新形勢下如何做好海外工程檔案工作

陳柳伊

【摘要】文章通過分析海外工程檔案管理的現狀和特殊性，提出了一系列相應的解決措施，旨在通過分析，研究新形勢下如何提高海外工程檔案工作的效率和完整性。

【關鍵詞】新形勢;海外工程;檔案管理

伴隨我國“一帶一路”倡議的逐步深入，國內工程企業實力不斷提升，拓展海外市場的能力不斷增強，通過成功交付實施，越來越多的海外工程項目打開了市場和知名度。項目增多的同時加大了海外工程檔案管理工作的難度，造成海外工程檔案管理混亂。如何在新形勢下做好海外工程檔案管理工作，促進企業工程的順利完成，是一個值得細細研究的問題。

一、海外工程檔案管理概述

我們都知道，海外工程檔案關系重大，不僅是記錄企業在海外發展歷史的憑證，更是工程質量和項目安全檢查的重要依據，企業的生存和發展離不開工程檔案，特別是電子檔案，更是對于提高企業勘察設計工作效率的提高起到積極作用。因此，保證海外工程檔案管理的質量和利用率，是當前企業發展過程中的重點工作。

二、海外工程檔案管理的現狀及存在的問題

（一）海外工程業務人員檔案管理意識不強，人員隊伍薄弱。海外項目領導和技術人員對于檔案管理沒有很強的意識，對工程進行過程中產生的文件不夠重視，或是只對業主要求的文件進行整理，甚至存在一些技術人員不上交材料的現象，不注重對文件資料的整理和排放。

（二）檔案管理體系不健全。多數海外項目沒有完善的檔案管理體系，檔案管理工作方面的權責不明確，再加上領導的不重視，進而出現沒有直接責任人負責對檔案資料進行歸檔處理的現象。

（三）海外工程檔案管理標準不統一。根據不同國家的標準，海外工程項目對工程的要求也不同，依據的法律法規也不盡相同，這就使得海外工程在檔案管理工作上沒有統一的標準。

（四）海外工程檔案文件歸檔滯后。受到地域的限制，海外工程檔案主要存儲在海外辦事處或者海外項目部，靠相關人員回國時帶回。由于這些人員回國的次數有限，造成了檔案歸檔的不及時，因此文件歸檔滯后的現象普遍存在。

（五）對海外工程檔案的監督指導不到位。海外工程檔案的管理人員應當對檔案工作開展定期的檢查，使檔案規范化，但是由于地域的限制，管理人員只能通過電話、網絡與海外項目部取得聯系，很難做到實地檢查，發揮不出應有的監督作用，導致國內的檔案管理人員只能被動接收檔案，甚至會出現檔案信息不完整或者不規范的現象。

三、新形勢下如何做好海外工程檔案工作

（一）建立完善的海外工程檔案管理體系。企業在海外的項目部應當建立一整套工程檔案管理體系，明確檔案管理工作的權責。工程檔案管理體系中，項目經理應當是檔案管理工作的主要負責人，明確各崗位人員的責任，細化工作分工，設立項目專職資料員崗位，保證海外資料及時收集、分類整理，認真歸檔。如資料收集、檔案整理等，在各個部門設置兼任的檔案管理人員，將各類工程檔案報企業本部備案。將項目部經理確定為工程檔案管理的主要責任人，是重視檔案管理工作的體現，而且完善的檔案管理體系，能夠極大地推動檔案管理質效的提高。

（二）完善海外工程檔案管理制度。制度是海外工程檔案管理的重要保障，也是實現項目管理目標的前提。完善的海外工程檔案管理制度能夠制約不規范的工作行為，保證檔案管理工作有章可循。企業應當制定專門的海外檔案管理辦法，規定檔案管理工作的各項職責和文件的歸檔范圍。同時，針對海外工程檔案管理標準不統一的問題，企業應當制定統一的標準和統一的檔案管理要求，以實現海外工程檔案管理的標準化和規范化。

（三）提高人員檔案意識及管理水平。一方面，企業應當為海外工程項目配置檔案管理人員，專門負責監督工程運行過程中產生的檔案文件，加強工程檔案的收集、整理和歸檔等工作，確保檔案信息的真實性和完整性。另一方面，檔案文件的形成并不只是一個部門或者崗位的工作，而是需要調動每個員工主動參與檔案管理的積極性，只有全體員工的檔案管理意識提高了，才能真正提高檔案管理水平。

（四）加強硬件軟件投入。為了滿足海外工程檔案管理的需求，企業應當為海外項目部配備專業的硬件設施，應設置專業的符合要求的檔案庫房、安裝檔案密集架用來存放、保管檔案，同時配備各種專業的檔案管理設備，以保證海外檔案的安全和完整。項目部還應當配備一些防止檔案毀損滅失的工具。同時，企業應當積極運用先進的檔案管理軟件，規范檔案管理的工作流程，增強檔案管理的流暢性。

（五）加大檔案監督檢查力度。針對海外工程檔案檢查監督不到位的情況，企業應當采取一切有效的措施對工程檔案實行實地檢查，只有實地檢查，才能及時發現項目和檔案管理中存在的問題并加以解決，確保檔案資料的質量。同時海外項目部應該積極創造良好的網絡環境，保證海外項目檔案信息順利的錄入網絡，并通過系統進行查詢和管理。

四、結語

總而言之，要想做好海外工程檔案工作，就必須完善相關的制度，健全檔案管理體系，并促進海外工程檔案的信息平臺建設，同時加強檔案的監督檢查，以做到權責明確，進而為企業的正常運營提供堅實的保障。

【參考文獻】

[1]張連枝.論海外項目檔案管理[J].辦公室業務，2018（13）.