信息化時(shí)代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑研究

陳超

摘 要：自從計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及以來，大大方便了人們的生產(chǎn)生活，對(duì)于各行各業(yè)的促進(jìn)作用都是非常顯著的，大大提升了工作質(zhì)量和效率，企事業(yè)人事檔案管理工作也不例外。但現(xiàn)階段，由于制度標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)設(shè)施以及人員等方面的原因，企事業(yè)在對(duì)人事檔案進(jìn)行信息管理的過程中，存在著一些問題，對(duì)人事檔案信息管理水平的提升造成一定阻礙，必須重視對(duì)這些問題進(jìn)行深入分析研究，并采取有效對(duì)策，以此來提升人事檔案信息管理的水平。基于此，本文明確了在信息化時(shí)代，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的重要性，分析了當(dāng)前人事檔案信息管理的現(xiàn)狀以及具體對(duì)策，為完善當(dāng)前的人事檔案管理工作提供幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；人事檔案；信息管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新路徑

引言

社會(huì)誠(chéng)信化、規(guī)范化的提升以及信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的重要性越來越突顯，需要我們引起高度重視，同時(shí)還要積極運(yùn)用所有符合實(shí)際的手段，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理模式，從而構(gòu)建全面、詳細(xì)的人事檔案，使人事檔案的信息化管理順利實(shí)現(xiàn)。引發(fā)檔案管理模式的變革促進(jìn)其管理水平的提升，在確保信息安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)而合理運(yùn)用人才。

1、人事檔案的特點(diǎn)

1.1全面記錄人員發(fā)展歷程

人事檔案是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、鑒定考核等工作中都需要用到檔案。一般在個(gè)人檔案中會(huì)包括人員的個(gè)人情況、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)情況、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，全面記載著人員的個(gè)人發(fā)展情況和職業(yè)發(fā)展經(jīng)歷，全景式地展現(xiàn)了個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展全貌。這些材料組成了個(gè)人的信息資料存儲(chǔ)庫，能夠?yàn)閱挝唤M織或人事部門招聘、考察、考核人員提供全方位的參考和評(píng)價(jià)。

1.2需要隨時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新

人事檔案不同于其他類型的檔案，由于個(gè)人的情況和經(jīng)歷會(huì)隨著時(shí)間的推移而產(chǎn)生變化，所以人事檔案的內(nèi)容具有動(dòng)態(tài)發(fā)展的特點(diǎn)。人員在發(fā)生教育培訓(xùn)、職稱職務(wù)晉升、崗位調(diào)動(dòng)、獲得獎(jiǎng)勵(lì)等變化后，變動(dòng)部分均需要記入個(gè)人檔案中，人事檔案管理部門就要及時(shí)地進(jìn)行更新和維護(hù)，確保人員檔案變更的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，人事檔案的動(dòng)態(tài)性還表現(xiàn)在人事檔案會(huì)隨著組織人事關(guān)系而“檔隨人走”。

1.3檔案內(nèi)容有保密要求

由于人事檔案的內(nèi)容主要反映的是個(gè)人的情況，比如個(gè)人信息、家庭情況等，這些內(nèi)容屬于個(gè)人隱私，因此，檔案的部分內(nèi)容要求時(shí)刻處于保密狀態(tài)，不能對(duì)外開放，不能允許除本人和人事部門外的其他人員調(diào)閱。人事檔案部門的管理人員必須要有保密意識(shí)，在日常的工作中要清楚哪些檔案內(nèi)容是可以公開的，哪些檔案內(nèi)容是需要保密的。

2、信息化時(shí)代人事檔案信息管理的重要性

在信息化時(shí)代，企事業(yè)單位各項(xiàng)工作都離不開信息化技術(shù)的運(yùn)用，人事檔案管理工作也是如此。在企事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，通過運(yùn)用信息化技術(shù)，不但在提升管理工作的效率和質(zhì)量方面具有重要意義，也是時(shí)代發(fā)展的需要。

2.1人事檔案信息化管理符合時(shí)代發(fā)展的需要

在各行各業(yè)中，推進(jìn)信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求，自從信息化技術(shù)被廣泛地運(yùn)用到人們生產(chǎn)生活中以后，人們已經(jīng)明確意識(shí)到信息化的促進(jìn)作用，人們也更加傾向于信息化技術(shù)的運(yùn)用，因此，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理是時(shí)代發(fā)展的需要。

2.2有利于提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率

企事業(yè)人事檔案數(shù)量較多，工作人員在進(jìn)行管理時(shí)的工作量較大，通過運(yùn)用信息化技術(shù)，進(jìn)行人事檔案的管理，能夠大大減少工作人員的工作量，可以有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.3有利于確保人事檔案的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性

