城建紙質檔案和電子檔案的并行管理探究

尹輝

摘 要：信息化技術的快速發(fā)展，使我國城建檔案管理產生了較大改變，在對檔案管理過程中不再采用統(tǒng)一紙質檔案管理，而是開始應用電子檔案管理模式。需要相關工作人員注意的是，紙質檔案并未被完全舍棄，目前紙質檔案和電子檔案處于共存狀態(tài)。在城建檔案管理期間，如何做好紙質檔案和電子檔案并行管理工作是一項需要人們探討的問題。下面，針對該項問題進行分析，希望文中內容能夠為相關工作人員提供借鑒。

關鍵詞：城建紙質檔案;電子檔案;并行管理

一、引言

紙質檔案和電子檔案的特點不同，在城建工作中應對兩種檔案進行合理應用，對兩種檔案進行并行管理，保證檔案管理的合理性。紙質檔案能夠精準、準確地反映城市建設的真實信息內容，而電子檔案在具體應用過程中的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在信息保存、傳輸、檢索等多個方面。近幾年，我國電子信息技術得到了快速發(fā)展，電子檔案和紙質檔案也隨著時代的發(fā)展而發(fā)展，也為日后城市的順利建設打下了堅實的基礎。在未來城市的發(fā)展過程中，紙質檔案和電子檔案兩者在應用過程中必然會呈現(xiàn)互補趨勢，相互促進發(fā)展。

二、并行管理城建紙質檔案和電子檔案的重要性

信息化的持續(xù)發(fā)展使社會中的各個行業(yè)發(fā)展都發(fā)生了一定的變化，尤其是傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了顯著改變，主要體現(xiàn)在管理機制和方法上，各項內容在信息化的沖擊下，將會呈現(xiàn)出一個新的姿態(tài)，即電子檔案。電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質檔案相比存在一定優(yōu)勢，但是，紙質檔案自身存在的優(yōu)勢也是電子檔案在應用期間無法比擬的[1]。通過對紙質檔案和電子檔案進行對比可以發(fā)現(xiàn)，兩者有著一定的聯(lián)系。在信息化社會快速發(fā)展的背景下，電子檔案在具體應用過程中具有一定的優(yōu)勢，紙質檔案相對來說比較傳統(tǒng)，但是記錄信息內容的效果較好，能夠直接保存歷史記錄內容;電子檔案在具體應用期間，無論是在檔案管理還是在檔案檢索上都具有一定的優(yōu)勢[2]。目前，城建檔案管理期間面臨著許多挑戰(zhàn)，在該背景下，應合理將紙質檔案和電子檔案進行融合，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，推動經濟社會的發(fā)展。

三、紙質檔案和電子檔案兩者的具體特點

（一）紙質檔案特點

所謂紙質檔案就是將紙張作為檔案信息內容的載體，其是具有保存價值的文件通過轉存獲取的，通常不會被篡改，因此，確保了檔案信息內容的原始性和檔案內容的準確性。紙質檔案在具體應用期間的一項關鍵優(yōu)點就是載體穩(wěn)定，通過對符合要求的紙張載體進行應用，完成對材料內容書寫后，將其保存在合理的環(huán)境中，其通常并不會遭到破壞，因此，可以長時間記錄資料的原始情況，為企業(yè)經營發(fā)展提供合理的考察依據(jù)，進而為企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展提供強有力的支持[3]。紙質檔案具有自身的優(yōu)勢，同時，其劣勢也十分明顯，在對其進行保存時，紙張檔案信息內容占用的庫存面積大，容易受外界因素影響，紙張檔案在多次應用后，會遭出現(xiàn)一定的磨損，同時，應用正副本同時入庫管理模式會浪費大量的紙;在實際利用方面，在同一時間點，紙質檔案只能被一個使用對象使用，無法共享信息資源，這也就降低了檔案的利用率。

（二）電子檔案特點

所謂電子檔案就是利用計算機磁盤等電子設備對信息進行存儲，其與紙質檔案對應。電子檔案利用計算機磁盤對信息進行存儲，因此，實際保存環(huán)境與紙質檔案的保存環(huán)境會存在一定的差別，也具有自身的特點。其特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.處理起來相對容易

通過計算機可以直接對電子檔案進行處理，針對定制文件信息內容進行分類，并且做好相應的匯總工作，將涉及的各項信息內容都轉變?yōu)樗栊问剑∪チ耸止きh(huán)節(jié)，使處理變得更加簡單。

2.容易實現(xiàn)共享

電子檔案在實際應用過程中不會受到空間和時間的限制，能夠通過異地網(wǎng)上信息查詢、借閱，通過互聯(lián)網(wǎng)完成對各項信息內容的查詢、瀏覽、下載，可以使多人同時對信息進行應用，打破了紙張檔案在應用過程中的局限性，電子檔案信息在具體應用過程中具有共享性好重復利用率特點[4]。其在具體應用期間缺點為，對技術過于依賴，載體在應用過程中的穩(wěn)定性較差，載體容易遭到破壞。

