試析醫(yī)院電子檔案管理面臨的問題及應(yīng)對(duì)策略

王琳瑛

◆摘 ?要：隨著我國醫(yī)療改革的不斷發(fā)展，醫(yī)院管理水平不斷提升，部門的細(xì)化和管理系統(tǒng)的建立，對(duì)醫(yī)院的檔案管理也提出了更高的要求。本文主要對(duì)醫(yī)院電子檔案管理當(dāng)中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)的解決方案，以期能夠給檔案管理人員提供一定的參考。

◆關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子檔案;應(yīng)對(duì)策略

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院當(dāng)中的檔案管理水平也在不斷提升，加上醫(yī)院中信息化技術(shù)應(yīng)用的增多，對(duì)于醫(yī)院電子檔案管理也提出了新的要求。但由于醫(yī)院檔案涉及內(nèi)容較多，類型較多，同時(shí)應(yīng)用價(jià)值還比較高，強(qiáng)化醫(yī)院電子檔案管理成為難點(diǎn)和關(guān)鍵，需要醫(yī)院加強(qiáng)重視，積極采取方法來推動(dòng)電子檔案管理的發(fā)展。

一、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的意義

信息技術(shù)在當(dāng)前發(fā)展非常迅速，這得益于它的智能化，智能化技術(shù)的運(yùn)用能夠極大方便人們的生活，改善人們的生活質(zhì)量，而這種技術(shù)不僅是在我們的生活中，而且在我們的工作中也得到了體現(xiàn)，比如智能化技術(shù)的應(yīng)用使工廠生產(chǎn)更加自動(dòng)化和智能化，不需要太多人力付出，讓人們能夠從繁重的體力勞動(dòng)當(dāng)中解脫出來。云數(shù)據(jù)、云平臺(tái)等運(yùn)用為企業(yè)提供了更多個(gè)性化發(fā)展方向的參考，對(duì)于檔案管理來說也是如此，信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠提升檔案管理工作效率，而且能夠提高檔案管理水平，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展是非常有利的。

目前，信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中所表現(xiàn)出的最大優(yōu)勢(shì)就是數(shù)據(jù)保存，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫技術(shù)能夠?qū)⑨t(yī)院運(yùn)營管理中的所有數(shù)據(jù)保存下來，并且能快速對(duì)其進(jìn)行瀏覽，使得管理人員在管理過程中的紕漏很大程度減少，提升了工作效率，有效避免了人為因素造成的錯(cuò)誤，避免因較多的人力所造成進(jìn)度的推遲。

二、醫(yī)院電子檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的問題

1.對(duì)人事檔案管理信息化重要性認(rèn)識(shí)不足。雖然醫(yī)院開展了相關(guān)的人事檔案管理工作，定期進(jìn)行信息收集匯總和分析等，但是對(duì)于醫(yī)院而言，他們還是將重心放在醫(yī)院發(fā)展方面，將更多的資金和精力用于開展科研、診療、服務(wù)等方面，對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，甚至缺乏有序的組織管理機(jī)構(gòu)，檔案室不規(guī)范，檔案工作僅僅是檔案管理人員的工作，沒有充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)人事檔案管理與每一名職工息息相關(guān)，在開展檔案管理工作過程中缺乏有序的安排，其他人員和部門配合程度差，從而影響了檔案管理工作的有序開展。在信息化建設(shè)方面，醫(yī)院相關(guān)從業(yè)者根本沒有意識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息化時(shí)代對(duì)于檔案管理工作帶來的便捷和好處，片面迷信老辦法、老手段，降低了工作效能，還容易出現(xiàn)管理混亂，造成不必要的損失。

