淺談企業檔案工作規范化管理的作用

賴曉虹

摘 要：隨科學技術的發展，我們已經進入到了一個知識經濟和信息時代，在這個信息化的時代里，信息已經超越了資產成為更重要的戰略資源。檔案作為機關單位和各企業建設的信息資源，檔案的管理工作已經成為信息產業的一部分，只有對現有的檔案管理制度進行不斷的改進和完善，才能夠有效的避免重要檔案的損壞和遺失，確保檔案在機關和企業管理的過程中發揮更加積極的作用。

關鍵詞：企業檔案;規范化管理;作用

今天，檔案管理已經成為企業日常管理的一個關鍵環節。企業有關文字資料和內部的人事檔案等，都需要被正確真實的記錄和保存下來，為日后的工作需要提供解決問題的事實資料。近年來檔案管理工作已經成為各家企業在生產、經營等工作過程中進行規范化管理的基礎條件。作為一名企業管理者，必須對檔案管理工作加以重視，為企業在未來的生存和發展中奠定基礎。

1 檔案管理的概括

我國的各類管理檔案中包括政治、經濟、科技和文化和企業管理等方面的內容，對不同時期和不同階段的信息都進行了詳細的記錄，它是我們對之前事件的回憶和保存，可以為之后的工作提供資料參考。檔案管理水平規范化的提升，使人們能夠在最短的時間內就可以查詢到想要的信息，為我國的現代化建設提供充足的歷史依據。

1.1 檔案管理規范化的必要性

對于機關和企事業單位來說，他們在檔案管理的過程中會對文字檔案提出更加嚴格的要求，在對檔案進行管理的時候要嚴格遵守相應的法律法規。傳統的檔案管理大多是通過人工手動的方式完成的，但是這對資料檔案的保存和應用非常的不利，而且需要耗費大量的人力、物力和財力。這就導致很多部門單位對檔案管理工作的重要性認識的不充分，沒有給檔案管理工作足夠的重視，使得眾多的檔案資料在很長一段時間內都處于混亂狀態，因此對檔案工作進行規范化的管理就顯得十分重要。

1.2 檔案規范化管理的意義

我國的機關和企事業單位的工作氛圍和他們獨特的檔案管理制度都是經過很長時間的實踐所總結出來的。機關和企事業單位中保存的檔案是企業發展歷程的一個歷史記錄，因為它的真實性所以它具備很強的說服力。機關和企事業單位在工作的過程當中，要特別重視對檔案的有效管理，加強對相關企業的檔案管理的管理力度，并且提供相應的強有力的保障。檔案作為對機關和企事業單位內部核心資料的記錄和保存的書面材料，因為其真實性有效性而得到了大家的信服;規范化的檔案管理能夠為企業的對外發展搭建一個誠信化的服務保障平臺，將相應企業和單位的實際管理水平和內部的財務狀況等各項內容真實有效的展現在大眾面前，讓大眾進行監督，從而提升機關和企事業單位的規范化管理在人們心中的水平;現階段檔案的管理工作已經受到了越來越多人的關注，而且社會上出現的一些熱點也開始逐漸地向此方向移動，這就需要相應的檔案管理人員，充分的意識到檔案管理的重要性，加快檔案管理規范化的建設，從而實現機關和企事業單位實現更加高效的管理目標。

2 判斷檔案管理是否規范的標準

2.1 體制管理是否規范

運行機制基礎因為能夠使人們對傳統檔案的查詢得到較好的滿足，因而一直被沿用到今天。但是隨著市場經濟在發展的過程中進行了一些有效的的變更以及企事業單位的有運行機制也根據發展的實際情況進行了一定的改革，所以就導致了機關和企事業單位原有的檔案管理制度已經無法滿足現階段工作的要求。這就需要對原有的檔案管理工作在符合法律法規的基礎上進行更加規范化的管理，規范化檔案管理體系的構建可以有效的提升檔案管理的效率，從而滿足人們對檔案便捷化查詢需要。不論是對哪一種管理體制進行調整，都需要有相應的部門的幫助和協調，需要在調整的過程中根據實際的工作需求，對相應的管理體制進行適當的調整，幫助部門的工作效率得到更好的提升。在檔案管理的過程中，為了檔案管理更加規范化，可以采取工作責任制度，也就是將具體的工作落實到具體的人員身上;也可以制定相應的獎懲制度，通過以上的兩種防止，可以充分調動相應的工作人員在檔案管理工作中的積極性，從而對規范化體制管理更加有利，最終使檔案管理水平得到有效的提升。

2.2 信息化建設是否完備

信息化體制的構建能夠滿足不同人群對于檔案查詢的服務的需求，將時間成本控制在最小的范圍內。信息化的建設和相應的技術手段應用能夠使檔案的管理工作更加的規范化和系統化，對工作效率的提升也起到了很大的支撐作用。硬件設備的使用，加大了信息化建設的投入，豐富了檔案管理載體的形式，也滿足機關和企事業單位多種不同的需求。信息技術和檔案管理系統中的相互結合，有助于建立更加先進的符合時代發展需要的電子檔案管理系統，電子檔案管理系統的使用幫助機關和企事業單位解決了檔案信息量過大而引起的數據整理困難的問題，同時也提供了一個全新的檔案查詢路徑，提高了檔案的使用率，使檔案管理變得更加的高效。

2.3 檔案管理的建設是否規范

規范化的管理流程是檔案工作的關鍵，從很早的時候開始，我國的檔案管理工作一直都是由專門部門和人員負責，這就使得我國的檔案管理工作變得更加的規范化。規范化的管理流程有利于對檔案進行更加完整的保護，在專門部門和專業人員的管理下，檔案管理的效率也得到了很大的提高。除此之外，還需要對傳統的檔案管理理念進行一定的改進，加強對檔案管理部門的監督和管理，盡最大的努力把檔案管理工作做到最好，提高檔案管理的規范化水平。

2.4 人員是否具備相應素質

檔案管理這份工作看似輕松，實際并不簡單，檔案管理工作會對相關的管理人員提出更高的要求，換句話說就是對管理人員的素質要有更高的要求。在進行人員選聘的時候，機關企業單位通常會對素質較高應聘者更加的感興趣，因為素質高的人員有利于檔案管理的水平的提升，他們在工作的過程中，通常會有較為現代化的管理理念，而這些管理理念則可以幫助他們更快的適應檔案管理這份工作，對檔案管理工作規范化非常有利。經濟的不斷發展和社會的不斷進步，就使得檔案管理所處的地位變得越來越重要，而提高檔案人員的整體素質，是檔案管理工作規范化的必然要求。檔案管理部門的規范化建設，需要更多專業化的人才和高素質的管理團隊為此提供保障，而專業化的人才和高素質的管理團隊則需要把有代表性的案例引入先進的信息技術中，從而幫助檔案管理人員能夠快速高效的掌握相應知識技能，促進檔案管理工作的開展。

3 結束語

近年來，隨著我國市場經濟對信息化技術的需求越來越大，規范化的檔案管理工作的優勢也開始逐漸顯現，但是，我國現階段的檔案管理工作的開展實際上還落后于社會經濟的發展，這就使得現階段的檔案管理工作面臨著更加嚴峻的挑戰。所以，我們更應該去建設一個規范化的檔案管理體系，只有這樣才能趕上信息化發展的步伐，我國的檔案管理工作才能得到更好的發展。

參考文獻

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