科技報告規范撰寫問題分析及其對策

夏艷紅 黃曉林

摘 要：科技報告是科技項目技術研究內容的學術性完整表述。然而，由于科技報告類型眾多、提交環節繁雜、執行標準不統一等原因，使得提交上來的科技報告質量良莠不齊，其科技含量和應用價值大大降低。本文以湖南省科技報告審核數據為樣本，對科技報告中的常見問題統計分析，并提出了提高科技報告撰寫質量的針對性對策和建議。

關鍵詞：科技報告;撰寫規范;問題分析;對策建議

引言

科技報告起源于美國，相較于美國、歐盟，我國科技報告工作雖然起步較晚[1]，但是發展較快。自2014年啟動國家科技報告制度以來，我國科技報告工作體系已基本建立，科技報告收藏量增長迅速。

科技報告是科學技術報告的簡稱，一般由科研人員撰寫完成的，為了描述其從事的科研、設計、工程、試驗和鑒定等活動的過程、進展和結果，按照規定的標準格式編寫而成的特種文獻[2]。眾所周知，科技報告的質量影響著科技報告的積累、傳播、交流和使用的有效性，并影響著后續科技成果的轉化、挖掘和利用。目前，我國科技報告工作開展時間不長，科技報告質量良莠不齊，如何提高科技報告的質量，是亟需解決的重要問題。

本文對湖南省2018年上半年的科技報告審核情況及退回修改原因進行了統計分析，發現規范科技報告培訓有利于提高科技報告的質量。

一、湖南省科技報告審核情況

自2018年科技報告呈交納入湖南省科技管理信息系統公共服務平臺，截止2018年8月底，湖南省科技管理信息系統公共服務平臺審核員共審核科技報告372篇，其中已審核通過275篇，正在審核97篇。在審核通過的科技報告中，1次性審核通過的86篇，占31.27%，經退回修改再次審核的189篇，占68.73%。每篇科技報告平均被審核2.35次/篇。被審核的科技報告具體情況按照單位性質、項目申報單位、項目類型和項目所屬地區等情況具體如下：（1）撰寫科技報告的單位性質主要是事業單位（42.7%）和企業（56.5%）。（2）提交超過10篇科技報告的單位有湖南農業大學提交21篇、中南大學湘雅醫院提交（17篇）、湖南大學（14篇）和中南林業大學（14篇）。（2）按照項目類型分數量前三的分別為，省重點研發計劃-農業領域重點研發項目一共106篇，省重點研發計劃-工業領域重點研發項目一共98篇，省重點研發計劃-國際與區域科技創新合作重點研發項目一共56篇。（3）科技報告項目所屬地區主要是長沙地區，共236篇，其他地區共136篇。

二、科技報告規范撰寫問題統計分析

（一）問題分類

在審核的科技報告中，被退回重新修改的原因多種多樣。筆者根據科學技術報告編寫規則 （GB/T 7713.3-2014）、科學技術報告編號規則 （GB/T 15416-2014）、科技報告元數據規范 （GB/T 30535-2014）等科技報告質量的相關規范要求，以及筆者的工作經驗，對科技報告規范撰寫常見問題進行了歸類。科技報告規范撰寫常見問題如下表。

（二）問題統計分析

1.總體情況

2.結構和內容問題

通過對不合格的報告中的問題進行相關性分析，發現正文結構問題和內容問題的關聯較大，具體情況如圖2，正文結構和正文內容均有問題的占51.4%（圖2A）。通過對正文結構和內容問題進一步細分，結果如下圖2B和圖2C。不合格報告中出現正文結構不正確的問題比例（81.18%）遠遠大于正文結構不完整的比例（9.81%）。不合格報告中出現正文內容不完整的比例（79.7%）也遠遠超過正文內容不適宜（17.8%）。結果顯示，正文結構不正確和內容不完整是科技報告纂寫過程中最容易出現的錯誤。

3.目錄索引問題

目錄清單具體包括目錄、插圖清單和附表清單。如圖3所示，因目錄索引問題被退回的報告多是因為目錄和圖表清單缺少（18.7%），或者格式（75.8%）上存在問題，如目錄索引內容無對應的頁碼、不能跳轉到正文對應位置等。

4.基本信息問題

通過對不合格報告中基本信息中存在的問題進行統計發現，報告類型填寫錯誤（41.34%， 圖4）和延期公開的報告未注明延期公開的理由（41.34%， 圖4），這兩個問題在填寫基本信息表時最容易出現。

5.不當措辭和事務性內容問題

在實際審核過程中，我們發現被退回修改的報告中經常出現“本項目”、“課題組”等不當措辭，以及人才培養、團隊介紹、經費使用等應刪除的事務性內容表述。而且，這兩類問題在被退回的報告中有一定的關聯。為此，我們將這兩類問題提出來進行統計分析。兩者關聯情況如下圖5，其中事務性內容問題占14.6%，不當措辭問題為44.2%。

6.不足之處

由于審核習慣的問題，審核員一般不會對科技報告字體字號、行距、頁邊距等對科技報告質量影響較小的問題提出修改意見，而是在加工過程中直接修正，導致一些細小但比較普遍的問題可能未被統計出來，這是本文研究的不足之處。

三、結語

科技報告既是科技管理部門進行科技項目監督管理的重要工具，又是科研工作者開展后續科研活動的有益參考[3; 4]。科技報告文獻質量將直接影響科技報告的可讀性和內容的完整度。同時，科技報告質量受科技報告政策制、研究者的認識和撰寫水平、項目屬性、項目實施情況及審核控制等因素的影響。由于，科研人員是科技報告資源形成的核心主體[5]，因此，為避免科技報告規范撰寫中出現的常見問題，提高科技報告文獻質量[6]，應做到以下幾點。（1）完善相關政策文件，建立激勵機制。科技報告激勵機制可包括：對報告撰寫者和報告組織管理者的激勵機制[7]。（2）優化和明確科技報告形式規范。從科技報告的內涵出發，對科技項目中需納入科技報告陳述范圍的內容進行明確界定，并分別制定適用不同類型科技項目的科技報告撰寫模板或參考指導。（3）對科研人員進行科技報告規范化培訓。強化科研人員科技報告撰寫能力，培養科研人員的科技報告意識，加強科技報告撰寫差異性培訓[7]，有利于提高科技報告的質量。

參考文獻

[1] 喬振，高巍，吳艷艷.國內科技報告質量控制與評價研究：以山東省科技計劃科技報告為例[J].現代情報，2016，36（4）：124-127.

[2] 賀德方.中國科技報告制度的建設方略[J].情報學報，2013，32（5）：452-458.

[3] 朱麗波，裴雷，孫建軍.科技報告質量評價指標體系研究[J].圖書情報工作，2015（23）：80-84.

[4] 宋立榮，周杰.國家科技報告資源建設中的質量問題思考[J].中國科技資源導刊，2016， 48（1）：50-56.

[5] 周杰.科技報告資源的構成及產生機理研究[J].情報學報，2013，32（5）：466-471.

[6] 黃曉林，王輝，夏艷紅，等.科技報告文獻質量控制研究[J].圖書館研究與工作，2019（6）：63-67.

[7] 曾建勛.基層科技報告體系建設研究[J].情報學報，2014（8）： 800-806.