四、并行管理城建紙張檔案與電子檔案的有效措施

（一）并行管理原則

科學的管理體系是實現(xiàn)城建工作體系建設強化管理、規(guī)范、有序、科學的基礎。利用層次分明、分工詳細的檔案管理體系，一方面可以實現(xiàn)數(shù)字化管理，另一方面也可以保證城建工作順利進行。由此可見，從目前我國城市的發(fā)展情況來看，在城建檔案管理過程中，應當通過并行管理方式對紙質檔案和電子檔案進行管理，在實際應用期間，要對兩種檔案進行分析，發(fā)揮不同檔案的優(yōu)勢，通過先進技術操作層面和管理層面，完成相應的推進工作[5]。并行管理中，每一名工作工作人員、城建檔案參與者在開展各項工作時，都能夠做到有據(jù)可依，依據(jù)實際情況，打造一支專業(yè)的管理團隊，實現(xiàn)科學管理。

（二）做好并行管理的具體措施

1.適當更新檔案管理理念，培訓管理人員

一些地區(qū)在開展城建檔案管理工作期間，配置的工作人員都為傳統(tǒng)檔案管理人員，他們在實際工作期間，仍然沿用傳統(tǒng)的方式對檔案進行管理，針對現(xiàn)代化電子檔案管理沒有太多操作績效，這也就造成實際檔案管理效率偏低，對具體工作開展或造成不良影響。因此，為了使這一情況能夠得到改變，城建檔案管理部門應當加大對管理人員的培訓力度，提高專業(yè)能力，對傳統(tǒng)檔案管理理念進行適當更新，樹立合理的檔案管理意識，同時應當將電子單位作為整個管理工作中核心內容。

檔案管理人在實際工作期間要對電設備在具體應用過程中的操作技巧進行學習，從而使自身的基礎能力能夠得到進一步提高，使其可以更好地勝任相應的工作。電子檔案涉及的內容十分廣泛，對相應工作人員的能力提出了較高的要求，檔案管理人員不僅要具有較強的文字功底，而且還要掌握一定的外語知識和計算機知識，只有這樣的工作人員才能夠勝任電子檔案信息管理工作，可見，工作人員要不斷提升自身的綜合性質，迎合檔案管理的具體需求。

2.健全基礎檔案管理機制

在開展新型檔案管理工作的過程中，計算機智能化管理是一項重要工作。目前，城建檔案管理工作在具體開展的過程中，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理機制，這一情況導致檔案管理工作在開展期間會存在許多問題，影響檔案管理工作的順利開展，以及最終工作質量[6]。實際作業(yè)期間，為了使這一情況得到改善，應當從檔案管理機制入手，采用合理的方式完成相應的調整工作。在檔案管理機制內容中需要人們健全的內容有統(tǒng)計標準、信息存儲卡標準等多項內容。與此同時，針對電子檔案的整理、保存等各項工作，都要實時完成相應的優(yōu)化作業(yè)。需要注意的是，電子檔案管理自身存在一定的缺點，因此，在對其應用期間，要在體制中彰顯電子檔案自身的明確性和真實性，從而使電子檔案的作用可以得到合理發(fā)揮。

3.創(chuàng)新管理模式

近幾年，我國信息科學技術得到了飛速發(fā)展，在該背景下，城建檔案管理的發(fā)展要緊跟時代的發(fā)展腳步，針對檔案管理內容進行適當創(chuàng)新，并且要做好相應的吸收工作，主動依據(jù)實際情況，制定一套合理的電子檔案管理體系，同時，在該過程中要將紙張作為信息內容的基本載體，檔案管理模式可以通過長時間的積累，不斷拓展。相關工作人員在具體作業(yè)期間，優(yōu)化管理模式時，可以通過應用計算機完成對大部分管理工作。例如，對于電子檔案整理工作，工作人員利用計算機就能夠對各檔案進行劃分，并不需要對文件載體進行轉移。管理內容實現(xiàn)方面，電子檔案也要形成較好的規(guī)律，各方面要做好文件組合，構建一套完善的電子檔案。

一些地區(qū)雖然制定了電子檔案制度，但是受實際工況情況影響，針對同一內容的紙質檔案和電子檔案要同步歸檔，通過該操作方式，一方面可以保證檔案信息內容的完整性，另一方面也可以共享網(wǎng)絡資源，使紙張檔案和電子檔案在應用期間能夠實現(xiàn)互補。

五、結語

在開展城建檔案工作的過程中，紙質檔案和電子檔案兩者都發(fā)揮著重要作用，兩種檔案在實際應用期間具有著不同的意義和作用，這應當引起相關工作人員的注意。因此，在城建檔管理工作發(fā)展期間，要采用合理方式制定一套合理的措施，從而使紙質檔案和電子檔案兩種不同的管理模式可以并行發(fā)展，進而使城建檔案管理效益能夠得到進一步提高。

參考文獻：

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