人工進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，大都運(yùn)用紙質(zhì)文件進(jìn)行記錄，這不但由于人工失誤造成人事檔案管理工作中出現(xiàn)誤差，而影響人事檔案的準(zhǔn)確性和可靠性，還會(huì)由于紙質(zhì)資料丟失或者破損而影響人事檔案的完整性，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案工作，可以有效避免這個(gè)問題

3、信息化管理模式的實(shí)現(xiàn)過程

3.1構(gòu)建目標(biāo)

構(gòu)建干部檔案信息化管理模式的目標(biāo)包括以下幾部分內(nèi)容。第一，紙質(zhì)實(shí)體檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字信息化檔案。傳統(tǒng)紙質(zhì)實(shí)體檔案管理工作一般涉及保管、整理、利用、轉(zhuǎn)遞。考慮到信息安全等，各地干部人事檔案管理部門均采用傳統(tǒng)的封閉管理模式，相較于信息化管理模式，具有管理成本高、工作效率低、受人為因素影響大等劣勢(shì)。第二，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫紙質(zhì)檔案作為原始資料，集中進(jìn)行保管和維護(hù)，只涉及管理、整理、增補(bǔ)、審閱，不涉及利用和查閱。干部人事檔案中的相關(guān)信息都匯總到信息數(shù)據(jù)庫中，所有信息內(nèi)容與紙質(zhì)人事檔案信息內(nèi)容一致，實(shí)時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新；人事檔案的一切利用與查閱都通過信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行。第三，干部人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化改革。利用互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)干部人事檔案信息資料共享；同時(shí)利用信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，提高對(duì)干部人事檔案信息的處理與分析能力。

3.2構(gòu)建內(nèi)容

3.2.1信息化基礎(chǔ)

信息化基礎(chǔ)應(yīng)包括符合信息安全及信息共享標(biāo)準(zhǔn)的局域網(wǎng)，在線運(yùn)行數(shù)字化政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，相關(guān)專業(yè)機(jī)房和控制室、辦公軟硬件環(huán)境；干部人事檔案信息化管理的技術(shù)規(guī)范及數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

3.2.2管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

干部人事檔案信息化管理既涉及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又涉及檔案管理專業(yè)人員，因此，相關(guān)部門應(yīng)組建具有專業(yè)水平和責(zé)任心的管理隊(duì)伍。管理上盡管采用信息化技術(shù)，但是技術(shù)使用者仍然以人為基礎(chǔ)，因此，建設(shè)高效的干部人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理信息化的關(guān)鍵。

3.2.3管理制度設(shè)計(jì)

紙質(zhì)實(shí)體干部人事檔案中出現(xiàn)的各種問題，究其根源是管理制度存在缺陷。盡管信息化管理存在各種優(yōu)勢(shì)，但仍要以規(guī)范信息化管理制度作為保障。干部人事檔案信息化管理制度設(shè)計(jì)需要進(jìn)行專家論證。

3.2.4信息安全保障體系

網(wǎng)絡(luò)信息安全為干部人事檔案信息化管理提供保障。相關(guān)部門通過建立信息安全保障體系對(duì)數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)信息等相關(guān)內(nèi)容資料進(jìn)行加密；同時(shí)設(shè)立專門的信息安全部門。監(jiān)管與審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的保密性和安全性風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。

3.3構(gòu)建流程

構(gòu)建干部人事檔案信息管理系統(tǒng)主要分為需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施3個(gè)主要流程。需求分析流程主要包括成立專項(xiàng)小組、項(xiàng)目目標(biāo)、確定管理范圍、需求調(diào)研、制訂規(guī)劃和完成需求分析報(bào)告。系統(tǒng)設(shè)計(jì)流程主要包括資源配置、可行性分析、初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)審核、形成系統(tǒng)設(shè)計(jì)文件。建設(shè)實(shí)施流程主要包括管理系統(tǒng)軟硬件配置、系統(tǒng)試運(yùn)行、系統(tǒng)測(cè)試、操作培訓(xùn)、正式運(yùn)行和系統(tǒng)調(diào)整與維護(hù)。此外，干部人事檔案信息管理系統(tǒng)建立流程要遵循實(shí)用性、安全性、共享性的原則。

4、人事檔案管理現(xiàn)狀

4.1管理方式落后

自人事檔案發(fā)展以來，許多單位的人事檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，完全依靠人力勞動(dòng)，基于電子表格為基礎(chǔ)進(jìn)行管理，效率低下，管理混亂。對(duì)于機(jī)構(gòu)龐大的單位而言，大量人員和復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)已成為人事檔案管理者面臨的另一個(gè)難題。隨著制度的改革，人員流動(dòng)量大，傳統(tǒng)管理方法的弊端日益突出。電子表格的使用也給頻繁的人員調(diào)動(dòng)和人員信息更新帶來了很多不便。傳統(tǒng)的管理方式現(xiàn)在已經(jīng)阻礙了人事檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

