現代企業檔案管理工作的信息化建設探析

鞠亞楠

摘要：隨著新時代的發展，信息技術逐漸滲透到各行各業中，為企業帶來了極大的便利。信息化建設成為了我國進步的重要舉措。而在現代企業管理檔案時，借助先進的技術，能讓整體工作進展更加有序。本文就現代企業檔案管理工作的信息化建設進行分析，并提出幾條建議，加以探討。

關鍵詞：現代企業檔案管理;信息化建設;策略探析

企業在發展的過程中，其內部管理工作至關重要，是保證其長期穩定發展的根本。而現代社會的先進技術手段，讓企業的工作模式也發生了變化，我們可以看到，越來越多的信息化軟件進入到企業管理者的視野中，并為其日常工作提供了巨大的促進作用。雖然傳統的紙質檔案還占主導地位，但是企業管理使用電腦設備辦公比例在增加，這是技術的革新，更是發展理念的與時俱進，無論是從節省人力物力還是節省企業經濟預算，都有良好的作用，具有重要的現實意義，值得貫徹并推廣。

一、信息化建設中存在的問題

（一）人員尚未樹立信息化建設意識

這是目前企業中最常見的問題，大部分員工和管理者還沒有意識到信息化時代的影響和重要意義，在檔案管理方面依舊采用的傳統紙質材料記錄和保存，個別思想先進的員工，即使使用了電腦進行操作，也只是流于單純的記錄形式，沒有利用到電腦強大的運算能力，沒有做到對檔案的快捷管理，整體工作還是人工手段居多。這一點很明顯已經不能應對現代快節奏社會發展的需要，而且正因這種傳統的操作形式，企業管理者在規劃中將其擺在了不起眼的位置，無論是宣傳還是規范管理都缺少資金和技術人員的支持，進而影響檔案信息化在企業管理中的應用推廣。

（二）沒有強力的監管措施

這是管理者在發展中造成的紕漏，企業的發展，必須提前進行市場調研，更新社會發展的先進技術，并與自身企業的發展規劃完美融合，創建出與時俱進的發展方針。但是大多數企業都缺乏這方面的意識，在企業中沒有良好的推行制度，沒有強力的監管措施，信息化建設的道路舉步維艱。

（三）計算機設備陳舊

信息化技術要想健康發展，過硬的設備質量是其基本保證。由于信息化建設的理念在各大企業才初步形成，其計算機設施還是老舊部分為主，沒有新式的運算芯片和處理器，對于檔案管理工作就無法完美勝任，效率低下。而且落后的處理設備，在企業需要調用數據庫信息的時候，極大概率出現卡頓遲緩等現象，直接影響企業的經濟效益。

（四）技術水平不達標

工作人員缺乏強有力的執行力及學習新事物的能力，對于管理者制定出的計劃也沒有貫徹落實，與此同時團隊合作的意識也亟待培養。為保障企業檔案管理的高效合理進行，必然要對從業人員的計算機設備操作水平和作業規范提出更高的要求，這是多方面考究的結果。若是檔案存儲出現異常，可能會影響到企業關鍵時刻的資金和人員調用，極有可能讓企業蒙受經濟損失。

二、加強現代企業檔案管理工作信息化的手段

（一）樹立起信息化發展的意識。

當下企業的發展要想取得進步，必須從根本上端正態度，拓展自身的思想形態。從管理者出發，在制定具體的發展方向時，將信息化管理的意識融入到運營中，借助多渠道，將計算機設備的專業手法和實施的重要性對企業內部人員進行普及，促使管理人員轉變觀念意識，提高對信息化建設的熱情。

（二）設置科學的監督管理機制

這是落實信息化技術普及工作的必要手段，為了保障企業的長期發展，對于檔案管理的運營進行監督和管理。相關人員要定期做出工作總結，交由企業專門制定的小組進行歸納總結，借助研究員工學習信息化技術的進程，企業可以更有針對性地開展下一步發展工作，各項指標的指定也就更加具有目的性，企業整體管理由此變得合理有序。

（三）做好作業人員的綜合培訓

理解了企業制定的計算機技術操作規范，還要將其落實，為此大力開展培訓工作，提高從業人員的專業水平，讓他們充分意識到信息化管理的便利和重要性。對此企業要安排好時間，規范員工行為，周期性地灌輸指導思想，定期組織培訓，系統地對檔案管理人員進行教育，充分了解各類操作方法，在培訓后進行相關知識考核;對于計算機設備操作熟練的員工，鼓勵其傳授心得，并帶頭擔起檔案管理信息化發展的責任，在實際工作時與同事互相幫助，解答疑難，旨在信息化技術在企業內部的快速普及。

（四）合理選擇計算機設備

設備的更新任務也是發展中必須解決的點，企業要進行檔案的信息化管理，就必須將硬件設施準備到位。計算機技術的發展日新月異，其算法程序也是不斷地革新，企業必須保證自身所使用的軟硬件不斷更新，借此才能讓企業的發展跟上社會的進步，創造出更高的經濟效益。

三、結語

現代企業管理突出科學性與時效性，進而給檔案管理工作提出了新的要求，對其開展信息化建設無疑成為最佳的變革途徑?，F代企業必須以科學發展觀為出發點，以科技為依托，以人才為突破，來實現檔案管理信息化的最大服務價值。

參考文獻：

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