信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策

屈榕輝

摘 要：隨著科技的不斷進步，信息技術的影響力遍及諸多領域，信息時代成為趨勢。機關事業單位檔案管理工作也身處新環境，需要面對諸多挑戰與壓力。基于此，為了更好發揮檔案價值，處于新時期的機關事業單位，要立足實際，以信息化為背景，正視檔案管理中存在的問題，構建科學有效的發展策略，在提升檔案管理質量的同時，為機關事業單位的發展提供更加豐富的信息支持。

關鍵詞：信息化時代;機關事業單位;檔案管理;現狀;對策

基于社會經濟發展的新環境，機關事業單位檔案資料規模龐大，呈現急劇飆升的趨勢，內容繁雜而多樣，工作量巨大。基于此，作為信息時代的檔案管理人員，要重視掌握先進的信息技術，依托先進的管理設備，對檔案資源進行信息化歸類管理，切實提升檔案管理效率，促使檔案收集整理以及存儲歸檔工作能夠高質量地完成，發揮先進管理模式的優勢，有效發揮信息資源的價值，滿足機關事業單位需要，推動其健康與穩定發展。

1 基于信息化時代深入剖析機關事業單位檔案管理現狀

1.1 延續傳統檔案管理模式，效率低下，質量不高

縱觀全社會范疇，信息化備受矚目，其影響力有目共睹。但是，在機構事業單位的檔案管理中，傳統的檔案管理模式仍在使用，以紙質檔案管理方法為主要手段，更多依賴紙質文件、照片等進行檔案的存儲，管理效率不高，威脅檔案的完整性，不利于長久性保存。結合行業性質，機關事業單位管理領域較多，內容繁雜，文書檔案規模龐大，手工模式很難適應發展要求，滯后性嚴重，工作效率低下。基于此，檔案管理人員需要與時俱進，正視傳統模式的不足，發揮信息技術以及網絡化優勢，重視進行流程管理，保障環節緊湊而高效，以便大大提升管理效果，促使檔案管理工作能夠按部就班、有序開展。

1.2 缺乏對檔案信息化建設的深刻認識，投入嚴重不足

在新的形勢下，雖然社會發展日新月異，但是機關事業單位的思想存在一定的固化性，創新性不足。在檔案管理領域，對信息化建設缺乏深入的認識，忽視檔案信息化建設的重要價值，輕視思想嚴重，影響檔案信息管理建設的資源投入，人力物力嚴重不足，威脅信息化發展速度，制約信息共享程度，開發與利用效率不高。為此，機關事業單位需要提高重視度，堅持與時代同步，將信息技術的優勢積極引入檔案管理實踐，以互聯網為手段，強化檔案信息的高效保管、查閱以及共享應用，提升檔案服務的便捷性與快捷性，維護信息安全性與完整性。

1.3 檔案資源安全性受威脅，完整性深受挑戰

對于機關事業單位，檔案信息的載體是紙張，但是，紙質檔案的缺陷十分明顯。一方面，紙質檔案深受環境因素的影響，尤其與溫濕度息息相關，一旦遇到極端的干燥天氣，極易發生火災，檔案資料勢必遭受損壞，資源安全性很難保障，復原難度更大。另外，紙質檔案的管理需要較大存儲空間，查詢難度較大，尤其是面對海量檔案資源，查詢工作更是難上加難，需要投入較大的資源。依托信息化管理，紙質檔案被電子檔案替代，存儲方式以數字化形式為主，支持備份，減少外界不良因素的影響，更顯資源的合理配置，資源管理效率與質量更高。

1.4 檔案管理人員專業性不足，職業素養亟待提升

立足機關事業單位，其檔案管理工作存在一定的表面性，將其簡單地歸納為文件的整理，缺乏深度與廣度，制約了檔案管理工作的專業化發展。另外，從人員結構角度分析，檔案管理人員缺乏新生力量，很多年齡過大，并非檔案管理專業出身，無法有效適應檔案管理的新形勢，影響新時期檔案管理工作的開展。立足信息社會，檔案管理工作發生變化，面對新環境，現有檔案管理人員思想滯后，缺乏與時俱進性，忽視對知識結構以及能力素質的提升，信息技術掌握能力有限，無法滿足檔案管理信息化的要求。

