A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

戚人月

摘 要：改革開放以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模日益壯大，管理內(nèi)容也越來越復(fù)雜化。我國(guó)的內(nèi)部控制研究起步較晚，還不夠成熟，內(nèi)部控制理論建設(shè)以及實(shí)施方面與發(fā)達(dá)國(guó)家相比還有很大差距，企業(yè)目前執(zhí)行的內(nèi)部控制機(jī)制并不能有效發(fā)揮作用，這嚴(yán)重影響了企業(yè)的健康快速發(fā)展。近年來，隨著城鎮(zhèn)和農(nóng)村的發(fā)展改造進(jìn)程加快，建筑施工企業(yè)高速發(fā)展，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，企業(yè)想在激烈的挑戰(zhàn)和競(jìng)爭(zhēng)中謀求發(fā)展，就必須強(qiáng)化內(nèi)部控制在企業(yè)管理中的應(yīng)用，構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部控制體系。目前建筑施工企業(yè)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制的研究主要集中在項(xiàng)目上，對(duì)于具體業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)部控制研究較少。本文以A公司為例，對(duì)A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀以及存在的問題進(jìn)行描述。以內(nèi)部控制相關(guān)理論為基礎(chǔ)，對(duì)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題剖析原因，最后對(duì)A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制提出優(yōu)化建議，希望可以完善A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系，進(jìn)而為其他建筑施工企業(yè)提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：A公司;采購業(yè)務(wù);內(nèi)部控制

1 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制理論概述

1.1 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制概念

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)其需要進(jìn)行物資采購，結(jié)合自身日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的特點(diǎn)，明確采購業(yè)務(wù)流程，根據(jù)采購流程關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)部控制活動(dòng)。

1.2 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)

采購的內(nèi)部控制目標(biāo)包括以下幾點(diǎn)，保證采購要符合生產(chǎn)以及銷售業(yè)務(wù)的要求;保證企業(yè)享有應(yīng)有的采購折讓;保證采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)運(yùn)行通暢和高效率;保證采購業(yè)務(wù)資金流動(dòng)的真實(shí)性;保證采購業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)信息的記錄準(zhǔn)確及時(shí);保證采購業(yè)務(wù)活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

2 A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀與問題

2.1 A公司簡(jiǎn)介

A公司成立于2004年，是集建筑和施工于一身的大型建筑公司。公司經(jīng)營(yíng)以大型工業(yè)建筑與民用建筑施工總承包，房地產(chǎn)聯(lián)合開發(fā)建設(shè)，綜合配套施工等為主項(xiàng)業(yè)務(wù)，并與各專業(yè)公司橫向聯(lián)合為補(bǔ)充的多功能集結(jié)化的大型綜合建筑企業(yè)公司。

2.2 A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

A公司設(shè)有相關(guān)部門進(jìn)行采購業(yè)務(wù)處理，A公司采購業(yè)務(wù)主要分為四個(gè)環(huán)節(jié)，分別是請(qǐng)購審批、采購運(yùn)輸、驗(yàn)收入庫以及貨款結(jié)算。

（一）請(qǐng)購審批

A公司采購計(jì)劃是由公司的物資部進(jìn)行管理，項(xiàng)目經(jīng)理審批采購計(jì)劃后報(bào)分公司物資部審核，分公司物資部門將審核通過的匯總表報(bào)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批。分公司領(lǐng)導(dǎo)將審批通過的匯總采購計(jì)劃報(bào)公司物資部進(jìn)行再審核，審核通過的采購按照計(jì)劃的流程進(jìn)行管理，采購的資料歸檔保存。

（二）采購運(yùn)輸

A公司采購合同管理是由公司的物資管理部來負(fù)責(zé)的，采購方式通常分為招標(biāo)采購、非招標(biāo)采購以及集中采購。公司各個(gè)項(xiàng)目部整理出相應(yīng)的供應(yīng)商名單，并根據(jù)項(xiàng)目部的實(shí)際需要和供應(yīng)商進(jìn)行談判，進(jìn)而確定物資的采購方式和采購價(jià)格。

（三）驗(yàn)收入庫

A公司在物資入庫時(shí)有驗(yàn)收人員，但是沒有質(zhì)檢人員。以項(xiàng)目部來說，物資供應(yīng)商按照合同的約定將物資送到指定地點(diǎn)后，物資部根據(jù)供應(yīng)商提供的貨物清單、材料的質(zhì)量證明資料以及訂貨合同等對(duì)物資進(jìn)行外部檢查和數(shù)量檢查，物資入庫后，A公司不會(huì)對(duì)項(xiàng)目部采購的物資進(jìn)行再次盤點(diǎn)。

（四）貨款結(jié)算

待驗(yàn)收部門驗(yàn)收合格后，A公司財(cái)務(wù)人員對(duì)憑證后面所附的單據(jù)進(jìn)行審查，對(duì)采購合同、訂購單以及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等審核無誤后再進(jìn)行付款。