4.2硬件結(jié)構(gòu)基本完善，軟件需要更新

目前，我國(guó)大多數(shù)企事業(yè)單位的硬件和網(wǎng)絡(luò)信息化基本配備，但是沒有配備人事檔案管理系統(tǒng)，或是相關(guān)硬件還不完備，因此阻礙了本單位人事檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏整體性，沒有通過先進(jìn)的軟件系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)形成完整的檔案信息化系統(tǒng)。大多數(shù)人事檔案管理仍然保留在Excel表級(jí)別或人事檔案信息化管理系統(tǒng)的單機(jī)版本中，這會(huì)給日常的人事檔案管理工作帶來不便。

5、信息化時(shí)代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑

5.1樹立人事檔案信息化管理理念

一方面，要強(qiáng)化管理意識(shí)。要充分意識(shí)到人事檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要意義，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案需要強(qiáng)化管理。同時(shí)，人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化程度高、內(nèi)容復(fù)雜、意義重大的服務(wù)性工作，真正實(shí)現(xiàn)在思想上高度重視，尤其是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部，要堅(jiān)決避免將人事檔案管理工作作為安排“邊緣人”的“冷衙門”，切忌成為作風(fēng)懶散、不求上進(jìn)工作人員的“安樂窩”。另一方面，要樹立信息化意識(shí)。身處信息化時(shí)代，要用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。對(duì)人事檔案管理而言，要樹立信息化意識(shí)，用信息化手段推動(dòng)傳統(tǒng)模式的人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，既要保證人事檔案管理真實(shí)有效性、內(nèi)容全面性、隨人流動(dòng)性、隱私機(jī)密性和功能服務(wù)性等特點(diǎn)的充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)人事檔案自身的實(shí)用價(jià)值最大化，也要確保人事檔案管理適應(yīng)信息化時(shí)代快速、便捷、高效、安全的實(shí)際需求。

5.2培養(yǎng)人事檔案信息化管理人才

“一支專業(yè)能力過硬的團(tuán)隊(duì)是檔案管理工作能否取得成績(jī)的關(guān)鍵。”一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在人員招聘和人員安排時(shí)加大對(duì)檔案管理、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術(shù)的專業(yè)人才隊(duì)伍從事人事檔案管理。另一方面，從事人事檔案管理的工作人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。現(xiàn)有及未來從事人事檔案管理的工作人員要主動(dòng)適應(yīng)信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和技術(shù)實(shí)踐，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力。總之，要建立一支具備人事檔案管理知識(shí)體系、掌握信息化理念和技術(shù)以及終身學(xué)習(xí)意識(shí)能力的專業(yè)化人事檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，既能推動(dòng)人事檔案管理不斷適應(yīng)信息化要求、提高信息化水平，也能通過信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和有效運(yùn)用提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

5.3搭建人事檔案信息化管理平臺(tái)

要加速人事檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)，充分利用網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫和新媒體搭建動(dòng)態(tài)的、科學(xué)的、全面的、安全的人事檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化和遠(yuǎn)程化，這是信息化時(shí)代人事檔案管理模式創(chuàng)新的根本路徑。綜合利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建集信息收集、分類、存儲(chǔ)與調(diào)取等傳統(tǒng)功能于一體，并集成雙向互動(dòng)、實(shí)時(shí)更新、比對(duì)分析、趨勢(shì)研判等新型功能的人事檔案信息化管理平臺(tái)，能夠有效降低人力物力財(cái)力的使用和浪費(fèi)，節(jié)約物理空間和時(shí)間成本。更重要的是，信息化的人事檔案管理，將極大提升工作的精準(zhǔn)度和效率性，全面提高人事檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的價(jià)值最大化。

結(jié)束語：

在人力資源管理中，人事檔案所發(fā)揮的作用極為重要，其真實(shí)記錄了個(gè)人開展本職工作期間的各項(xiàng)事情，所以在人才考核和選拔的時(shí)候可以提供更多有效依據(jù)，同時(shí)借助人事檔案還可以促進(jìn)人事管理水平的提高。所以新時(shí)期需要對(duì)人事檔案信息化管理工作引起高度重視，充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，使人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化順利實(shí)現(xiàn)，并提高檔案信息化水平，以便于更好地查詢、變更和儲(chǔ)存檔案，及時(shí)、快速傳遞檔案信息，在確保信息安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，這對(duì)促進(jìn)人事檔案利用效率的全面提高極為有利。

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