辦公室工作實踐中的幾點體會

張治偉

【摘要】重視辦公室工作是提高單位各項規(guī)章制度執(zhí)行力以及上級方針政策貫徹落實情況的主要措施，是提高單位各部門、科室之間工作配合的默契性以及營造良好工作氛圍的主要途徑，更是提高單位整體運轉(zhuǎn)管理水平的重要途徑。本文在分析辦公室工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，從辦公室工作定位、辦公室工作方法以及辦公室工作人員等不同的層面來分析和提高辦公室工作效率，為充分發(fā)揮辦公室工作對單位高效運轉(zhuǎn)的促進(jìn)作用奠定了基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】辦公室;工作實踐;體會

辦公室工作是單位日常管理體系中最主要、最重要、最基礎(chǔ)的組成部分，不僅負(fù)責(zé)單位重要決策的參與、傳達(dá)以及執(zhí)行工作，還包括協(xié)調(diào)各部門、科室工作、集中反映隊員意見以及外聯(lián)等工作。辦公室工作具有較強的綜合性、重要性與協(xié)調(diào)性的特點，因此，單位應(yīng)提高對辦公室工作的關(guān)注度與重視度，采取必要的措施來提高辦公室工作的整體效果。

一、提高辦公室工作定位的準(zhǔn)確性

辦公室是連接上下左右各部門的橋梁紐帶，是單位內(nèi)部信息傳遞與共享中心，比如，將單位決策傳達(dá)給每一個部門，將隊員和同事對單位的意見與建議進(jìn)行匯總，并上報給單位領(lǐng)導(dǎo)，另外，辦公室還應(yīng)收集整理調(diào)研工作等相關(guān)的各項信息。

辦公室工作具有較強的服務(wù)性，不僅要負(fù)責(zé)各種文件資料的收集整理以及撰寫草擬文件工作，接待好來單位交流學(xué)習(xí)以及交流執(zhí)法等工作，還要執(zhí)行好單位重要決策，并為單位制定年度計劃以及發(fā)展規(guī)劃的實施提供便利。另外，辦公室不僅要為單位領(lǐng)導(dǎo)開展工作提供服務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)了解本單位各項工作開展落實情況，還應(yīng)從全局出發(fā)來統(tǒng)籌安排單位各項工作，有效提高了單位各項決策的科學(xué)性、正確性和落實性。

二、提高辦公室工作的信息化與高效化

原有辦公室工作模式較為傳統(tǒng)化與僵硬化，工作理念比較陳舊落后，工作方法也比較單一化和低效化，這些都在一定程度上弱化了辦公室的作用與影響力。大量真實有效的數(shù)據(jù)信息是單位管理人員制定科學(xué)合理決策的基礎(chǔ)和前提，而辦公室可以在短時間獲得許多單位發(fā)展相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，滿足了單位管理人員對大量數(shù)據(jù)信息的需求。辦公室應(yīng)根據(jù)單位運營發(fā)展訴求等獲取大量數(shù)據(jù)信息，比如，及時了解當(dāng)?shù)卣块T關(guān)于鼓勵當(dāng)?shù)仄髽I(yè)發(fā)展的鼓勵和扶持政策，準(zhǔn)確了解當(dāng)?shù)囟悇?wù)優(yōu)惠政策等等，為單位管理人員提供更多具有較強先進(jìn)性、前瞻性的參考意見。同時，辦公室工作人員還應(yīng)以單位未來發(fā)展戰(zhàn)略為基礎(chǔ)，主動深入一線企業(yè)當(dāng)中，全面深入地了解企業(yè)的工作狀態(tài)以及員工訴求。辦公室工作人員還應(yīng)從單位全面發(fā)展的角度出發(fā)，對單位領(lǐng)導(dǎo)各項決策進(jìn)行細(xì)化，從而為各項決策的順利實施奠定基礎(chǔ)。