2.3 A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）采購計(jì)劃變更缺乏合理授權(quán)

A公司相關(guān)部門根據(jù)提交的材料來制定需求計(jì)劃，但是當(dāng)采購計(jì)劃需要變更時(shí)，各部門往往只是簡(jiǎn)單的把數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，并沒有重新經(jīng)過審核流程制定新的采購計(jì)劃。

（二）供應(yīng)商選擇機(jī)制有待完善

供應(yīng)商的選擇是采購業(yè)務(wù)的重要一環(huán)，A公司在實(shí)際執(zhí)行過程中對(duì)供應(yīng)商的考核缺乏合理的評(píng)分體系，沒有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)。供應(yīng)商選擇機(jī)制不夠完善極有可能導(dǎo)致采購人員拿回扣，出現(xiàn)數(shù)量以少報(bào)多，質(zhì)量不過關(guān)等現(xiàn)象。

（三）采購成本管理存在風(fēng)險(xiǎn)

A公司下屬項(xiàng)目部數(shù)量較多，而公司的采購流程審批過于復(fù)雜，規(guī)模較小的物資采購?fù)鶝]有經(jīng)過審批就直接進(jìn)行采購，而這種采購方式一般很單一，導(dǎo)致不能形成一定的采購議價(jià)能力。

（四）采購驗(yàn)收監(jiān)督乏力

物資驗(yàn)收一般是采購業(yè)務(wù)的最后環(huán)節(jié)，A公司的驗(yàn)收人員一般兼任監(jiān)管人員，公司缺少相應(yīng)的物資驗(yàn)收監(jiān)管部門，這就會(huì)導(dǎo)致員工職責(zé)交叉。而且A公司沒有設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)對(duì)一些專業(yè)的物資材料進(jìn)行驗(yàn)收檢查，這就不能保證采購的物資質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

3 A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題的原因分析

3.1 內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

（一）組織機(jī)構(gòu)不夠健全

A公司下屬的各項(xiàng)目部的內(nèi)部采購主要由物資部負(fù)責(zé)，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)工程進(jìn)度等進(jìn)行采購的審核。項(xiàng)目部的組織結(jié)構(gòu)內(nèi)部控制缺乏執(zhí)行力，采購業(yè)務(wù)中就會(huì)出現(xiàn)采購數(shù)量以少充多，甚至材料質(zhì)量不合格導(dǎo)致工期延遲等現(xiàn)象，組織機(jī)構(gòu)不夠健全還可能會(huì)導(dǎo)致舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）人力資源管理不夠完善

A公司采購人員一般是一線的人員，但是人員素質(zhì)普遍偏低，同時(shí)公司也沒有定期組織專業(yè)培訓(xùn)，這就導(dǎo)致采購人員在采購過程中缺乏采購成本控制意識(shí)，并且識(shí)別不出相應(yīng)的采購風(fēng)險(xiǎn)。人力資源管理不夠完善，采購人員的素質(zhì)與崗位不匹配，就會(huì)導(dǎo)致公司采購業(yè)務(wù)談價(jià)能力的削弱。

3.2 缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

A公司缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，整體的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)。A公司的風(fēng)險(xiǎn)主要集中在施工安全方面，由于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估沒有受到重視，內(nèi)部控制往往流于形式，公司不能對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行有效管理，容易出現(xiàn)盲目采購、收受回扣、驗(yàn)收不嚴(yán)、以次充好等舞弊現(xiàn)象。

3.3 信息溝通不暢通

A公司與項(xiàng)目部之間的信息傳輸主要通過電話以及郵件等方式進(jìn)行，有時(shí)會(huì)通過人員口頭傳達(dá)指令，這樣信息傳遞過程中信息失真的可能性就會(huì)加大。A公司管理層面的信息系統(tǒng)還沒有構(gòu)建，這使得管理層很難及時(shí)了解到各項(xiàng)目采購的最新情況。各個(gè)分公司采購?fù)孕刑幚恚止局g的采購信息也不進(jìn)行溝通，這就導(dǎo)致不同的項(xiàng)目部與同一家供應(yīng)商議價(jià)會(huì)產(chǎn)生不同的采購價(jià)格，這就增加了采購成本。

3.4 監(jiān)督審查乏力

A公司委派的審計(jì)監(jiān)督人員對(duì)采購業(yè)務(wù)的流程很少進(jìn)行監(jiān)督，往往只是在采購結(jié)束后對(duì)采購合同等資料的合規(guī)性進(jìn)行事后檢查，而這些審計(jì)監(jiān)督人員由于缺乏采購方面的相關(guān)知識(shí)，通常不能有效發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的不足之處，