2.醫(yī)院檔案管理人員信息化水平有待提高。開展檔案管理工作需要有專業(yè)人員支持，但目前醫(yī)院在這方面的人員配置較少，而且嚴(yán)重缺乏懂計(jì)算機(jī)會(huì)操作數(shù)字信息化管理平臺(tái)的專業(yè)檔案管理人員，目前配備的老管理人員日常的管理事務(wù)又比較多，沒有專職人員從事檔案管理，這就給管理人員自身帶來了工作負(fù)擔(dān)，而傳統(tǒng)的人工管理模式也增加了人為發(fā)生錯(cuò)誤的概率，不利于檔案工作的進(jìn)行;再者，雖然有的醫(yī)院當(dāng)中引進(jìn)了檔案管理相關(guān)的信息化設(shè)備，但由于檔案工作人員自身的專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)水平較低，使得他們對(duì)于設(shè)備的運(yùn)用和操作不夠熟練，不能很好地將信息化設(shè)備的作用充分發(fā)揮出來，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)很難推行。

3.電子檔案存在安全隱患。電子檔案相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也存在一定的安全隱患。電子檔案操作技術(shù)在對(duì)電子檔案整理的過程中，有可能用到批量處理的方式，而如果檔案管理人員操作不熟練或者不小心，就會(huì)出現(xiàn)比較嚴(yán)重的后果，可能造成部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失。并且電子檔案也有可能遭到計(jì)算機(jī)病毒的侵害。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。醫(yī)院檔案管理水平的提升以及信息技術(shù)的應(yīng)用，說到底離不開管理人員的實(shí)施，因而在應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理過程中一定不能忽視對(duì)管理人員的培訓(xùn)。從目前很多醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，雖然有些已經(jīng)運(yùn)用了信息技術(shù)，但其管理人員缺乏相應(yīng)的管理思想，沒有緊跟時(shí)代腳步的管理思想，在信息技術(shù)的了解和掌握上水平不足，對(duì)于信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的作用也沒有深刻的認(rèn)識(shí)，這樣勢(shì)必對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化是不利的。因而，醫(yī)院在推進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中運(yùn)用的過程中，一定要加強(qiáng)對(duì)管理人員方面的培訓(xùn)重視，積極轉(zhuǎn)變管理人員的管理觀念，強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)的重要性，并可以定期組織相應(yīng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，讓管理人員能夠快速掌握相關(guān)的信息技術(shù)，在實(shí)際管理當(dāng)中能夠更加有效地運(yùn)用信息技術(shù)，從而提升整個(gè)檔案管理的效率，推進(jìn)信息化在檔案管理乃至醫(yī)院管理當(dāng)中的應(yīng)用。

2.建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)安全性。一個(gè)是醫(yī)院管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到電子檔案在現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中的重要性，在管理投資當(dāng)中應(yīng)加重這部分的比例，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止電子檔案遭到計(jì)算機(jī)病毒的攻擊。在檔案管理當(dāng)中普及信息技術(shù)，讓檔案部門和檔案參與人員都能夠了解信息技術(shù)的重要性，也能夠有相應(yīng)的信息技術(shù)硬件去操作，從而為檔案管理信息系統(tǒng)的建立打好基礎(chǔ)。二個(gè)是健全電子檔案管理系統(tǒng)，在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，所涉及到的管理影響因素非常多，這就使得電子檔案管理體系容易出現(xiàn)混亂，而這時(shí)候一套完善的電子管理體系就顯得非常重要。在整個(gè)醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，包括檔案收集、檔案整理、檔案歸庫等這些環(huán)節(jié)都包含在整個(gè)管理體系當(dāng)中，這就需要管理人員博繁就簡，突破局限，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配，這樣才能夠建立起完善的電子檔案管理體系。

四、結(jié)語

醫(yī)院電子檔案管理是醫(yī)院管理當(dāng)中的重要一環(huán)，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理意識(shí)的教育，將電子檔案管理真正落實(shí)到制度規(guī)定上，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，從而推動(dòng)醫(yī)院當(dāng)中的電子檔案管理，讓電子檔案能夠在醫(yī)院管理當(dāng)中發(fā)揮更大的作用。

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