jìn)行的局面。

（4）績(jī)效評(píng)價(jià)。通過系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)抓取及計(jì)算公式的嵌入，形成工作指數(shù)的排名（部門、人均、崗位），初步實(shí)現(xiàn)了部門、崗位績(jī)效的自動(dòng)評(píng)價(jià)體系。

（5）移動(dòng)APP。每一名在崗職工可以不受時(shí)間、地點(diǎn)限制通過管理可視化APP，處理可視化、OA、BPM任務(wù)。

2.系統(tǒng)應(yīng)用

平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)所有制度的全程可視。按任務(wù)統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)內(nèi)共計(jì)產(chǎn)生133920條任務(wù)，其中計(jì)劃任務(wù)106041條（計(jì)劃任務(wù)是與制度關(guān)聯(lián)或是制度分配的）、臨時(shí)任務(wù)27879條（臨時(shí)任務(wù)是沒有制度支撐的任務(wù)），計(jì)劃任務(wù)占比79.18%。

從與其它信息系統(tǒng)集成數(shù)據(jù)來看，集成BPM任務(wù)73434條，集成OA任務(wù)23930條，集成投資管理任務(wù)2038條，集成費(fèi)用報(bào)銷任務(wù)8002條，集成三基平臺(tái)任務(wù)259條，共計(jì)107663條任務(wù)。

3.改進(jìn)方向

（1）完善評(píng)價(jià)體系。雖然管理可視化有工作量統(tǒng)計(jì)，但統(tǒng)計(jì)模型及考核機(jī)制仍不完善。需要在自動(dòng)區(qū)分任務(wù)難度，自動(dòng)評(píng)價(jià)工作質(zhì)量，自動(dòng)解決人為刷工作量等方面下功夫。

（2）進(jìn)一步完善制度條款分解。梳理目前的制度分解狀況，徹底將制度所有條款分解成工作清單，建立起制度執(zhí)行顆粒度評(píng)價(jià)體系和自動(dòng)方法。

（3）應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析。將可視化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，用大數(shù)據(jù)手段，分析出業(yè)務(wù)與管理的適應(yīng)性，分析出管理與制度的適應(yīng)性。

（4）建立按業(yè)務(wù)全流程可視。打破制度碎片化管理模式，形成業(yè)務(wù)鏈條軌道圖。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 王錦虎，鄧龍兵，李志學(xué). 流程管理理論在我國(guó)的應(yīng)用狀況及其問題分析[J]. 西安石油大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）. 2011（06）.