監(jiān)督審查乏力將導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)中拿回扣和舞弊現(xiàn)象層出不窮。

4 A公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

4.1 改善公司內(nèi)部控制環(huán)境

（一）健全公司組織結(jié)構(gòu)

建筑施工企業(yè)是以項(xiàng)目部為主要生產(chǎn)單位的，A公司項(xiàng)目部對(duì)公司所設(shè)置的內(nèi)部控制制度不太重視，公司應(yīng)當(dāng)賦予內(nèi)部審計(jì)部門相應(yīng)的權(quán)利，使其在不違背職業(yè)道德的前提下不受限制的進(jìn)行審計(jì)。在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部結(jié)構(gòu)設(shè)置上應(yīng)當(dāng)劃分清楚權(quán)利與責(zé)任，不允許出現(xiàn)職務(wù)交叉，防止舞弊現(xiàn)象發(fā)生。

（二）建立良好的人力資源政策

A公司不注重理論的培訓(xùn)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)員工崗位與能力不符的情況。在采購業(yè)務(wù)方面，人員的設(shè)置應(yīng)當(dāng)考慮其知識(shí)儲(chǔ)備及專業(yè)能力，同時(shí)在采購人員的任用上應(yīng)當(dāng)遵循崗位不相容原則，質(zhì)檢人員和驗(yàn)收人員不得兼任，物資采購必須由專業(yè)人員嚴(yán)格按照合同進(jìn)行檢查。

4.2 構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

（一）采購業(yè)務(wù)目標(biāo)設(shè)定

在整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系中，目標(biāo)設(shè)定是實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的前提。A公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司采購業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀設(shè)置如下采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)：對(duì)采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，控制采購成本，增強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保證會(huì)計(jì)核算真實(shí)完整準(zhǔn)確，防止出現(xiàn)舞弊等。

（二）采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中關(guān)鍵的一步，公司在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分的調(diào)查和科學(xué)分析，將影響公司內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的不利因素進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，把握控制點(diǎn)。A公司采購業(yè)務(wù)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在金額舞弊、材料質(zhì)量不合格或者數(shù)量短缺、驗(yàn)收不嚴(yán)等。公司應(yīng)當(dāng)不定期關(guān)注采購業(yè)務(wù)成本，調(diào)查供應(yīng)商背景，不同部門定期進(jìn)行集中討論，從而識(shí)別采購業(yè)務(wù)中隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析

公司在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行劃分，評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)常進(jìn)行交流，分析可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司產(chǎn)生的影響。A公司應(yīng)當(dāng)把控好采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制點(diǎn)，外部監(jiān)督和內(nèi)部監(jiān)督必須嚴(yán)格進(jìn)行實(shí)施，從而降低采購業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

公司在對(duì)識(shí)別出可能對(duì)公司具體目標(biāo)產(chǎn)生負(fù)面影響的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析后，結(jié)合具體業(yè)務(wù)可接受的風(fēng)險(xiǎn)水平來確定具體的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。采購業(yè)務(wù)方面，A公司對(duì)于采購人員職責(zé)交叉、兼任可能導(dǎo)致的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行崗位不兼容制度。物資驗(yàn)收上，公司應(yīng)指派專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收和質(zhì)檢，把控物資的數(shù)量與質(zhì)量。一般情況下，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)以及風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)。

4.3 建立高效的信息溝通系統(tǒng)

信息溝通暢通是實(shí)施內(nèi)部控制的前提和基礎(chǔ)，控制活動(dòng)的展開依賴于信息系統(tǒng)提供的信息。A公司目前的信息系統(tǒng)還處于起步階段，員工經(jīng)驗(yàn)不足容易導(dǎo)致溝通混亂。公司應(yīng)加快構(gòu)建信息化系統(tǒng)，進(jìn)行規(guī)范化的信息管理。同時(shí)公司應(yīng)當(dāng)定期舉行會(huì)議進(jìn)行信息溝通，采購業(yè)務(wù)相關(guān)的各部門應(yīng)當(dāng)積極及時(shí)反映問題。公司內(nèi)部的供應(yīng)商體系也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善，避免不同的分公司向同一家供應(yīng)商議價(jià)時(shí)產(chǎn)生不同的采購價(jià)格。

4.4 完善內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制

監(jiān)督分為內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督，外部監(jiān)督方面，公司可以聘請(qǐng)采購業(yè)務(wù)審計(jì)經(jīng)驗(yàn)豐富的外部審計(jì)機(jī)構(gòu)為公司的采購業(yè)務(wù)提供相關(guān)咨詢。內(nèi)部監(jiān)督方面，A公司應(yīng)當(dāng)保證內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性，同時(shí)積極配合外部審計(jì)，采用定期審核與不定期審核相結(jié)合的形式進(jìn)行自查，定期開展供應(yīng)商會(huì)議，防范采購業(yè)務(wù)出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

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