2 信息化時代機關事業單位如何加強檔案管理工作

2.1 增強檔案信息化建設重視度，合理增加資源投入

對于機關事業單位，要重視將信息技術融入檔案信息管理實踐，為檔案資料的開發與利用奠定堅實的基礎。在機構事業單位內部，檔案管理是整個管理工作重要內容，能夠發揮對決策的重要指導作用。為此，要結合檔案管理領域相關規定，正視檔案管理信息化的價值，積極轉變思維，提升對檔案信息化的重視度。另外，要在行動上給予支持，加大投入力度，有效應對信息化建設中對資源的需求，為管理效率的全面提升奠定基礎。

2.2 加快信息化基礎設施建設，強化保障性作用的發揮

在檔案管理信息化發展中，基礎設施是根本，要重視對其進行優化、完善與升級。具體講，要合理增加資金投入，完善信息化建設中所需的各種設施與設備，主要涉及計算機、數碼相機等，為信息化建設的順利開展創造條件，促使全新管理模式的優勢得以充分發揮。另外，要關注行業發展動態，積極引進先進的管理經驗以及管理軟件，結合自身實際，進行針對性軟件的開發，以便更好服務于檔案的收集整理以及存儲管理的需要。

2.3 實施規范化管理，滿足管理的統一性與標準性

對于機關事業單位，其涉及多種業務類型，檔案資源規模較大，呈現多元化特征，一旦部門之間溝通不暢，各自獨立，很容易誘發資源的分散性，管理難度較大，制約有效利用。為此，要以規范化為目標，實現檔案管理的集中化，形成針對性管理標準，提升檔案信息使用的及時性與準確性。另外，檔案信息化管理需要實現統一性，強化資源高度共享，提升資源利用率，促進單位實現長遠發展。

2.4 落實人員培訓與教育，提升專業能力與綜合素養

為了加快機關事業單位檔案信息化進程，管理人員建設不容忽視，事關信息化管理水平與效率。因此，重視落實人員培訓與教育工作，促使其能夠掌握先進的信息技術，提升專業技能，充分發揮先進技術的優勢，在根本上培養更多融檔案管理與信息技術于一體的復合型人才。對于管理人員，要積極轉變思維，積極、主動地進行學習，融入新環境，對自身知識結構進行更新，重視掌握現代化信息技術能力，以便更好勝任機關事業單位的檔案管理工作，更新服務的主動性、適應性與高效性。

2.5 構建科學的檔案管理制度，強化科學性與完善性

從本質上講，管理工作離不開科學完善的檔案管理制度，因此，在機關事業單位檔案管理工作中，為了加快信息化發展速度，需要構建與之相適應的制度。結合環境變化，以單位實際為基礎，構建科學高效的檔案管理機制，重視橫向聯合操作， 以互聯網技術為載體，強化資源高度共享與應用，在根本上提升檔案資源利用率。另外，結合機關事業單位的具體情況，構建電子文件數據管理中心，對單位信息資源構成進行深化，以數據管理中心為基礎，提供針對性服務，在拓展檔案管理范疇的同時，大幅提升檔案應用水平。

3 結束語

綜上，立足信息時代，機構事業單位的檔案管理工作深受新環境的影響，信息化發展道路成為必然。基于此，要以單位實際為基礎，緊跟信息化時代的發展步伐，正確認識發展中存在的不足，分步驟、有針對性地進行完善，依靠全新的管理思維，借助先進的管理模式，在高素質的人才管理之下，全面提升檔案信息化管理建設速度，切實提升檔案管理水平，更好發揮檔案的作用，為機關事業單位的可持續發展提供更大的信息支撐。

參考文獻

[1]劉莎.探討機關事業單位檔案管理的創新及改革[J].辦公室業務，2019（10）：111-112.

[2]王曉麗.“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新研究[J].黑龍江科學，2019，10（07）：146-147.