電商企業內部控制關鍵環節與強化措施

尹亮

摘 要：電商企業區別于生產制造企業，屬于服務型企業。本文對電商企業內控體系的薄弱環節進行分析，進而提出強化內控的措施，制定更適合電商企業發展的內控體系。

關鍵詞：電商企業;內部控制;關鍵環節

一、引言

內部控制屬于風險管理，是根據組織架構、部門隸屬、職工人數、發展理念等，對企業的經營情況、財務狀況、信息系統、控制程序、企業文化、資產管理等予以控制，及時分析內外部風險，便于企業及時規避風險，是由企業的高管人員以及所有員工共同遵守的、共同實施的、目的在于實現企業戰略目標所需經歷的相關過程。依據內部控制概念，內控制度是電商企業為追求利潤最大化而建立的制度。

二、電商企業內控體系的關鍵環節

（一）控制環境

電商企業的人員管理內容較少，因此，其內控體系是以電子商務的安全性為主，但其管理人員數量較少，所以就需提高管理人員的綜合素養和業務素質。生產制造企業的授權任務一般是通過蓋章或領導簽字完成批示，但電商企業是依托互聯網完成業務，其需要利用授權密碼或電子計算機口令完成授權，授權的特殊性也要求電商企業強化環境控制，在電商模式下，交易雙方不受時間地點的約束，因此風險性更高，這對電商企業的安全性提出了更高的要求。

（二）控制活動

生產制造企業的控制活動以內部監督為主，但在電商模式下，“互聯網+”技術廣泛運用，加之科技革命成果的共享，企業內部溝通渠道擴大，員工之間溝通更加便利，不相容的職務也可實現分離。例如，生產制造企業的銷售、運營、物流、管理和財務等多個業務都需內部監督和人為控制，但電子商務是以網絡運營為主，在此過程中不僅需要內部監督，還需要保證電子設備安全和信息系統安全，加強監督體系建設。

（三）風險評估內容

互聯網是電商企業運營的重要基礎，因此，電商企業首先需考慮當出現網絡故障或系統運轉問題時應如何處理。上述情況一旦出現，對電商企業造成的損失是不可預測的。傳統企業以紙張為載體記錄會計信息，但電商企業更多是以互聯網平臺為載體，記錄財務報表和財務數據，當網站遭到黑客攻擊時，企業將面臨不可估計的損失。

（四）監督方式

電商企業是依靠計算機完成工作的，雖然其不如人腦便利，但正是這種不便利，提高了內部控制流程的嚴密性，所有員工按照規章制度和操作流程開展工作，杜絕了人腦的隨意性和財務舞弊等問題。因此，電商企業的監督方式以信息系統為主，嚴格按照內部程序對員工的行為加以控制。

三、電商企業強化內部控制的措施

（一）采購環節

1.建立公開詢價機制，規避供貨商風險

電商企業可建立科學的公開詢價機制，并輔以鼓勵監督機制。采購部在擬定采購計劃之前，需向供貨商公開詢價，選定合適價位后，在采購計劃中確定電商企業的利潤空間，并敲定采購商品的種類。

2.建立采購計劃表，規避計劃不合理風險

電商企業存在采購計劃不科學等問題，這是審批程序流于形式導致的。因此，電商企業可針對該種風險，由產品部經理負責，依據近三年的銷售數據和對未來市場的判斷，擬定采購計劃表。產品部經理擬定采購計劃后，需交由財務部經理審批，財務部經理審批時，要利用檢測貨物存量的電子系統加以審核，盡可能減少庫存，當發現存貨數量降至警戒值時，再向產品部經理發出預警，使產品部依據預警信息進行采購。

3.完善應付賬款管理系統

部分電商企業存在未能正常付款的風險，該種風險一般來源于財務人員的信息錯誤或財務舞弊等，因此，電商企業針對此問題，需完善財務信息系統，將內控措施嵌入至付款流程中，要求會計人員每日導出應付賬款信息，并對比前一工作日的倉庫數據，對比后在信息系統中加以確認，在系統中標注為“代付款”，同時安排另一名會計人員負責結清待付賬款。電商企業結算賬款一般采用網上支付，其支付系統一般和商業銀行的對公賬戶相連接，會計人員結算賬款后，商業銀行將保留相關信息，自動生成付款流水的電子表格，以便日后對賬。

（二）存貨管理環節

為保證正常收發存貨，電商企業需留存單據，在收貨時出具收貨單，即倉儲部在收入貨物后，自動打出訂單倉庫聯，在揀貨時，要嚴格按照單據挑揀貨物，并在貨物出倉前將其與銷售單據上的信息進行對比，以最大限度保障貨物的正確性。

再者，電商企業還需加強場地管控，以此強化內部控制。場地控制是指利用門禁卡、攝像頭等電子設備，嚴格限制出入倉庫的人員。此外，電商企業要完善相關管理制度，合理選擇包裝材料，避免材料浪費現象，員工可依據訂貨單上貨物的數量、體積等，確定不同種類的包裝盒，同時擬定貨物包裝使用制度，以此節約成本。

（三）審計環節

在“互聯網+”背景下，電商企業可依據綜合互聯網思維建立內部審計平臺，并在審計模型中，建立風險管理和內審功能相融合的平臺。例如，電商企業可建立風險預警系統，設定風險報警臨界值，將風險點嵌入至預警系統中，實現風險預警功能;再者，內部控制更多傾向于管理流程，這就需要電商企業建立實時監督系統，依據需求設定模型，對業務進行日常監督，在觸發臨界值時實時預警。與此同時，電商企業需建立與之匹配的人才隊伍，培養內控方面的技術管理人才，提高企業內控管理效率。建立風險分析制度，為保證有效規避風險，要以分析為主、改善為輔，使用統一匯報模板對風險進行分析，其中包括前景預測、市場變化、方案措施等，保證電商企業持續健康發展。最后，電商企業的領導者應高度重視風險管理，將其作為公司戰略性發展的變革機制，以保障公司制度有效實施。各級部門落實全面風險管理后，通過權責一致的方式，加大風險管控力度，進而控制財務風險，提高應收賬款回收率，推動公司在激烈的市場競爭中穩定前行。

（四）銷售環節

應收賬款風險一般源于會計人員和物流人員的業務流程錯誤或財務舞弊行為等。在此階段，電商企業規避應收賬款風險主要是以內部控制為主，在設定內控體系時要包括應收賬款內容，如貨到付款信息。物流人員配送貨物后需按照實際金額收取現金，并驗證現金的真偽，待配送商品后，需及時返回企業，把已經簽收的貨物單據和現金交給會計人員，會計人員確認無誤后出具已經收取的單據，并簽字蓋章，而后需及時將現金存入商業銀行，以便日后對賬。

四、結語

內部控制的應用增強了電商企業的競爭力，因此，電商企業應積極推動內部控制管理在企業中的發展。在市場競爭日益激烈的情況下，公司管理者在決策時應以超前的意識對市場經濟進行深入的思考，在經營中敢于放權，制定完善的內部控制制度，培養業務人員的自主意識，以此實現企業持續健康發展。

參考文獻

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