辦公室在協(xié)調(diào)單位各部門工作時，還應(yīng)堅持和諧、統(tǒng)一的基本原則，對單位原有各項規(guī)章制度進(jìn)行科學(xué)化和專業(yè)化的分析，找出原有單位管理機(jī)制存在的不足之處，并根據(jù)單位運營發(fā)展特點以及發(fā)展需求等來進(jìn)一步完善單位管理機(jī)制，提高辦公室各項工作流程的統(tǒng)一性與規(guī)范性，提升辦公室各項工作的計劃性與持續(xù)性，不僅要保證完成各項工作和任務(wù)，還應(yīng)盡可能提高工作效率。及時發(fā)現(xiàn)單位各項制度以及決策實施過程中遇到的各種困難，及時反映給管理人員，并提出相應(yīng)的解決建議，為管理人員排憂解難，因此，辦公室工作既要堅持最基本的原則，又要靈活創(chuàng)新，不拘一格。

三、提升辦公室隊伍的職業(yè)素養(yǎng)

部分辦公室工作人員對辦公室工作的理解出現(xiàn)偏差，甚至將辦公室排除在單位核心部門體系之外，將辦公室工作等同于服務(wù)工作，于是便對辦公室工作存在輕視心理，也就不可能從辦公室工作中獲得成就感與自豪感。單位應(yīng)進(jìn)一步完善辦公室人員培訓(xùn)機(jī)制，適當(dāng)提高辦公室單位管理體系中的地位與作用，強化辦公室工作人員的工作榮譽感與自豪感，為辦公室各項工作的開展提供便利。

辦公室工作人員應(yīng)認(rèn)識到其對維護(hù)單位形象的重要性，主動提高對自己衣著服飾以及言行舉止的要求，自覺遵守單位各項規(guī)章制度，提升自己明辨是非的能力，主動學(xué)習(xí)辦公室管理等相關(guān)的知識，實現(xiàn)自身工作水平與工作能力的持續(xù)提升。辦公室工作人員還應(yīng)主動學(xué)習(xí)社會主義核心價值觀、思想政治等內(nèi)容，不斷提升自我思想道德水平，促使辦公室工作人員掌握處理部門以及同事之間糾紛的方法，提高辦公室工作人員解決糾紛、化解矛盾的能力，同時，實現(xiàn)辦公室工作人員工作態(tài)度從敷衍應(yīng)付到認(rèn)真工作的轉(zhuǎn)變，引導(dǎo)其形成集體意識與整體觀念。

辦公室工作人員還應(yīng)樹立正確的職業(yè)道德觀，認(rèn)真完成每一項工作，決不能因為害怕麻煩或者承擔(dān)責(zé)任而拒絕工作。辦公室工作人員還應(yīng)強化自身的時間觀，根據(jù)工作任務(wù)的輕重緩急來調(diào)整其工作計劃，保證在規(guī)定時間內(nèi)完成其工作任務(wù)，不斷提高其工作的高效化、規(guī)劃性、時效性。辦公室工作人員還應(yīng)嚴(yán)以律己，養(yǎng)成細(xì)心、耐心的好習(xí)慣，真正認(rèn)識到注重細(xì)節(jié)對提高其工作效率與工作質(zhì)量的重要性，從細(xì)節(jié)做起，從點滴做起，提高辦公室工作的全面性與細(xì)致性。

四、小結(jié)

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識到辦公室工作的重要性，準(zhǔn)確把握辦公室工作的核心內(nèi)容，強化辦公室工作人員的創(chuàng)新意識、責(zé)任意識以及危機(jī)意識，辦公室工作人員也應(yīng)從學(xué)習(xí)掌握辦公室管理技巧、提升信息素養(yǎng)等途徑來提升自身能力，從而更好地發(fā)揮辦公室職能。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王霞.淺談做好國有企業(yè)辦公室工作的思考[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2015（35）：1364.

[2]李春燕，彭景云，彭冠銘.淺議精細(xì)做好辦公室工作的幾點思考[J].山東工業(yè)技術(shù)，2014（10）：211.